Коли виправляти
Коригують об’єднану звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ:
— у разі самостійного виявлення помилок;
— на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючими органами.
Останні, своєю чергою, не завжди є помилками.
Наприклад, платник отримує повідомлення від податкової з помилкою за кодом 2 «Податковий номер особи або реєстрацію за серією (за наявності) та номером паспорта особи, про яку надається інформація у 4ДФ, закрито y зв’язку з надходженням відомостей про смерть особи з Державного реєстру актів цивільного стану».
Але в цій ситуації кошти могли нарахувати/видати раніше, ніж відбулася зазначена подія. І тоді причин для коригування немає та достатньо подати пояснення.
Зауважимо!
Коригувати можна лише звіт поданий та прийнятий. Тобто якщо звіт податківці відхилили, то немає підстав для коригування, його треба подавати наново, як «Звітний», і з уже правильними показниками.
Порядок виправлення помилок
Якщо все ж таки податковий агент припустився помилки в об’єднаній звітності, то порядок її виправлення безпосередньо залежить від періоду та виду помилки.
Коригування роблять як у межах строків подання звіту, так і поза їх межами.
Якщо помилку виявили до граничної дати подання звіту, то потрібно подати «Новий звітний», після граничного строку звітування — розрахунок із типом «Уточнюючий».
Але трапляються випадки, коли вже раз виправили помилку, а потім виявили ще одну. Тоді діє те саме правило: якщо гранична дата подання звіту ще не минула, подаємо ще один «Новий звітний», а якщо нову помилку виявили вже після граничної дати, — тут уже допоможе лише «Уточнюючий» звіт.
Увага: до звіту, сформованого для виправлення помилок, не треба подавати інші додатки, крім тих, у яких проводять коригування.
При цьому одразу ж виникне така проблема, як нумерація — і звітів, і додатків.
Нагадаємо!
Об’єднана звітність нумерується у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку («Звітний», «Звітний новий», «Звітний» як «Довідковий», «Уточнюючий») у межах одного звітного (податкового) періоду (кварталу) та не продовжується у наступних.
А в додатках, залежно від їх виду, можливо зазначати: номер місяця у кварталі (він не змінюється, якщо виправляємо помилку за березень, — він як був у Звітній формі третім, так і в Звітній новій або в Уточнюючій буде третім місяцем кварталу), номер Розрахунку (про який ми зазначили вище) і номер додатка в Розрахунку або до Розрахунку (у цьому реквізиті проставляють порядковий номер цього додатка із загального числа додатків 4ДФ, сформованих до цього конкретного Розрахунку).
Усі помилки можна поділити на сумові (помилки у базі та сумах ЄСВ, ПДФО, ВЗ) та несумові (помилки в інших реквізитах). Тож розгляньмо, як виправити такі помилки в додатках Д1, Д5 та 4ДФ.
Додаток 1 (Д1)
Додаток Д1 призначений для щоквартального формування платниками ЄСВ щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) у розрізі місяців звітного кварталу (1, 2, 3) та містить інформацію щодо нарахованого єдиного внеску.
Порядок заповнення «Звітного нового» та «Уточнюючого» звітів є однаковим.
Увага: в жодному разі не дублюйте рядки з правильними даними зі звіту, адже це призведе до задвоєння показників, і тоді доведеться подавати ще одне коригування, щоб вилучити задвоєння!
Якщо помилка несумова
Для вилучення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка й у відповідній графі додатків зазначити «1» — на вилучення рядка.
Для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи й у відповідній графі додатків проставити «0» — на введення рядка.
Якщо помилка сумова
А от якщо треба відкоригувати сумову помилку, то це можливо з використанням типів нарахувань 2 та 3.
Пенсійний фонд України в консультації зазначає, що за допомогою КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1. Виправити такі помилки можна:
— за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому припустилися помилки. Він міститиме безпосередньо сам розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
— у складі розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».
