Нагадаємо, що 14 червня 2025 року набрав чинності Закон України від 01.05.2025 №4412-ІХ «Про внесення змін до Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» щодо обміну інформацією та призупинення дії трудового договору» (далі — Закон №4412) (див. «ДК» №19/2025). Попередній аналіз цього закону ми навели у статті від редакції. Там декілька важливих моментів, але ось на що треба звернути особливу увагу — це контактні дані роботодавців і працівників (адреса, номер телефону та адреса електронної пошти) та їх оновлення.
Тож розгляньмо докладно всі нюанси актуалізації контактних даних роботодавцями та працівниками.
Насамперед — п’ять головних моментів:
1. Роботодавці-юрособи та ФОПи повинні мати актуальні контактні дані в ЄДРПОУ. Якщо вони застарілі/неактуальні, їх треба оновити до 13 серпня включно!
2. Роботодавці-фізособи, які не є підприємцями, повинні перевірити, чи їхні працівники мають актуальні контактні дані таких роботодавців. Якщо ні, — до 13 серпня включно ці дані треба надати!
3. Працівники, які були відсутні на робочому місці протягом 90 днів поспіль та/або робоче місце яких розташоване на ТОТ, повинні надати роботодавцям свої актуальні контактні дані — теж до 13 серпня включно!
4. Решта працівників (які працюють на робочому місці, наданому роботодавцем, або які працюють віддалено вдома чи дистанційно, або відсутні на роботі з будь-яких причин) повинні перевірити, чи роботодавці мають їхні актуальні контактні дані. Якщо даних немає або вони застарілі, їх варто надати!
5. Наразі закон вимагає надання такої інформації тільки в разі змін (протягом 10 днів), але ми радимо всім працівникам здійснити таке звіряння й актуалізацію негайно, а далі вже повідомляти лише про зміни! Конкретних термінів це зробити (зокрема, до 13 серпня включно) немає, штрафів теж, але зробити це все ж таки варто. Чому? Читайте нижче.
6. Якщо контактні дані не будуть оновлені вчасно, то під час перевірки Держпраці штрафувати за це не буде: ні роботодавців, ні працівників (максимум — випише припис на роботодавця). Проте негативні наслідки можуть виникнути — про це теж читайте далі.
Що і кому треба зробити до 13 серпня включно?
Закон №4412 зобов’язав оновити свої контактні дані до 13 серпня 2025 року (протягом 60 к. д. з дня набрання чинності цим Законом) таких роботодавців і працівників:
— роботодавці — ЮО та ФОПи зобов’язані у разі розміщення неактуальної інформації в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань оновити відомості про своє місцезнаходження та інформацію про засоби комунікації для здійснення зв’язку з ними;
— роботодавці-фізособи, які не є підприємцями, зобов’язані у разі зміни інформації про їхню адресу місцезнаходження (місця проживання) та/або інформації для зв’язку з ними надіслати таку інформацію на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
— працівники, які у період дії воєнного стану були відсутні на роботі протягом 90 к. д. поспіль та/або робочі місця яких розташовані на тимчасово окупованих територіях відповідно до переліку, зобов’язані надіслати роботодавцю актуальну інформацію про засоби комунікації з ними, адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та номери телефонів.
Увага!
Для роботодавців — юросіб та ФОПів це оновлення не є суцільним: воно стосується лише тих, хто має застарілу інформацію про адресу, номер телефону, адресу електронної пошти в ЄДР. Та й роботодавці — звичайні фізособи мають перевірити, яка контактна інформація востаннє повідомлялася працівникам; якщо ця інформація актуальна, наново її надсилати, звісно ж, не потрібно.
Щодо працівників, то від певної їх категорії, зазначеної вище, вимагається надати роботодавцям актуальну інформацію безвідносно до її зміни чи застарілості. Але, попри обмежений список осіб, радимо перевірити і за потреби оновлювати цю інформацію всім працівникам! Адже відсутність у роботодавця актуальних контактних даних може призвести до негативних наслідків.
Для чого взагалі оновлювати дані?
Контактні дані (і роботодавців, і працівників) потрібні не просто так.
Насамперед у цьому зацікавлені самі роботодавці — наприклад, саме вони мають повідомляти працівників про зміни умов праці (щодо розміру оплати праці, переліку трудових обов’язків, графіка роботи тощо). Таке повідомлення передбачено ст. 32 КЗпП з урахуванням «воєнних» правил за ч. 2 ст. 3 Закону №2136. Також роботодавці мають надсилати працівникам на ознайомлення кадрові накази, повідомляти їх про нараховану зарплату (ст. 30 Закону про оплату праці), зокрема і при звільненні (ст. 116 КЗпП). І це далеко не повне коло випадків таких повідомлень, передбачених законом!
Увага: у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником (ч. 2 ст. 7 Закону №2136).
Тобто можна обрати альтернативний спосіб комунікації, але він має бути узгоджений між сторонами. Отже, ті, хто обмінюється наказами тощо поштою і в месенджері, це питання мали узгодити, і бажано письмово. І лише після того як узгоджено актуальні контактні дані, і тільки якщо в разі змін цих даних про це вчасно повідомляється, цю норму можна реалізувати на практиці.
