Первинними документами, на підставі яких ці операції відображають у бухобліку, є:
— щодо оплати постачальникові — банківська виписка;
— щодо отримання та ввезення товару — транспортні документи й митна декларація. Зокрема, у правому підрозділі графи 22 митної декларації зазначають суму наведених у графах 42 і додаткових аркушах МД фактурних вартостей задекларованих товарів у валюті, код якої зазначений у лівому підрозділі графи 22.
Інвойси від постачальника у бухобліку не відображають, вони потрібні банку для проведення валютних операцій і є підставою для платежів.
Приклад Підприємство імпортує товари. Воно сплатило за два контейнери 83 105 євро. Спочатку було ввезено один контейнер, у якому планувалося ввезти товари на суму 39 950 євро, але фактично постачальник завантажив товари вартістю 39 745 євро — на 205 євро менше. За деякий час було ввезено другий контейнер вартістю 43 155 євро. Після цього залишається переплата в сумі 205 євро.
На підставі вищезазначених первинних документів (виписка банку та МД) в обліку роблять такі записи — див. таблицю.
Таблиця
Облік розрахунків із постачальником-нерезидентом за товар на умовах передплати
| Зміст господарської операції | Д-т | К-т | Сума, грн |
| Попередня оплата за два контейнери, за курсом на дату оплати 44 грн/євро | 371 | 312 | 83 105 євро 3 656 620 грн |
| Ввезення першого контейнера. Ця операція оцінюється за курсом на дату оплати 44 грн/євро | 281 | 632 | 39 745 євро 1 748 780 грн |
| Зарахування передплати | 632 | 371 | 39 745 євро 1 748 780 грн |
| Ввезення другого контейнера. Ця операція оцінюється за курсом на дату оплати 44 грн/євро | 381 | 632 | 43 155 євро 1 898 820 грн |
| Зарахування передплати | 632 | 371 | 43 155 євро 1 898 820 грн |
Як бачимо з таблиці, сума оплати перевищує вартість розмитненого товару на 205 євро (9 020 грн за курсом 44 грн/євро), і ця сума обліковуватиметься за дебетом рах. 371 до її врегулювання.
Шляхи врегулювання цієї заборгованості постачальника визначаються виключно сторонами договору на їхній розсуд. Зокрема, уможливлюються такі варіанти:
— постачальник у майбутньому допостачить товар на цю суму. Тоді вартість постаченого товару в графі 22 МД має перевищувати суму оплати на 205 євро. Ця заборгованість буде немонетарною, і тому її не переоцінюватимуть на дату балансу, а так і обліковуватимуть за курсом на дату оплати 44 грн/євро;
— постачальник у майбутньому погасить цю заборгованість коштами. Тоді вона стане монетарною і її потрібно буде переоцінювати за курсом на кожну дату балансу.
Позаяк сума заборгованості не перевищує 400 тис. грн, банк валютного нагляду за такою заборгованістю не здійснює.