Порядок оплати лікарняних та декретних
Оплата лікарняних поділяється на дві частини: оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється з шостого дня за кошти держави.
Перші 5 днів тимчасової непрацездатності, незалежно від її причини, оплачуються коштом роботодавця (ст. 15 Закону №1105).
А допомога з тимчасової непрацездатності для догляду за хворою дитиною чи хворим членом сім’ї, а також допомога по вагітності та пологах оплачується з першого дня за кошти держави (ст. 15 та 18 Закону №1105).
Зверніть увагу: з 01.01.2023 страхові виплати, передбачені Законом №1105, здійснюються, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше шести календарних місяців (а не дванадцяти) з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ст. 24 Закону №1105).
Обмеження розміру матеріального забезпечення
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців:
— допомога з тимчасової непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, установлений законом у місяці настання страхового випадку (у першому кварталі 2024 р. — 233,25 грн, з 1 квітня 2024 р. — 262,81 грн);
— допомога у зв’язку з вагітністю та пологами обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у першому кварталі 2024 р. — 466,50 грн, з 1 квітня 2024 р. — 525,62 грн).
Покажемо це у зручній таблиці (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Обмеження лікарняних та декретних, якщо страховий стаж застрахованої особи менший ніж 6 місяців
| Вид виплати | Мінімальна межа | Максимальна межа |
| Лікарняні | І квартал 2024 р. 233,25 (7 100 : 30,44) ІІ — IV квартали 2024 р. 262,81 (8 000 : 30,44) |
|
| Декретні | І квартал 2024 р. 233,25 (7 100 : 30,44) ІІ — IV квартали 2024 р. 262,81 (8 000 : 30,44) |
І квартал 2024 р. 466,50 (2 х 7 100 : 30,44) ІІ — IV квартали 2024 р. 525,62 (2 х 8 000 : 30,44) |
Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності
Нагадаємо, що допомога з тимчасової непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу в розмірі:
1) 50% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;
2) 60% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;
3) 70% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;
4) 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років;
5) 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, віднесеним до 1 — 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»; особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 — 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.
Розрахунок лікарняних та декретних: покроковий алгоритм
Розглянемо порядок розрахунку лікарняного за простим алгоритмом (див. таблицю 2).
Таблиця 2
Розрахунок лікарняних-2024: алгоритм дій бухгалтера
| Крок | Дія бухгалтера |
| 1. | Визначення розрахункового періоду |
| 2. | Вилучення з розрахункового періоду днів, не відпрацьованих з поважних причин |
| 3. | Розрахунок сукупного доходу, що враховується для обчислення середньоденної заробітної плати |
| 4. | Обчислення середньоденної заробітної плати з урахуванням % страхового стажу |
| 5. | Визначення календарних днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті |
| 6. | Обчислення суми допомоги з тимчасової непрацездатності |
Крок 1: визначаємо розрахунковий період
При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:
1) повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховують виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
2) неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше ніж 12 календарних місяців, то до розрахунку беруть повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середню зарплату обчислюють за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
3) відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середню зарплату визначають виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).
Приклад 1. Працівник працює на підприємстві з 01.02.2015. Листок тимчасової непрацездатності було видано з 22.10.2023 до 19.11.2023. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку (початку періоду непрацездатності): жовтень 2022 р. — вересень 2023 р.
Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж 12 календарних місяців за останнім місцем роботи, розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).
Приклад 2. Працівник працює на підприємстві з 06.10.2023. Листок тимчасової непрацездатності видано на період 01.01.2024 — 05.01.2024. Розрахунковим періодом буде листопад — грудень 2023 р.
Зверніть увагу!
Місяць, у якому працівника прийнято на роботу з першого робочого дня, але не з першого календарного числа, участі у розрахунковому періоді не бере. Хоча за такий місяць роботодавець і мав нарахувати ЄСВ не менше ніж мінімальний розмір страхового внеску.
У разі перебування застрахованої особи у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).
Приклад 3. Працівника прийнято на роботу 01.01.2024. Листок тимчасової непрацездатності видано за період 11.01.2024 — 15.01.2024. Розрахунковим періодом буде період з 01.01.2024 до 10.01.2024.
Крок 2: вилучаємо з розрахункового періоду дні, не відпрацьовані з поважних причин
Дні відсутності працівника з поважних причин вилучають з розрахункового періоду (п. 3 Порядку №1266). Виплати за ці періоди не включають до розрахунку середньої заробітної плати.
До переліку поважних причин також було додано період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період.
Тобто період мобілізації тепер теж не включається до розрахункового періоду при обчисленні лікарняних та декретних роботодавцем. Така зміна у Порядку №1266 набрала чинності з 07.06.2023.
