ПКУ, зокрема п. 170.9, регулюється оподаткування суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутої у встановлений строк. У наведеній ситуації таких сум немає.
Платник проводить оплату з особистої картки. Підтвердним документом для включення у витрати підприємства є виписка за акаунтом, яка і є актом наданих послуг, а для відшкодування витрат — виписка за рахунком працівника.
Звіт про використання коштів подають за умови наявності перевитрат, тому, на нашу думку, працівнику достатньо надати акт наданих послуг, що підтверджує його витрати, та виписку. Курс визначається на дату затвердження звіту/подання документа. У наведеному запитанні такою датою є дата виписки за акаунтом.
Усі понесені витрати мають бути документально підтверджені і мати зв’язок з господарською діяльністю підприємства. Питання витрат щодо конвертації доволі дискусійне, адже при підтвердженні комісії банку є окремий документ, а тут ні. Вони підтверджені документально випискою, але не ідентифіковані. Та такі витрати є вимушеними і їх не можна розглядати як перевитрати. Тому підприємство може повернути працівникові кошти відповідно до акта наданих рекламних послуг з урахуванням витрат на конвертацію.
Та є певні ризики: позаяк реклама оплачувалася з особистої картки працівника, то при відшкодуванні витрат на конвертацію валюти у розумінні п. 164.2 ПКУ таке відшкодування може бути визнане додатковим благом та має бути оподаткованим у загальному порядку.
З огляду на це підприємству доцільно замовити у банку на ім’я цього або іншого працівника корпоративну картку і вже з неї проводити оплати.