У цьому випадку працівник отримав аванс з корпоративного рахунку підприємства, коли зняв готівку в банкоматі. При цьому авансових коштів забракло, бо працівник доклав для розрахунку з готелем власні кошти.
До підтвердних документів здійснення витрат у відрядженні належать, зокрема, документи (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
1) отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи;
2) документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
3) документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
4) інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Отже, крім рахунку, підтвердними документами можуть бути (пп. 170.9.2 ПКУ):
— чек із термінала про зняття готівки з корпоративного рахунку;
— виписка та/або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі, що містять визначену законом інформацію про платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент;
— інші документи (наприклад, чек про оплату рахунку на проживання або ж позначка на самому рахунку про його оплату).
Те, що працівник частково оплатив проживання у відрядженні власним коштом, буде видно з різниці у сумах, а саме з виставленої суми у рахунку на проживання та суми готівки, зазначеної у підтвердних документах на зняття.
Про витрачені кошти працівник, повернувшись з відрядження, може подати авансовий звіт.
