На сьогодні основним документом для виплати лікарняних і декретних є електронний листок непрацездатності. Хоча подекуди в Україні ще застосовуються і паперові листки непрацездатності. Тож нагадаємо алгоритм оплати за обома видами документів.
Е-лікарняні
Алгоритм оформлення і призначення виплат за електронними листками непрацездатності такий:
1. Застрахована особа звертається до лікаря, щоб установити факт тимчасової непрацездатності.
2. Лікар за результатами огляду створює у Реєстрі медичних висновків електронної системи охорони здоров’я медичний висновок про тимчасову втрату працездатності застрахованої особи, на підставі якого в Електронному реєстрі листків непрацездатності формується листок непрацездатності (ЛН) у разі наявності інформації про застраховану особу в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
3. Роботодавець у кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України отримує ЛН у день його створення. На цьому етапі ЛН виконує лише інформаційну функцію.
Лікарняний набуває статусу «Готовий до сплати» через 7 днів після дати його закриття (для лікарняних по вагітності та пологах — через 7 днів після дати відкриття). Роботодавець може працювати з ЛН.
Кадрова служба або уповноважена особа роботодавця визначає кількість днів непрацездатності, які підлягають оплаті. Роботодавець розглядає документи для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності не пізніше 10 робочих днів з дня набуття статусу «Готовий до сплати» (для допомоги по вагітності та пологах — не пізніше 3 днів) та ухвалює рішення про призначення виплати, на підставі якого бухгалтерія підприємства нараховує допомогу.
Важливо!
Оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за загальним захворюванням здійснюється коштом роботодавця. Якщо період непрацездатності триває понад 5 днів, — з 6-го дня страхову виплату фінансує Пенсійний фонд України.
Допомога по вагітності та пологах, по догляду за дитиною або іншим членом сім’ї надається застрахованій особі за страхові кошти з першого дня тимчасової непрацездатності.
У разі тимчасової непрацездатності внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання роботодавець коштом підприємства оплачує перші 17 днів тимчасової непрацездатності. Пенсійний фонд фінансує страхову виплату з 18-го дня.
Для фінансування лікарняного за страхові кошти роботодавець не пізніше 5 робочих днів з дати ухвалення рішення про призначення виплати формує у кабінеті страхувальника на вебпорталі Фонду заяву-розрахунок щодо сплати за листком/листками непрацездатності та надсилає до Пенсійного фонду.
4. Пенсійний фонд України опрацьовує заяву-розрахунок за листком непрацездатності та ухвалює рішення щодо фінансування страхової виплати.
5. Не пізніше трьох робочих днів після надходження заяви-розрахунку Пенсійний фонд України здійснює фінансування виплати на окремий рахунок страхувальника.
6. Роботодавець, отримавши кошти на рахунок, як правило, не пізніше найближчого дня, встановленого для виплати заробітної плати, виплачує допомогу застрахованій особі.
Паперовий листок непрацездатності
Паперовий листок непрацездатності є бланком суворої звітності. Його форма затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 №532/274/136-ос/1406. Алгоритм оплати такого листка непрацездатності подібний до оплати е-лікарняних, але треба знати, в яких випадках працівник може надати паперовий лікарняний.
Видавати паперові лікарняні правомірно таких випадках:
— потрібно продовжити або закрити листки непрацездатності, що були видані особам до 1 жовтня 2021 року;
— закінчився строк, протягом якого лікуючий лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров’я (далі — Реєстр);
— потрібно видати листок непрацездатності застрахованій особі протягом двох місяців з дня народження дитини, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, — на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
— виникли технічні проблеми (помилки) щодо передачі даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром, через які неможливо сформувати електронний листок непрацездатності в Електронному реєстрі більше ніж протягом 7 днів з дати створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність — до усунення таких проблем (помилок);
— в умовах воєнного стану зупинився доступ користувачів електронної системи охорони здоров’я до центральної бази даних електронної системи охорони здоров’я;
— пацієнт порушив строки звернення для продовження випадку тимчасової непрацездатності внаслідок дії обставин непереборної сили у період дії воєнного, надзвичайного стану. Умова — на дату звернення за медичною та/або реабілітаційною допомогою пацієнт залишається непрацездатним відповідно до результатів проведеної експертизи тимчасової непрацездатності та висновку лікуючого лікаря про тимчасову непрацездатність цього пацієнта.
Наголосимо, що видача паперових листків непрацездатності правомірна у період дії воєнного стану та протягом трьох місяців із дня його припинення.
Залежно від ситуацій допустимим є також поєднання електронного та паперового лікарняного у межах одного випадку тимчасової непрацездатності.