Приклад 4. Розраховуємо лікарняні працівникові, з яким було призупинено дію трудового договору. Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.08.2023. Для нього — це не перше місце роботи, перед улаштуванням на роботу до ТОВ «А» він працював протягом 12 місяців. З працівником зупиняли дію трудового договору з 01.10.2023 до 31.10.2023. Посадовий оклад — 20 000 грн. Страховий стаж працівника — понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.01.2024 до 07.01.2024 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн х 4) : (31 к. д. + 30 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 655,74 грн (зупинення дії трудового договору вилучаємо з розрахункового періоду);
2) з урахуванням загального страхового стажу: 655,74 х 100% = 655,74 грн;
3) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі фактичного заробітку: 655,74 х 7 к. д. = 4 590,18 грн.
Крок 3: визначаємо сукупний дохід, що враховується для обчислення середньої зарплати
Середню заробітну плату для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця обчислюють на підставі відомостей, що включаються до додатка Д1 (п. 32 Порядку №1266).
Сума допомоги з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім’ї) з розрахунку на місяць не має перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 2 Порядку №1266). Це досягається включенням до сукупного доходу лише виплат, з яких сплачено ЄСВ.
При цьому треба пам’ятати нюанс про сумісників: їм допомогу з тимчасової втрати працездатності та допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами виплачують лише за одним місцем роботи! А от лікарняні за перші 5 днів —сумісникам виплачують за всіма місяцями роботи.
Тому, якщо лікарняні за перші 5 днів виплачують за місцем роботи за сумісництвом, потрібно пам’ятати, що сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 30 Порядку №1266).
Чи враховують у розрахунку лікарняних календарні дні оплачуваної відпустки, суми відпусткових?
Якщо у розрахунковому періоді є невідпрацьований час з інших причин (час перебування в оплачуваних відпустках (щорічній основній або додатковій, навчальній відпустці, на курсах підвищення кваліфікації, у простої тощо), календарні дні, не відпрацьовані з таких причин, з розрахункового періоду не вилучають. Виплати, нараховані за такі дні, за умови сплати з них ЄСВ, враховують у розрахунку середньоденної зарплати.
Крок 4: визначаємо середньоденну заробітну плату
Середньоденну заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) обчислюють діленням нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нараховано ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку №1266).
Тобто розрахунок середньоденної зарплати можна умовно навести у вигляді формули:
СрЗф = Дс/Кр,
де: СрЗф — це середньоденна зарплата, обчислена з фактичних доходів працівника;
Дс — сукупний дохід, визначений за Кроком 3;
Кр — кількість днів розрахункового періоду, визначена за Кроками 1 та 2.
Але ж якби все було так просто! На жаль, знати значення показника СрЗф недостатньо, щоб обчислити лікарняні. Його потрібно порівняти з іншими середньоденними доходами, обчисленими за спеціальними правилами. А ще — пам’ятати про правила застосування загального страхового стажу працівників при обчисленні лікарняних.
Приклад 5. Розрахунок лікарняних працівникові, який відпрацював 3 місяці та перед цим рік не працював.
Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.10.2023. Для нього — це не перше місце роботи, але перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А» не працював протягом 12 місяців. Посадовий оклад — 20 000 грн. Страховий стаж — понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.01.2024 до 07.01.2024 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн + 20 000 грн + 20 000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 652,17 грн;
2) з урахуванням загального страхового стажу: 652,17 х 100% = 652,17 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП — 7 100,00 : 30,44 к. д. = 233,25;
4) розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 2 33,25 х 7 к. д. = 1 632,75 грн.
Приклад 6. Розраховуємо лікарняні працівникові, який захворів у перший день роботи і не має страхового стажу 6 місяців за останні 12 місяців.
Працівника було прийнято у ТОВ «В» 04.01.2024. Для нього — це не перше місце роботи, але страхового стажу 12 місяців перед настанням страхового випадку не має. Посадовий оклад — 6 000,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 04.01.2024 до 10.01.2024 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними — 6 000,00 грн : 30,44 к. д. = 197,11 грн;
2) з урахуванням загального страхового стажу: 197,11 грн х 100% = 197,11 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП — 7 100,00 : 30,44 к. д. = 233,25;
4) розраховують лікарняні за кошти підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, бо вона менша за МЗП: 197,11 х 7 к. д. = 1 379,77 грн.
Приклад 7. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3-х років.
Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.01.2020 до 01.01.2024. Посадовий оклад — 10 500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тож лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. Період відпустки для догляду за дитиною до 3-х років теж входить до страхового стажу. З 06.01.2024 до 11.01.2024 працівниця хворіла.
Розрахунок лікарняних:
1) розрахунковим періодом для цього випадку є січень — грудень 2023 року. Але позаяк у цьому періоді працівниця перебувала у декретній відпустці, яка вилучається з розрахункового періоду, середньоденну зарплату за фактичними даними рахують за її окладом: 10 500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
2) з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
3) нарахування лікарняних за кошти підприємства здійснюють на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 344,94 грн х 7 к. д. = 2 414,58 грн.
Приклад 8. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років за медичним висновком.
Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною від 3 до 6 років увесь 2023 рік. Посадовий оклад працівниці — 10 500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 06.01.2024 до 11.01.2024 працівниця хворіла.
Таблиця 3
Випадки застосування 30,44 (коли треба ділити на 30,44)
| № з/п |
Варіанти |
| 1. | Для розрахунку виплат за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності добровільно застрахованим особам, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування мають страховий стаж менше ніж 6 місяців, середній дохід обчислюють: — для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності — виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом у місяці настання страхового випадку; — для розрахунку допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами — виходячи з розміру доходу, на який нараховано ЄСВ, але не вище від двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленого законом у місяці настання страхового випадку |
| 2. | Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи, середню заробітну плату визначають виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання права на страхову виплату |
| 3. | Якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи (для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, в тому числі внаслідок захворювання або травми, що пов’язані з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням), середню заробітну плату визначають виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку. Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлюється, розрахунок здійснюють виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку |
Розрахунок лікарняних:
1) розрахунковим періодом для цього випадку є січень — грудень 2023 року. Але період відпустки для догляду за дитиною до 6-ти років вилучають з розрахункового періоду, тому середньоденну зарплату за фактичними даними рахують за її окладом: 10 500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
2) з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП — 7 100,00 : 30,44 к. д. = 233,25;
4) період перебування у відпустці для догляду за дитиною від 3 до 6 років не входить до страхового стажу. Розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 233,25 х 7 к. д. = 1 632,75 грн.
Приклад 9. Нараховуємо лікарняні після демобілізації.
Працівника було мобілізовано 01.04.2023, а 15.02.2024 його демобілізували. Лікарняний відкрили з 09.06.2024 до 14.06.2024 (6 к. дн.) Загальний страховий стаж — понад 10 років. Починаючи з 19.07.2022 (за період мобілізації) середній заробіток не нараховували. Заробіток працівника за кожен місяць показано у таблиці 4.
Таблиця 4
Заробіток працівника за місяці розрахункового періоду (до прикладу 9)
| № з/п |
Місяць | Заробіток за місяць | Календарні дні р. п. | Календарні дні, які треба вилучити з р. п. |
| 2023 | ||||
| 1. | Червень | 0 | 30 | |
| 2. | Липень | 0 | 31 | 13 |
| 3. | Серпень | 0 | 31 | 31 |
| 4. | Вересень | 0 | 30 | 30 |
| 5. | Жовтень | 0 | 31 | 31 |
| 6. | Листопад | 0 | 30 | 30 |
| 7. | Грудень | 0 | 31 | 31 |
| 2024 | ||||
| 8. | Січень | 0 | 31 | 31 |
| 9. | Лютий | 8 000,00 | 29 | 14 |
| 10. | Березень | 12 000,00 | 31 | |
| 11. | Квітень | 12 000,00 | 30 | |
| 12. | Травень | 12 000,00 | 31 | |
| Всього | 44 000,00 | 366 | 211 | |
Розрахунок лікарняних:
1) визначаємо розрахунковий період: це червень 2023 — травень 2024;
2) вилучаємо поважні причини з розрахункового періоду. У розрахунковому періоді є поважна причина — період мобілізації працівника без збереження середнього заробітку 211 к. д. з 9.07.2023 до 14.02.2024. Тож у розрахунку залишаються 155 к. д.;
3) обчислюємо сукупний дохід, що входить до розрахунку. Як випливає з даних таблиці 4, сукупний дохід становить 44 000,00 грн;
4) обчислюємо середньоденний заробіток:
44 000,00 грн : 155 к.дн. = 283,87 грн.
До розрахунку братимемо середньоденну зарплату 283,87 грн (100%), бо загальний страховий стаж більше ніж 10 років. Крім того, не менш ніж 6 місяців із 12 перед настанням страхового випадку працівник мав страховий стаж (за нього мали платити ЄСВ, навіть коли він отримував грошове забезпечення; але це легко перевірити, отримавши довідку від ПФУ);
5) обчислюємо суму допомоги з тимчасової втрати працездатності:
283,87 грн х 6 к. д. = 1703,22 грн.
30,44 — що це за величина та коли її застосовувати?
30,44 — це середньомісячна кількість календарних днів у році (Порядок №1266).
Якщо страхові виплати призначають за розміром середньомісячної заробітної плати (доходу), середньомісячну зарплату (дохід) обчислюють множенням середньої заробітної плати (доходу) за один календарний день на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
Також на 30,44 у певних випадках потрібно й ділити. Унаочнимо у таблиці 3, коли саме.
Відповідно до вищезгаданого, середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) за один календарний день визначають діленням тарифної ставки (посадового окладу), мінімальної заробітної плати або їх частини (якщо особа працює у режимі неповного робочого дня чи тижня), двократного розміру мінімальної заробітної плати на середньомісячну кількість календарних днів (30, 44) (п. 5 Порядку №1266).