Роботодавець у разі смерті працівника має оформити припинення з ним трудових відносин на підставі п. 8.2 ч. 1 ст. 36 КЗпП, видати відповідний наказ та виплатити всі належні померлому працівникові грошові суми членам його сім’ї або спадкоємцям, але не раніше отримання копії свідоцтва про смерть.
Провівши остаточний розрахунок — нарахувавши зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо, — бухгалтер має відобразити їх у відповідних додатках єдиної звітності.
Додаток 5 єдиної звітності
У ситуації, що розглядається, працівник помер у вересні, а свідоцтво роботодавець отримав у жовтні (а це різні квартали), то потрібно буде цю інформації показати у єдиній звітності за ІІІ квартал. Якщо звітність уже подали, то — подати новий звітний розрахунок (бо виправлення проводиться до закінчення граничного строку подання) із зазначенням інформації про звільненого працівника у ІІІ кварталі. Якщо свідоцтво про смерть отримано у вересні, то відображення аналогічне.
Увага: заповнюють додаток 5, як у разі звичайного звільнення працівника, але з уточненням підстави для звільнення у графі 17 — п. 8.2 ч. 1 ст. 36 КЗпП; у графі 16 — дати й номера наказу (оформлюють його у жовтні за фактом отримання свідоцтва про смерть (в описаному випадку дата наказу та дата смерті можуть бути різні)), згідно з яким проведено звільнення. При цьому датою закінчення трудових відносин буде дата смерті, зафіксована у свідоцтві, її і зазначають у графі 10.
Додаток 1 єдиної звітності
Нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включають до зарплати місяця, в якому були здійснені такі донарахування (п. 1 розділу IV Порядку №773).
Якщо свідоцтво отримано у вересні, нарахована зарплата за вересень буде виплачена у жовтні, але у граничних межах для виплати зарплати (до 7-го числа), тож відобразити нараховані виплати при звільненні померлому працівникові потрібно у вересні.
Якщо свідоцтво отримано у жовтні, то нарахування та виплату належних сум працівникові при звільненні потрібно відобразити у жовтні місяці (IV кварталі). При цьому в додатку 1 нарахування відображають у звичайному порядку, проте з єдиною відмінністю. Позаяк нарахування здійснено за минулий період (вересень), то у графі 9 ставлять код типу нарахувань «1».
Увага: якщо припинення трудових відносин із працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачують з фактично нарахованої суми. А якщо дата смерті працівника — останній робочий день/останній день місяця і працівник (для якого місце роботи було основним, а не місцем роботи за сумісництвом) не був особою з інвалідністю, у роботодавця виникає обов’язок щодо сплати ЄСВ не менше ніж мінімальний розмір (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тому тут з’явиться ще один рядок із кодом «13» у графі 9 і відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом й у графі 20 — нарахованої суми ЄСВ на цю різницю.
Додаток 4ДФ єдиної звітності
У додатку 4ДФ нараховану суму остаточного розрахунку показують за аналогією до додатка 1, тобто також у місяці того кварталу, коли проведено нарахування/виплату за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде навести дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зазначена у свідоцтві).
Тож стає зрозумілим, що проведені суми остаточного розрахунку з працівником підлягають відображенню у додатку 4ДФ саме на працівника підприємства, з яким припиняються трудові відносини, незалежно від того, що виплата буде членові сім’ї.