Підстави та причини звільнення
Норми КЗпП дають можливість припиняти трудові відносини з різних причин та підстав. Підстави для припинення трудових відносин можна умовно розділити на декілька груп, а саме:
1) з ініціативи працівника (ст. 38 та ст. 39 КЗпП; ст. 4 Закону 2136);
2) з ініціативи роботодавця (ст. 40 та ст. 41 КЗпП);
3) за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
4) з інших підстав (п. 2-9 ст. 36 КЗпП).
Зверніть увагу, що з 2022 року в КЗпП з’явилися нові підстави для припинення трудових відносин, а саме:
1) смерть роботодавця-фізособи або набрання законної сили рішенням суду про визнання такої фізособи безвісти відсутньою чи про оголошення її померлою (п. 8-1 ст. 36 КЗпП);
2) смерть працівника, визнання його судом безвісти відсутнім або оголошення померлим (п. 8-2 ст. 36 КЗпП);
3) відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8-3 ст. 36 КЗпП);
4) розірвання трудового договору з власної ініціативи у строк, зазначений у заяві працівника (крім випадків примусового залучення до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури),у зв’язку з веденням бойових дій у районах, в яких розташоване підприємство, установа, організація, та існування загрози для життя і здоров’я (ст. 4 Закону 2136).
Як звільнити за власним бажанням або за угодою сторін
Нагадаємо, що, як правило, звільнення за власним бажанням провадиться згідно зі ст. 38 КЗпП.
Працівник має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк, попередивши про це роботодавця письмово за два тижні.
Та є випадки, коли можна не дотримуватися двотижневого строку попередження, а саме:
— переїзд на нове місце проживання;
— переведення чоловіка або дружини на роботу до іншої місцевості;
— вступ до навчального закладу;
— неможливість проживання у певній місцевості, підтверджена медичним висновком;
— вагітність;
— догляд за дитиною до досягнення нею 14-річного віку або дитиною з інвалідністю;
— догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку або особою з інвалідністю I групи;
— вихід на пенсію;
— прийняття на роботу за конкурсом;
— інші поважні причини (ст. 38 КЗпП);
— підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії й існує загроза життю і здоров’ю працівника (ст. 4 Закону 2136).
Звільнення за угодою сторін провадять згідно з нормами, зазначеними у п. 1 частини 1 ст. 36 КЗпП. Обмежень на звільнення за цією підставою немає. Можна звільнити:
1) під час відпустки;
2) під час тимчасової непрацездатності;
3) під час призупинення дії трудового договору.
Алгоритм звільнення: документальне оформлення
Унаочнимо алгоритм дій у разі звільнення працівника у зручній таблиці.
Таблиця
Алгоритм звільнення: документальне оформлення
| № з\п | Дії учасників процесу розірвання трудового договору |
| 1. | Працівник пише заяву на звільнення (за власним бажанням чи угодою сторін) |
| 2. | Відділ кадрів (бухгалтер) видає наказ про звільнення (як правило, наказ видається раніше, а не в день звільнення) |
| 3. | Проєкт наказу про звільнення підписує керівник |
| 4. | Наказ реєструємо в Журналі реєстрації кадрових наказів тривалого строку зберігання (присвоюємо номер наказу) |
| 5. | Вносимо запис про звільнення до особової картки П-2 |
| 6. | Видаємо копію наказу про звільнення (ст. 47 КЗпП) |
| 7. | Видаємо на руки трудову книжку працівника* |
| 8. | Закриваємо особову справу працівника |
Більшість зазначених дій у таблиці зрозумілі, але є ті, що потребують докладніших пояснень.
Заява на звільнення
Типової форми заяви на звільнення немає. Але у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів є пояснення щодо «заяви».
Заява ― це письмове офіційне повідомлення та/або прохання, яке подають на ім’я посадової особи, як правило, керівника юрособи. Заяву найчастіше оформлюють у рукописний спосіб на стандартному аркуші паперу формату А4 або на бланку з трафаретним текстом. Також можна мати заздалегідь виготовлені трафаретні бланки окремих видів заяв, що містять надруковану постійну інформацію і визначене місце для фіксування змінної інформації.
Оформлюючи заяву, треба мати на увазі, що:
— заяву адресують на ім’я роботодавця. Якщо роботодавець — юрособа, то заяву пишуть на ім’я керівника юрособи. Зокрема, в реквізиті «Адресат» зазначають: найменування посади (із зазначенням повного або скороченого найменування юрособи), прізвище та ініціал(и) посадової особи (у давальному відмінку);
— під адресатом автор заяви наводить відомості про себе (у родовому відмінку). Працівники у заяві зазначають: найменування посади та структурного підрозділу, в якому працюють, прізвище, ім’я та по батькові;
— у тексті заяви стисло і конкретно подають необхідну інформацію, що має забезпечити позитивне вирішення питання, порушеного у заяві, без додаткових уточнень та з’ясувань;
— під текстом або відміткою про наявність додатків (за наявності) автор ставить особистий підпис. Розшифрування підпису не потрібне, адже його прізвище, повне ім’я та по батькові обов’язково мають бути зазначені у відомостях про автора.
Пропонуємо два зразки заяви на звільнення.
Зразок 1
Заява на звільнення за власним бажанням
Директору ТОВ «Альтернатива»
Михайлу ГЕРАСИМЕНКУ
бухгалтера відділу бухгалтерії
Алевтини ПРОСКУРИ
ЗАЯВА
Прошу звільнити мене за власним бажанням 6 травня 2025 року.
22.04.2025 Проскура
Зразок 2
Заява на звільнення за угодою сторін
Директору ТОВ «Альтернатива»
Михайлу ГЕРАСИМЕНКУ
бухгалтера відділу бухгалтерії
Олени СТЕПАНЕНКО
ЗАЯВА
Прошу звільнити мене за угодою сторін 23 квітня 2025 року.
