Між корпоративною карткою та особистою карткою працівника є принципова відмінність: на рахунку, до якого емітовано корпоративну картку, містяться кошти підприємства, а на рахунку, до якого емітовано особисту картку працівника, — особисті кошти працівника.
Для корпоративної картки підзвітними кошти стають на дату їх списання, а для особистої — на дату їх перерахування.
Добові під час закордонного відрядження
Розмір добових у закордонному відрядженні (якщо не йдеться про бюджетників) визначає роботодавець (наказом керівника). Такий розмір може встановлюватися як щодо всіх закордонних відряджень однаковим, так і різним залежно від країни відрядження або навіть працівника.
Відомий еквівалент 80 євро з пп. 170.9.1 ПКУ — це лише неоподатковуваний розмір добових з розрахунку на одну добу. А на практиці розмір добових може бути як більшим, так і меншим від цієї суми.
Добові витрати мають одну особливість: працівник може витратити їх на власний розсуд і не зобов’язаний підтверджувати документально. Розмір добових, які належаться працівникові до виплати, остаточно визначається після його повернення з відрядження. Витратити добові працівник може як знявши їх з корпоративної картки готівкою, так і оплативши за товари/послуги просто з корпоративної картки. Важливо не те, як він їх витратив, а те, що це особисті витрати.
Конвертація в іноземну валюту
Аванси, видані у валюті, обліковують відповідно до НП(С)БО 21.
Якщо на корпоративному рахунку є гривні, то при використанні коштів за кордоном фактично відбувається придбання валюти. При цьому курс придбання буде комерційним, тобто, крім курсу НБУ, треба додатково врахувати комісію банку на конвертацію або спеціальний курс купівлі валюти для карткових рахунків, який уже враховує таку комісію. Тож перед відображенням треба переглянути тарифи картки.
Приклад Працівник отримав гривневу корпоративну картку зі сумою 50 000 грн. Оплату за готель здійснив (тобто використав картку для оплати) 03.06.2024 — 1 000 євро, а 05.06.2024 банк списав кошти з рахунку картки на користь готелю. Роботодавець бачить списання коштів та придбання валюти у виписці до корпоративного рахунку. Облік таких операцій показано у таблиці.
Таблиця
Облік витрат на закордонне відрядження
| Зміст господарської операції | Д-т | Кт | Сума євро/грн |
| Перераховано кошти з основного рахунку на рахунок картки | 311/к | 311 | 50 000,00 |
| 03.06.2024, курс НБУ — 43,9850 грн/євро | |||
| Оплачено вартість проживання у готелі | 372 | 333 | 1 000 43 985 |
| Заблоковано кошти (субконто «б») банком для придбання валюти | 311/б | 311/к | 48 000,00 |
| 05.06.2024, курс НБУ — 43,7671 грн/ євро, комерційний курс — 44,5 грн/ євро | |||
| Списано кошти для придбання валюти | 333 | 311/б | 1 000 44 500,00 |
| Відображено різницю між комерційним курсом НБУ на дату конвертації (44,5 - 43,7671) х 1 000 | 942 | 333 | 732,9 |
| Відображено різницю між курсами НБУ на дату списання коштів та придбання (43,9850 - 43,7671) х 1 000 | 333 | 711 | 217,9 |
| Комісія банку за конвертацію (умовна) | 92 | 311/б | 300,00 |
| Розблоковано залишок коштів | 311/к | 311/б | 3 200,00 |
| Затвердження авансового звіту | |||
| Надано документи про проживання, курс на дату видачі авансу | 92 | 372 | 1 000 43 985 |
Увага: у країнах Євросоюзу може бути подвійна конвертація, все залежить від системи, що буде застосована, — Visa чи Mastercard.
А ось до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, з розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище ніж 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен такий день.
Тобто якщо надали аванс на добові у гривнях, то для визначення об’єкта оподаткування ПДФО та ВЗ треба визначати курс за кожен день відрядження.
Звітування за наслідками відрядження
Документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження та повернення надміру витрачених коштів здійснюють з урахуванням вимог пп. 170.9.3 ПКУ, зокрема до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.
Утім, авансовий звіт можна і не подавати. Якщо під час відрядження платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу (пп. 170.9.1 ПКУ).
А от документально підтвердити інші витрати, крім добових, працівник має обов’язково.
Як документально підтвердити витрати під час закордонного відрядження?
До підтвердних документів належать:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи, страхові поліси;
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Включають до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плату за видовищні заходи.
Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, зокрема (але не виключно) таких:
— запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
— укладеного договору чи контракту;
— інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документів, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з госпдіяльністю роботодавця/сторони, що відряджає
На запит представника контролюючого органу роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує власним коштом переклад підтвердних документів, виданих іноземною мовою.
Щодо суми повернення, то якщо працівник витратив на особисті потреби більше, ніж мав добових, або якщо не надав документальне підтвердження інших витрат, він має повернути надміру витрачені кошти, списані з корпоративного рахунку, з урахуванням комісії на конвертацію.