Незалежно від обраного варіанта, порядок виправлення буде однаковий.
У Д1 формують рядок на працівника, щодо якого припустилися помилки, зазначаючи серед іншого у графі 10 — місяць і рік, за який помилку виправляють, а в графі 09:
— КТН «2», якщо донараховується база та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
— КТН «3», якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.
Зверніть увагу!
При зменшенні бази/суми ЄСВ показники у графах 16 — 20 зазначають без знака «мінус». Тип нарахувань КТН «3» вже ідентифікує зменшення бази та/або ЄСВ у раніше поданому Д1.
Інші графи заповнюють у загальному порядку.
Також не забувайте про зв’язок податкового розрахунку (першої і головної частини об’єднаної звітності) та додатка 1!
З коригуючого Д1 сумові показники слід перенести до розд. І Податкового розрахунку, а саме до граф 4 (4.1 — 4.4.3) — якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ, або до граф 6 (6.1 — 6.4.3) — якщо зменшили. Також за потреби розраховують й заповнюють графи 5, 5.1 з пенею.
Якщо після закінчення періоду для звітування за відповідний квартал потрібно одночасно виправити сумові та несумові помилки, допущені в рядку, сформованому на застраховану особу, то спочатку формують і подають Податковий розрахунок із типом «Уточнюючий», в якому виправляють несумові помилки. Потім виправляють сумову помилку. Так роз’яснює ПФУ.
Додаток 4 (ДФ)
Особливістю додатка 4ДФ є те, що в ньому три розділи і порядок виправлення кожного з них має свої особливості. Спільним є те, що вони можуть коригуватися через «Новий звітний» та «Уточнюючий» і немає значення, чи це сумова помилка, чи ні — обидві можна виправляти разом.
Розділ І «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» та розділ ІІІ «Розгорнута інформація про бюджетні гранти» коригують однаково:
— для вилучення помилкового рядка з поданого (прийнятого) розрахунку повторюють усі графи такого рядка й у графі 10 зазначають «1» — на вилучення рядка;
— для введення нового / пропущеного рядка повністю заповнюють усі його графи й у графі 10 зазначають «0» — на введення рядка;
— для заміни одного помилкового рядка іншим правильним заповнюють два рядки, один з яких вилучає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку у графі 10 проставляють «1» — рядок на вилучення, а в другому — «0» — рядок на введення.
Розділ ІІ «Зведені дані про оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею»
У цьому розділі окремо наведено рядки з позначкою про вилучення.
Так, у рядках «Оподаткування процентів — виключення» та «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею — виключення» — для вилучення помилкового рядка з попередньо введеної інформації повторюють усі графи помилкового рядка.
А вже у рядках «Оподаткування процентів» та «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» — відображають правильну інформацію.
Зверніть увагу!
Рядки «Військовий збір» та «Військовий збір — виключення» заповнюють виключно для коригування податкових розрахунків за минулі періоди до 01.01.2021. Коригуючи показники додатка 4ДФ до Розрахунку за минулі періоди, зазначають період, за який подали звітність, що коригується. При цьому коригування показників Розрахунку за періоди до 1 січня 2021 року в розд. I графи 5а, 5 не роблять. Для вилучення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір — виключення» повторюють усі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» відображають правильну інформацію.
Якщо припустилися помилки саме щодо ПДФО (утримано більше або менше), а ЄСВ зазначено правильно, то щодо перерахунку можна скористатися п. 169.4 ПКУ.
Це може бути річний перерахунок, перерахунок при звільненні працівника (їх проводять обов’язково) або за будь-який інший період за бажання податкового агента. Докладніше про це ми написали тут. У цьому разі при виправленні помилки штрафу не буде і результат перерахунку зазначають у звітному періоді.
Водночас не всі помилки в додатку 4 (ДФ) можна відкоригувати у згаданий спосіб. Наприклад, помилково наведену інформацію щодо працівників за трудовим договором та ЦПХ (рядки 04 та 05 відповідно), на жаль, так не відкоригуєш.