22.04.2025 Степаненко
Наказ на звільнення
Наказ про звільнення (припинення трудового договору) можна скласти за типовою формою №П-4, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489, або за формою, відмінною від типової.
У наказі про звільнення за формою, відмінною від типової, мають бути такі реквізити:
1. Найменування юрособи вищого рівня (за наявності).
2. Найменування юрособи.
3. Код ЄДРПОУ.
4. Назва виду документа (НАКАЗ).
5. Дата (датою наказу є дата його підписання).
6. Місце складення.
7. Реєстраційний індекс (номер) наказу.
8. Заголовок до тексту документа («Про звільнення…», «Про припинення трудового договору…»).
9. Текст:
— розпорядче слово (НАКАЗУЮ або ЗВІЛЬНИТИ);
— прізвище, ім’я та по батькові працівника;
— назва професії (посади);
— назва структурного підрозділу;
— підстава звільнення (з посиланням на відповідну статтю КЗпП);
— дата звільнення;
— відомості про виплату вихідної допомоги (у випадках, передбачених законодавством);
— відомості про кількість днів невикористаної щорічної відпустки, а також відпустки працівникам, які мають дітей, що підлягають компенсації при звільненні.
10. Підстава для видання наказу (заява працівника; повідомлення про заплановане вивільнення тощо).
11. Підпис керівника.
12. Візи.
Пропонуємо два зразки.
Зразок 3
Наказ на звільнення за власним бажанням
Про звільнення
за власним бажанням Алевтини ПРОСКУРИ
НАКАЗУЮ:
- Звільнити ПРОСКУРУ Алевтину Геннадіївну, бухгалтера відділу бухгалтерії 06 травня 2025 р. за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.
- Бухгалтерії виплатити грошову компенсацію у зв’язку зі звільненням:
- За 25 календарних днів щорічної основної відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 р.;
- за 12 календарних днів щорічної основної відпустки, право на які виникло з 01 січня 2024 р. до дати звільнення (06 травня 2025 р.).
Підстава: заява Алевтини Проскури від 22.04.2025, зареєстрована за №28.
Зразок 4
Наказ на звільнення за угодою сторін
Про звільнення за угодою сторін
Олени СТЕПАНЕНКО
НАКАЗУЮ:
- Звільнити СТЕПАНЕНКО Олену Максимівну, бухгалтера відділу бухгалтерії 23 квітня 2025 р. за угодою сторін, пункт 1 статті 36 КЗпП України.
- Бухгалтерії виплатити:
2.1 Грошову компенсацію у зв’язку зі звільненням:
- за 28 календарних днів щорічної основної відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 р.;
- за 12 календарні днів щорічної основної відпустки, право на які виникло з 01 січня 2024 р. до дати звільнення (23 квітня 2025 р.).
Підстава: заява Олени Степаненко від 22.04.2025, зареєстрована за №39.
Копія наказу про звільнення
Роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення (ст. 47 КЗпП).
Копія наказу — це не дублікат і не витяг!
Копія документа — це документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак (Правила №1000/5).
Копія набуває юридичної сили тільки в разі її засвідчення в установленому порядку (п. 8 глави 11 Правил 1000/5).
Напис про засвідчення копії документа складається:
1) зі слів «Згідно з оригіналом»;
2) найменування посади;
3) особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
4) дати засвідчення копії;
5) проставляється нижче реквізиту документа «Підпис».
Приклад.
Згідно з оригіналом
Провідний спеціаліст відділу організації діловодства
Олена МОЗГОВА Підпис
22.04.2025
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи (за наявності).
А що буде, якщо копію наказу про звільнення не видати або замість копії видати дублікат? У разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини роботодавця працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП).
Обхідний лист або передача справ при звільненні
У чинному законодавстві немає норм, які б вимагали надання працівником заповненого обхідного листа при звільненні.
Передача справ — вимога, яку часто доводиться чути у зв’язку зі звільненням відповідальних осіб. Вона певною мірою пов’язана з обхідним листом і зі строком попередження про звільнення. Питання про передачу справ можуть порушуватися працедавцями також незалежно від причини. Проте найчастіше про них ідеться саме у разі звільнення за власним бажанням.
Обхідний лист не передбачений чинним трудовим законодавством і затвердженої форми не має.
Цей документ потрібен для підтвердження відсутності будь-яких заборгованостей у працівника, який звільняється перед структурними підрозділами підприємства.
Типової форми обхідного листа немає, і його форму розробляють на кожному підприємстві.
Найчастіше він містить такі пункти:
— прізвище, ім’я, по-батькові та посаду працівника, що звільняється;
— дату звільнення; перелік посадових осіб (структурних підрозділів) підприємства, які мають засвідчити відсутність заборгованості;
— дату складання документа;
— підпис працівника.
Але, попри те що для деяких категорій працівників законодавством або контрактом може бути передбачено передачу справ, це не має обмежувати їхніх прав на звільнення. Пряма заборона на це міститься у ст. 9 КЗпП.
Організувати прийняття справ, узгодити питання щодо заборгованостей, а у випадках, визначених законодавством (у разі зміни матеріально відповідальних осіб), — призначити і провести інвентаризацію — обов’язок роботодавця. Обов’язок провести ці процедури вчасно, до звільнення працівника, покладається на роботодавця.
Про необхідність підписання обхідного листа при звільненні треба зазначати у правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Проте, якщо працівник не оформив такого листа, не звільнити його не можна. Не розрахуватися у разі звільнення з працівником у зв’язку з ненаданням обхідного листа теж не можна, бо це є порушенням прямих норм трудового законодавства, а саме: ст. 47 КЗпП та ст. 116 КЗпП.