Як правило, матеріальна допомога надається на підставі заяви отримувача та наказу керівника про надання такої допомоги. Той факт, що це матеріальна допомога разового характеру на поховання, підтверджується заявою від працівника з доданням копії свідоцтва про смерть родича.
Працівник може зазначити у заяві бажану суму, а може і не зазначати її. На підставі заяви видається наказ керівника, яким погоджено надання допомоги та визначено її суму. Сума допомоги визначається на розсуд керівника — вона може визначатися ним самостійно, незалежно від того, чи уточнено розмір допомоги у заяві, чи ні, або надаватися саме в тому розмірі, в якому працівник просить у заяві.
ПДФО та ВЗ
В описаній ситуації працівникові можна виплатити нецільову благодійну допомогу в розмірі 4 240,00 грн на підставі пп. 170.7.3 ПКУ.
Сума такої допомоги включається до оподатковуваного доходу фізособи, отриманого протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що не перевищує суми граничного розміру доходу, визначеного згідно з абз. 1 пп. 169.4.1 ПКУ, встановленого на 1 січня такого року. Тобто суми, що дорівнює розміру місячного прожиткового мінімуму, чинного для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, помноженого на 1,4 та округленого до найближчих 10 гривень (у 2024 році це 4 240,00 грн (3 028,00 грн х 1,4)).
Таким чином, у 2024 році надання працівникові матеріальної допомоги на поховання родича у розмірі 4 240,00 грн не оподатковуватиметься ПДФО, а отже, й ВЗ. У додатку 4ДФ єдиної звітності таку не оподатковувану ПДФО допомогу відображають за ознакою доходу «169».
Якщо роботодавець надасть суму, більшу за неоподатковувану, сума перевищення допомоги над розміром 4 240,00 грн підлягатиме оподаткуванню ПДФО 18% та військовим збором 1,5%, й у додатку 4ДФ єдиної звітності сума перевищення відображається другим рядком за ознакою доходу «127».
ЄСВ
Для роботодавців базою нарахування ЄСВ для застрахованих осіб є сума заробітної плати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. у натуральній формі (п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ).
Матеріальна допомога разового характеру, що надається окремим працівникам у зв’язку зі сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, входить до виплат, на які ЄСВ не нараховується (п. 14 Порядку №1170).
Крім того, нецільова матеріальна допомога не належить до фонду оплати праці (п. 3.31 Інструкції №5).
Таким чином, надана працівникові матеріальна допомога на поховання родича не є базою для нарахування ЄСВ, отже, вона не відображається у податковому розрахунку і в додатку 1 єдиної звітності.