Але ці показники не впливають на базу оподаткування ПДФО та ВЗ, тож і штрафу за таку помилку не буде. За бажання виправити їх можна, але якщо в цьому самому звітному періоді виправлятимуть іншу помилку, в табличній частині. Тоді можна буде в «Новому звітному» або в «Уточнюючому» звіті просто зафіксувати в рядках 04 та 05 правильні дані.
Додаток 5 (Д5)
Цей додаток містить інформацію щодо укладання та розірвання трудових договорів, переміщення між структурними підрозділами, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, підстав звільнення, посади тощо. Тобто всі дані, наведені у додатку Д5, опосередковано впливають на базу нарахування ЄСВ, ПДФО та ВЗ, і помилки є несумовими. Такі помилки виправляють у загальному порядку через подання розрахунку «Звітного нового» та «Уточнюючого», в яких неправильний рядок через «1» вилучають, а в правильному чи тому, який треба додати, — додають «0».
Тепер розглянемо на прикладах, як відкоригувати помилки в об’єднаній звітності.
Приклад 1 Суб’єкт господарювання (СГ) подав розрахунок із типом «Звітний» і помилився в:
— ІПН працівника, з яким у звітному періоді уклали трудовий договір;
— сумі нарахованої зарплати — у розрахунку зазначено12 000 грн, а не 15 000 грн;
— у додатку 5 не показали закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3-х років.
У наведеній ситуації маємо три помилки, але тільки одна з них сумова, яка вплине на базу нарахування ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Залежно від того, чи закінчився строк подання, є декілька варіантів виправлення помилки з використанням розрахунку з типом «Новий звітний» чи «Уточнюючий».
Треба відкоригувати два додатки Д1 та 4(ДФ).
Варіант 1: строк подання звіту ще не закінчився, СГ коригує розрахунок із типом «Звітний новий».
Податковий розрахунок (основна частина звіту). В основній частині звіту в розділі І відображаємо лише різницю. Тобто у рядках 1 та 2 покажемо 3 000 грн заниженого доходу (зарплати), а у рядку 3 — 660 грн заниженого ЄСВ. Інформацію наводимо в розрізі місяців, дані показуємо у графі того місяця, в якому їх було нараховано. Позаяк строк подання звіту ще не закінчився, то рядки 4 та 5 не заповнюємо.
Д1. У додатку зазначаємо дані того працівника, щодо якого проводимо уточнення. У нашому випадку буде уточнено два рядки. З неправильним ІПН та сумою доходу вилучаємо, проставивши «1» у графі 25. Тобто спочатку наводимо неправильні рядки, повністю їх дублюючи і проставляючи «1». А відтак наводимо правильні дані, у графі 25 проставляючи «0».
4ДФ коригуємо аналогічно до Д1 через вилучення та додавання правильних рядків. Для цього у графі 10 розділу І ставимо «0» на додавання і «1» — на вилучення рядка.
Д5. Тут треба додати інформацію. Отже, в додатку з позначкою «Звітний новий» відображаємо в табличній частині лише один рядок — з інформацією, яка не була зазначена в «Звітній» формі. При цьому, щоб її додати до звіту, у графі 20 проставляємо ознаку «0».
Варіант 2: строк подання звіту закінчився, СГ коригує розрахунок з типом «Уточнюючий».
Увага: позаяк маємо сумову та несумову помилки, то потрібно буде подати декілька уточнюючих окремо, щоб враховувати сумові помилки та несумові в Д1.
І почати треба з несумових!
Складаємо перший Уточнюючий звіт.
Податковий розрахунок. Позаяк суми у звіті таким Уточнюючим не змінюються, то Податковий розрахунок буде цього разу порожній — заповнюємо в ньому лише заголовну частину, з інформацією про тип Розрахунку, звітний період, який виправляється, номер Розрахунку, кількість додатків тощо.
