Законодавством не передбачено єдиних стандартів штатного розпису, тож він може мати довільну форму (крім бюджетних установ та організацій, які складають документ за формою відповідно до наказу Мінфіну від 28.01.2002 №57).
Одним із законодавчих документів, в якому згадується штатний розпис, є Господарський кодекс України. Зокрема, ч. 3 ст. 64 ГКУ передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, чисельність працівників та штатний розпис.
Розробляти штатний розпис потрібно, спираючись на внутрішні організаційно-нормативні документи: чинну структуру з чисельністю працівників, положення з оплати праці.
Позаяк у штатному розписі підприємства визначають чисельність працівників за кількістю штатних одиниць за кожною передбаченою штатним розписом посадою (професією), звертаємо увагу, що посади (професії) в штатному розписі мають бути визначені з дотриманням Класифікатора професій.
Керуючись вищезазначеними нормами, підприємству потрібно розробити штатний розпис, який включатиме не тільки оклади за професіями, а й погодинну тарифну ставку.
На практиці підприємства, в яких різна форма оплати праці — оклади та тарифні ставки, розробляють та застосовують два варіанти штатного розпису:
1) до графи «Посадові оклади, грн» додають тарифну ставку й отримують графу з назвою «Посадові оклади (годинна тарифна ставка), грн»;
2) додають окрему графу з назвою «Годинна тарифна ставка, грн» поруч із графою «Посадові оклади, грн».
У підсумку, щоб порахувати місячні витрати на оплату праці по підприємству, щодо працівників, яким оплата праці здійснюється погодинно, місячну зарплату визначають множенням годинної тарифної ставки на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році. Тобто множенням годинної ставки за певною посадою на норму робочих годин за рік, а отриманий результат ділять на 12 (кількість місяців у році).
Установлюючи годинну тарифну ставку працівникові у штатному розписі, не забувайте про вимоги законодавства з мінімальної заробітної плати. Якщо для тих працівників, яким установлюється місячний оклад (тарифна ставка), діє межа, нижче від якої він не може бути, — і це прожитковий мінімум для працездатних осіб, то для тих, кому встановлюється годинна тарифна ставка, такою межею буде мінімальна заробітна плата у погодинному розмірі.