Ми вже розглядали питання звільнення працівника з точки зору документального оформлення.
У цій статті зосередимося на розрахункових аспектах звільнення.
Насамперед розглянемо алгоритм дій бухгалтера у процесі звільнення працівника (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Алгоритм дій бухгалтера при звільненні працівника
| № з/п | Дії бухгалтера під час звільнення працівника |
| 1. | Нарахування зарплати працівникові за останній місяць роботи |
| 2. | Визначення кількості невикористаних днів щорічної основної відпустки, щорічної відпустки на дітей, які підлягають компенсації під час звільнення. |
| 3. | Нарахування компенсації за невикористані дні відпусток. |
| 4. | Утримання зайво нарахованих відпусткових (якщо працівник надміру використав відпустки до звільнення) |
| 5. | Нарахування вихідної допомоги (за наявності підстав) |
| 6. | Перевірка колдоговору, положення про оплату праці, трудового договір щодо наявності інших обов’язкових виплат при звільнення працівників. Нарахування виплат за наявності |
| 7. | Утримання аліментів (якщо звільняється платник аліментів). Повідомлення виконавчої службу про припинення трудових відносин із таким працівником та суму непогашеного боргу з аліментів за наявності. |
| 8. | Проведення перерахунку ПДФО |
| 9. | Проведення остаточного розрахунку з працівником у день звільнення (ст. 116 КЗпП) |
| 10. | Видача повідомлення про нараховані та виплачені суми працівнику (ст. 47 та ст. 116 КЗпП) |
Розгляньмо докладніше деякі етапи.
Нарахування зарплати працівникові за останній місяць роботи
У разі звільнення працівника посеред місяця у табелі обліку робочого часу фіксують фактично відпрацьовані ним дні, включно з датою звільнення. Починаючи з наступного дня після звільнення і до кінця цього місяця у відповідних клітинках табеля ставлять прочерк, хрестик або позначку «вибув» чи «звільнений». Про складання табеля ми вже розповідали у статті «Табель обліку використання робочого часу: базові правила заповнення та нестандартні ситуації» (див. «ДК» №17/2025).
І саме на підставі інформації про відпрацьовані чи не відпрацьовані дні в місяці, в якому працівник звільняється, бухгалтер нараховуватиме заробітну плату для проведення остаточного розрахунку.
Часто виникає запитання: якщо працівник звільняється посеред місяця, як саме надати інформацію з табеля про час, відпрацьований ним цього місяця? Чіткої відповіді немає, тому роботодавець вирішує це самостійно. Навряд чи хтось вирішить складати кілька табелів за цей місяць з цієї причини (як це відбувається авансом). Тож на практиці може бути подано як незакритий табель, так і витяг із нього саме про такого працівника.
Визначення кількості невикористаних днів відпусток та обчислення компенсації
Грошову компенсацію виплачують за всі не використані працівником дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи у разі звільнення працівника (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки).
Але є нюанс. Якщо дні відпусток накопичені до кінця 2023 року, обчислювати таку компенсацію треба з виплат, нарахованих у 2023 році (п. 2 Порядку №100).
Усі дні відпусток, накопичених починаючи з 1 січня 2024 року, рахуємо за загальними правилами (див. таблицю 2).
Якщо у розрахунковому періоді працівник не мав заробітної плати, розрахунки проводять з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу, але не менше ніж з МЗП (у квітні 2025 — 8 000,00 грн) (абзац 3 п. 4 Порядку №100).
Таблиця 2
Правила обчислення компенсації за невикористану відпустку
| Обчислення компенсації за невикористані дні відпусток | |||
| № з/п | Період накопичення днів відпусток | Розрахунковий період є | Розрахункового періоду немає |
| 1. | до 31.12.2023 | З виплат, нарахованих у 2023 р. | З окладу на день звільнення, але не менше ніж з МЗП |
| 2. | З 01.01.2024 | 12-місячний розрахунковий період | З окладу на день звільнення, але не менше ніж з МЗП |
Отже, розрахунок середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник чи працівниця набули права до 31.12.2023, здійснюватимуть у розрахунковому періоді з 01.01.2023 до 31.12.2023, а за невикористані відпустки, на які працівник набуде права після 31.12.2023, — у «класичному» 12-місячному розрахунковому періоді.
Докладно про обчислення компенсації ми написали в статті «Розрахунок компенсації за невикористані відпустки у 2025 році: нагадування для роботодавців» (див. «ДК» №19/2025).
Утримання зайво нарахованих відпускних
У разі звільнення працівника до закінчення робочого року, за який він уже отримав відпустку повної тривалості, для покриття його заборгованості роботодавець здійснює відрахування із заробітної плати за дні відпустки, що були надані в рахунок невідпрацьованої частини робочого року (п. 2 ч. 2 ст. 127 КЗпП та ст. 22 ЗУ «Про відпустки»).
Отже, під час остаточного розрахунку з працівником роботодавець має право утримати із зарплати працівника суму відпусткових за дні відпустки, надані «наперед» (див. таблицю 3).
Проте у ч. 2 і 3 ст. 22 Закону «Про відпустки» зазначено перелік випадків, коли таке відрахування не проводять. Це можливо, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:
— переведенням за його згодою до іншої установи або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
— відмовою від переведення на роботу до іншої місцевості разом з установою, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
— змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи, скороченням чисельності або штату працівників;
— виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
— нез’явленням на роботу понад чотири місяці поспіль унаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено тривалішого терміну збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
— поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
— скеруванням на навчання;
— виходом на пенсію;
— у разі смерті працівника.
