Перш ніж провести таку роздачу, керівник має оформити відповідний наказ. І бажано, щоб це був наказ на роздачу подарунків, аби зменшити податкове навантаження, тим паче що вартість такого подарунка менша за 25% МЗП (у 2024 році — 1 775,00 грн).
Щодо ЄСВ, то його платниками є роботодавці, зокрема підприємства, установи, організації, інші юрособи, які використовують найману працю фізосіб на умовах трудового договору (контракту) або на інших умовах, передбачених законодавством, чи за цивільно-правовими договорами (п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про ЄСВ1).
Базою нарахування ЄСВ для підприємства є сума нарахованої кожній застрахованій особі заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).
Визначення видів виплат, що належать до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску передбачено Інструкцією №52.
1 Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
2 Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 №5.
Таким чином, одноразові заохочення працівникам підприємства, не пов’язані з конкретними результатами праці, належать до фонду додаткової заробітної плати (пп. 2.3.2 Інструкції №5).
Звісно, оформити роздачу таких товарів можна по-різному, навіть як благодійну допомогу. Але якщо ці товари роздаватимуться всім або більшості працівників, або неодноразово, нарахування ЄСВ не уникнути.
А не включається (тобто не оподатковується ПДФО та військовим збором) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, зокрема, вартість подарунків, яка не перевищує 25% однієї мінімальної заробітної плати з розрахунку на місяць, установленої на 1 січня звітного податкового року, за винятком грошових виплат у будь-якій сумі (пп. 165.1.39 ПКУ).
У наведеному випадку вартість одного переданого набору власного виробництва працівникові не перевищує 1 775,00 грн (25% однієї мінімальної заробітної плати за місяць у січні 2024 року), тому ця сума не підлягає оподаткуванню ані ПДФО, ані військовим збором.
Але отримання подарунків від роботодавця працівниками підприємства, що передаються їм згідно з документами, незалежно від того — оподатковуються чи не оподатковуються вони ПДФО, є об’єктом для нарахування ЄСВ у повній сумі (разом із ПДВ), за ставкою 22%.
У додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ їх вартість відображають за ознакою доходу «160», а в додатку 1 — у складі зарплати з КЗО «1» або «2» (для осіб з інвалідністю).