Якщо працівник у цей момент відсутній за місцем роботи, створеним йому роботодавцем (перебуває у відрядженні, на лікарняному, у відпустці, з ним призупинено трудовий договір тощо або причина відсутності невідома), зв’язатися з ним можна тільки телефоном або поштою.
А якщо йдеться про працівників, які працюють дистанційно або вдома, для контролю за виконанням роботи без зв’язку телефоном або електронною поштою просто не обійтись! Тому про способи дистанційної комунікації сторони трудового договору домовляються одразу ж, на початку застосування цих режимів роботи. Окремі розділи про комунікацію сторін містяться у типових договорах про дистанційну та надомну роботу, форми яких затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-21. Щоправда, під час воєнного стану для переведення на роботу вдома або дистанційно можна такі договори ще не укладати (ст. 2 Закону №2136), достатньо просто заяви працівника та/або наказу роботодавця. Проте подбати про зв’язок і визначити спосіб комунікації потрібно і в цьому разі!
Працівники теж повинні мати швидкі способи дистанційного зв’язку з роботодавцем.
Ви потрапили до лікарні? Були змушені переїхати до іншого регіону України або за кордон через війну? Працюєте вдома чи дистанційно і бажаєте піти у відпустку, призупинити трудовий договір або звільнитися? Про все це роботодавця треба повідомити. І найлегший спосіб — зателефонувати або надіслати електронного листа. Спосіб повідомлення має бути прописаний у договорі про надомну або дистанційну роботу, або ж внутрішніми правилами альтернативного способу комунікації.
Якщо ж контактні дані не було актуалізовані вчасно, тоді за негативні наслідки відповідатиме винна сторона.
Наприклад, якщо роботодавець мав ознайомити вас із кадровим наказом, але не мав змоги зв’язатися з вами через неактуальні контактні дані, — вважатиметься, що він свій обов’язок з повідомлення виконав. Тобто щодо вас уже застосовуються інші умови праці, про які ви не дізналися, бо роботодавець не мав можливості зв’язатися з вами.
І навпаки, якщо працівник мав надати якісь документи роботодавцю дистанційно, але не зміг цього зробити вчасно через застарілість контактної інформації в ЄДРПОУ (якщо працівникові не надали актуальної контактної інформації в інший спосіб), — працівника немає за що карати. Звісно, і змінити умови праці сам собі або сам себе відправити у відпустку такий працівник не зможе. Тому, повторюємо, потреба у дистанційному зв’язку та в дійсних контактних даних для нього — актуальна і дуже важлива для обох сторін трудових відносин!
Що робити, якщо поштовий зв’язок на певній території не працює? Або якщо немає доступу до Інтернету чи мобільного зв’язку?
Тоді вимога щодо повідомлення сторони про виникнення та/або припинення трудових прав та обов’язків та/або про припинення/розірвання трудового договору не застосовується!
Це теж одна з новацій Закону №4412: під час війни багато хто з роботодавців скаржився на те, що, навіть маючи актуальні контактні дані, вони не можуть виконати свої обов’язки з повідомлення працівників з ТОТ, наприклад, про звільнення або призупинення трудового договору.
По суті, ця новація тепер розв’язує роботодавцям руки. Вважатиметься, що вони зробили все від них залежне й ухвалені ними рішення (накази) не буде скасовано, навіть якщо працівник не дізнався потрібну інформацію вчасно. Якщо роботодавці зможуть довести, що пошта на певній території на момент виникнення обов’язку повідомлення не працювала (можна отримати письмову довідку від Укрпошти), а на телефонні дзвінки або електронні поштові листи працівник не відповідав (роздрук дзвінків, надісланих листів тощо).
Чи будуть штрафи, якщо контактні дані не оновлені?
Одразу заспокоїмо: про штрафи з боку держави в Законі №4412 не йдеться!
Навіть у найгіршому випадку, якщо Держпраці вважатиме, що непроведена актуалізація контактних даних є порушенням трудового законодавства, — під час перевірки випишуть припис виправити це. І штраф (за інші порушення, згідно зі ст. 265 КЗпП, в розмірі 1 МЗП — 8 000 грн станом на зараз) зможуть застосувати тільки щодо роботодавців, якщо вони не оновили своїх контактних даних (а мали це зробити), і тільки якщо вимоги припису не будуть виконані вчасно. Тобто навіть у найгіршому варіанті уникнути штрафу досить легко.
Зверніть увагу! На працівників штрафи за порушення трудового законодавства згідно зі ст. 265 КЗпП не поширюються. Тобто, навіть якщо вони не оновлять своїх даних, штрафів від Держпраці до них не буде.
Чи повинен роботодавець повідомити працівників про вимоги Закону №4412?
Прямого такого обов’язку закон не містить. Але роботодавець сам зацікавлений у тому, аби постійно бути на зв’язку з працівниками. А закони, хоч вони і є в загальному та безоплатному доступі на сайті ВРУ, читають не всі.