Таблиця 3
Правила утримання зайво нарахованих відпусткових
| № з/п | Положення | Деталі |
| 1. | Згода працівника на відрахування | Не потрібна. У разі утримання надміру виплачених відпусткових згода працівника не потрібна |
| 2. | Обмеження щодо відрахувань із заробітної плати | Не застосовується обмеження у 20%, передбачене ст. 128 КЗпП (Ухвала Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 27.07.2023 у справі №160/11779/23) |
| 3. | Визначення середньої зарплати при звільненні | Визначати нову середньоденну зарплату на час звільнення не потрібно. Для розрахунку суми відпусткових за невідпрацьований робочий рік застосовують ту середню зарплату, за якою було нараховано відпусткові на момент їх надання |
| 4. | Відображення сторнованих відпусткових у звітності | Може виникнути потреба застосування коду типу нарахувань «14» у графі 9. Це стосується ситуацій, коли проводять перерахунок зарплати за попередні періоди у зв’язку зі сторнуванням відпусткових, наданих наперед. Код «14» використовують для відображення різниці між мінімальною та фактично нарахованою зарплатою через уточнення днів використаної наперед відпустки |
Нарахування вихідної допомоги (за наявності підстав)
Підстави та розмір виплати вихідної допомоги визначено у ст. 44 КЗпП (див. таблицю 4).
Таблиця 4
В яких випадках при звільненні виплачується вихідна допомога
| № з/п | Обставини припинення трудових відносин | Сума вихідної допомоги | Правова підстава |
| 1. | Працівник відмовляється від переїзду або продовження роботи в умовах зміни істотних факторів | Не менше середньомісячного заробітку | п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП |
| 2. | Зміни в організації виробництва і праці, в тому числі в разі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників | п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП | |
| 3. | Працівник не відповідає посаді за станом здоров’я чи кваліфікацією | п. 2 ч. 1 ст. 40 КЗпП | |
| 4. | Поновлення на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу | п. 6 ч. 1 ст. 40 КЗпП | |
| Неможливість забезпечення працівника роботою, визначеною трудовим договором, у зв’язку зі знищенням (відсутністю) виробничих, організаційних і технічних умов, засобів виробництва або майна роботодавця внаслідок бойових дій | пункт 6 ч.1 ст. 41 КЗпП | ||
| 5. | Звільнення через порушення з боку роботодавця трудового законодавства | Не менше ніж за три місяці середнього заробітку | ч. 3 ст. 38, ст. 39 КЗпП |
Утримання аліментів: дії при звільненні платника
Аліменти з працівників утримуються з усіх видів заробітку і додаткової винагороди як за основною роботою, так і за роботою за сумісництвом, у тому числі із заробітної плати, що зберігається під час відпустки, а також із компенсації за невикористану протягом кількох років відпустку, що одержується при звільненні (п. 1 Переліку №146).
Водночас врахуйте, що алімент не утримуються з (п. 12 Переліку №146):
1) вихідної допомоги при звільненні і сум неоподатковуваного розміру матеріальної допомоги;
2) компенсації працівникові за невикористану відпустку, крім випадків, коли особа при звільненні одержує компенсацію за відпустку, не використану протягом кількох років.
Цю норму пропонують розуміти так: якщо компенсація відпустки за один рік, то аліменти не утримуються, а якщо за два чи більше років, — утримуються (лист Мін’юсту від 28.12.2006 р. №19-48-671).
У вищезгаданому листі зазначається:
«Якщо особа не використала відпустку за один рік та отримала за неї компенсацію при звільнені, утримання аліментів не проводиться. У випадку отримання компенсації за відпустку за два і більше роки утримання аліментів проводиться в загальному порядку».
Також у разі припинення перерахування коштів стягувачу підприємства не пізніш як у триденний строк повідомляють виконавця про причину припинення виплат та зазначають нове місце роботи, проживання чи навчання аліментника, якщо воно відоме (ст. 69 Закону №1404).
Проведення перерахунку ПДФО
Роботодавець платника ПДФО зобов’язаний здійснити, у тому числі за місцем застосування ПСП, перерахунок суми доходів, нарахованих такому платникові ПДФО у вигляді заробітної плати, а також суми наданої ПСП, у тому числі, під час проведення остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем (пп. 169.4.2 ПКУ).
Якщо внаслідок перерахунку виникає недоплата утриманого ПДФО, то суму такої недоплати роботодавець стягує за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПКУ).
Якщо внаслідок остаточного розрахунку з платником ПДФО, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму оподатковуваного доходу платника ПДФО за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов’язання платника ПДФО за наслідками звітного податкового року і сплачується самим платником.
Остаточний розрахунок і повідомлення про нараховані та виплачені суми
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові, крім копії наказу про звільнення і трудової книжки (за наявності), також письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (ст. 47 КЗпП). І це крім обовʼязку провести з ним остаточний розрахунок!
При звільненні працівника виплату всіх сум, що належаться йому від підприємства, провадять у день звільнення (ст. 116 КЗпП). А ще цього самого дня роботодавець (найчастіше це робить бухгалтер роботодавця) має повідомити працівника, яка розрахункова сума була нарахована, скільки з неї вирахувано податків та інших платежів і скільки виплачено самому працівникові.
Типової форми повідомлення немає. Тож як його скласти, кожен роботодавець вирішує самостійно. Але варто мати підтвердження видачі: або підпич у певному журналі чи відомості, або розписку (можна зробити загальну — про те, що працівник отримав копію наказу, трудову книжку і це повідомлення).