Д1 та 4ДФ. Виправляємо однаково: рядок з неправильним ІПН вилучаємо — «1» та додаємо рядок із правильним ІПН — «0». Наголошуємо: суми доходу та ЄСВ при цьому не змінюємо!
Д5. Тут треба додати інформацію. Отже, в додатку з позначкою «Уточнюючий» відображаємо в табличній частині лише один рядок — з інформацією, яка не була зазначена у «Звітній» формі, при цьому щоб її додати до звіту, у графі 20 проставляємо «0».
Складаємо другий Уточнюючий звіт — для виправлення сумових помилок.
Податковий розрахунок (основна частина звіту). Позаяк виправлення здійснюємо в Уточнюючій формі (тобто після закінчення граничного строку подання звіту), то виправлення з Д1 (про які — нижче) переносимо до рядків 4 або 6 Розрахунку. У нашому випадку збільшуємо суму ЄСВ. Отже, донарахування показуємо в рядку 4 (та його службових рядках).
Д1. Позаяк нам треба збільшити базу оподаткування, робимо це з використанням КТН «2».
Тобто в Д1 зазначимо дані працівника, стосовно якого виправляємо інформацію щодо розміру зарплати. Буде один рядок на додавання інформації, і показати потрібно різницю. Повторюємо недохідні дані (правильні, бо вони вже виправлені першим Уточнюючим звітом), відтак у графах 16 та 17 показуємо збільшення доходу 3 000 грн та у графі 20 — суму ЄСВ 660 грн. У графі 09 — код типу нарахувань 2.
4 ДФ — знову вилучаємо один рядок із частково правильними даними (тобто зазначаємо дані з уже правильним індивідуальним податковим номером, але з помилкою в сумі доходу) і додаємо другий, з повністю правильними даними. Для цього у графі 10 розділу І ставимо «0» на додавання і «1» — на вилучення рядка.
Якщо помилки припустилися у старих формах звітності, то тут непокоїтися не потрібно. Нова форма є адаптованою для виправлення і таких помилок! Особливість лише в уточненні військового збору. Як його відкоригувати, ми зазначили вище, розглядаючи виправлення помилок у додатку 4ДФ.
Чи будуть штрафи?
Почнімо з поганого для платника: строк давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки зі сплати єдиного внеску, штрафів та нарахованої пені не застосовується (ч. 16 ст. 25 Закону про ЄСВ).
Тобто всі помилки мають бути виправлені і всі штрафи та пеня нараховані та сплачені.
Але Законом №3219 внесено зміни до Закону про ЄСВ, і пункти 9-21, 9-22 розділу VIII викладено в новій редакції. Контролюючі органи застосовуватимуть штрафні санкції, визначені ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ, та пеню за порушення, вчинені у період до 01.03.2020 та починаючи з 01.08.2023.
Отже, за період з 01.03.2020 до 31.07.2023 штрафні санкції, визначені ч. 11 ст. 25 Закону №2464, не застосовуються, а пеня, нарахована за цей період, підлягає списанню.
Тепер з’ясуймо, за що ж штрафують. Так, за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності про нарахування єдиного внеску у складі звітності з податку на доходи фізичних осіб (єдиного податку) накладаються штрафи, передбачені за порушення порядку подання такої звітності, у порядку та розмірах, установлених ПКУ (п. 7 ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ)
Своєю чергою, п. 119.1 ПКУ встановлено відповідальність податкового агента за неподання, подання з порушенням установлених строків, подання не у повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, у розмірі 1 020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2 040 гривень.
Штрафи, передбачені п. 119.1 ПКУ, не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо реєстраційного номера облікової картки платника податків у податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку були виправлені податковими агентами самостійно, зокрема протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.
Також штрафу не буде у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки у податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ, тобто перерахунку ПДФО.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Закон №3219 — Закон України від 30.06.2023 №3219-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо особливостей оподаткування у період дії воєнного стану».
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 №4.