Тож повідомити варто. Проте форми повідомлення немає, тому це залишається на розсуд роботодавця. Наприклад, можна:
— зателефонувати працівникам та домовитися про все у такий спосіб;
— надіслати електронні листи, в яких повідомити про нові правила;
— скласти наказ (розпорядження) керівника, в якому встановити обов’язок працівників надати свої контактні дані, й ознайомити з ним усіх працівників (звісно, тих, із ким зв’язок наразі є).
Звісно, що повідомити про це можна лише тих працівників, з якими вже є дистанційний зв’язок хоча б в один із способів!
Якщо ж зв’язку тривалий час немає жодного, нічого не вдієш. Звільняти таких працівників не обов’язково, хоча таке право роботодавець має за п. 8-3 ст. 36 КЗпП.
Проте зверніть увагу і на те, що відсутніх на роботі працівників із зони активних бойових дій звільняти з 14.06.2025 заборонили (ч. 3 ст. 5 Закону №2136).
Тому, якщо не йдеться про ліквідацію підприємства або масове звільнення, звільняти «загублених» працівників не радимо — законодавство щодо них досить часто змінюється. Звісно, воно змінюється не заднім числом, проте, щоб уникнути зайвих спорів та компенсацій, якщо ви все ж таки вирішите позбутися тих, хто не виходить на зв’язок, радимо перевірити, чи можна звільняти такого працівника за нормами закону на дату його звільнення.
Зразок Наказу про надання актуальної контактної інформації (Завантажити).
В якій формі працівник може повідомити власні контактні дані?
Закон №4412 цього теж не встановлює, тобто форма повідомлення може бути довільна. Але з практики ми розуміємо, що краще, аби це була письмова форма (на папері або в електронному вигляді). Так і працівнику легше довести, що обов’язок було виконано, і роботодавцю легше зберігати повідомлення.
Таким чином, працівник може написати простого електронного листа. Або ж написати паперову заяву, службову записку, повідомлення тощо.
Для уніфікації такої передачі інформації роботодавець може розробити власну форму документа, який повинні будуть подавати працівники за потреби, але ми вже розробили зразок, який ви можете використовувати.
Зразок заяви працівника про актуальні контактні дані (Завантажити).
А що з іншими працівниками, які не згадані у Законі?
За Законом №4412 подати інформацію до 13 серпня включно повинні ті працівники, які у період дії воєнного стану були відсутні на роботі протягом 90 к. д. поспіль та/або робочі місця яких розташовані на тимчасово окупованих територіях відповідно до переліку. А як щодо решти? Тобто тих, чиї дані роботодавець не має або вони застарілі.
Деякі бухгалтери вже вирішили, що актуалізацію даних треба проводити «суцільно», і не до 13 серпня, а до 24 червня включно (тобто протягом 10 днів з дати набрання чинності Законом).
Отже, згідно із п. 2 Закону №4412, кожна зі сторін трудового договору тепер зобов’язана постійно (у тому числі під час призупинення дії трудового договору) забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно (у строк не більше ніж 10 к. д.) інформувати іншу сторону трудового договору про зміну своїх контактних даних, зокрема адреси місцезнаходження (місця проживання), адреси електронної пошти (за наявності), номерів телефону тощо.
Для всіх роботодавців, як ми зазначили вище, у Законі №4412 строки актуалізації прописали до 13 серпня досить чітко. Отже, для них ці 10 днів стосуються саме подальшої актуалізації контактних даних. Причому і те, й інше проводити треба лише в разі, якщо фактичні контактні дані роботодавця (номер телефону, емейл, адреса) відрізняються від даних ЄДР (для ЮО та ФОПів) або не відомі працівникам (для звичайних ФО-роботодавців).
Щодо найманих працівників, то строк до 13 серпня прописали тільки для деяких із них, а інших не згадали взагалі.
Чи означає це що ті, які не перебувають на ТОТ чи не були відсутні на роботі більш як 90 к. д., мали актуалізувати ці дані до 24 червня? Ні!
Чи означає це, що вони повинні актуалізувати дані до 13 серпня включно? Ні, Закон такої вимоги не містить.
Чи відома нам позиція Держпраці з цього питання? Теж ні, поки що жодних роз’яснень не було (до того ж штрафів для працівників через це не буде).
Але ми у редакції радимо всім працівникам повідомити свої дійсні контактні дані до 13 серпня: тоді вже точно й обов’язок з актуалізації буде виконано, і сторони зможуть за потреби легко зконтактуватися і передати документи тощо.
Що робити після оновлення інформації?
А далі треба підтримувати актуальність контактної інформації й оновлювати контактні дані протягом 10 днів з дати їх зміни!
Виконання цього обов’язку забезпечує:
— роботодавець — унесенням відповідних змін до відомостей про нього, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
— роботодавець-фізособа, яка не є підприємцем, — надсиланням інформації на адресу місцезнаходження (місця проживання), адресу електронної пошти та/або за номером телефону працівника;
— працівник — надсиланням інформації на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, зазначені в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань. За відсутності у працівника можливості надіслати інформацію засобами поштового зв’язку та/або технічними засобами електронних комунікацій роботодавець може бути повідомлений через надсилання текстового повідомлення на офіційний номер телефону роботодавця.