Нагадаємо, що працівникам, які скеровуються у відрядження, виплачують: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати з найму житлового приміщення у порядку та розмірах, установлених законодавством (ч. 2 ст. 121 КЗпП).
А от форма оплати й строки, в які роботодавець має профінансувати ці витрати, у КЗпП не визначені. Це може бути як виплата авансом, так і відшкодування витрат після повернення з відрядження. А може бути і надання працівникові корпоративної картки, за допомогою якої він зможе оплачувати витрати або знімати потрібну під час відрядження готівку.
При цьому кошти на корпоративному рахунку належать роботодавцю. І той факт, що картку надали працівникові, ще не означає, що він отримав аванс на відрядження.
Правила користування корпоративною карткою для певного працівника слід затвердити наказом керівника підприємства. Тобто, працівник нічого не порушує, якщо сам робить переказ з корпоративного рахунку на власний рахунок, якщо це дозволено йому правилами користування корпоративною карткою.
Добові витрати визначають на дату закінчення відрядження. Після визначення загальної суми понесених на відрядження витрат і загальної суми витрачених за допомогою корпоративної картки коштів під час цього відрядження залишок коштів працівник повертає до каси або на банківський рахунок роботодавця.
Можлива й зворотна ситуація: якщо працівник витратив під час відрядження власні кошти (тобто сума понесених витрат більша, ніж сума витрачених з корпоративного рахунку коштів), йому виплачують компенсацію таких витрат.
Увага: для ПКУ не має значення спосіб надання авансу, ключовим є:
— включення/невключення до доходу працівника коштів, отриманих на відрядження (пп. 165.1.11 ПКУ);
— подання підзвітною особою Звіту про використання коштів, виданих на відрядження, якщо це є обов’язковим (пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ);
— перевищення розміру добових витрат на відрядження понад установлені неоподатковувані норми (пп. 170.9.1 ПКУ);
— обов’язковість наявності наказу про відрядження та доказів перебування працівника у відрядженні для виплати добових (пп. 170.9.1 ПКУ).
А як саме надати кошти працівникові: у готівковій чи безготівковій формі, — це суто управлінське рішення і для оподаткування не має значення.
Переказ коштів з корпоративного рахунку на особистий рахунок працівника під час відрядження є виплатою йому авансу на відрядження, у т. ч. й тоді, коли він сам зробив транзакцію. А після закінчення відрядження — може бути виплатою йому компенсації витрат, понесених працівником за власні кошти. Отже, жодних проблем описана ситуація не несе.