ФОПи на загальній системі зобов’язані вести облік доходів і витрат (п. 177.10 ПКУ).
Облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції ведуть окремо від обліку доходів і витрат від провадження інших видів господарської діяльності.
Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізособами-«загальниками», затверджено Наказом №261.
Як часто робити записи у типовій формі?
Записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати здійснюють на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати (п. 1 розд. І Порядку №261).
Електронна та паперова форми обліку
Облік доходів і витрат ведуть у паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, в порядку, встановленому законодавством (п. 2 розд. І Порядку №261).
У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана виконувати записи розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету (п. 4 розд. І Порядку №261).
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету ФОП повинен отримати електронний цифровий підпис. Після отримання ФОПом кваліфікованого сертифіката відкритого ключа така особа здійснює операції з ведення обліку доходів і витрат відповідно до ПКУ безкоштовно.
Виправлення помилок
Виправлення у паперовій формі вносять шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом ФОПа (п. 3 розд. І Порядку №261).
У типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, в якому відображають від’ємне або додатне значення (п. 5 розд. І Порядку №261).
Ведення типової форми обліку в Е-кабінеті
Меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість вести записи щодо доходів та витрат за типовою формою через режим «Облік доходів і витрат».
При цьому допускається виправлення помилок або коригування. Під час редагування помилкових записів вводять правильне значення, але:
— якщо інформацію вносять того самого дня, коли припустилися помилки, то буде відкоригований поточний запис;
— якщо інформацію коригують наступного дня або пізніше, то у типовій формі буде створено новий запис, у якому буде відображено тільки відносне значення різниці між значенням, що було внесено раніше, та поточним записом. Новий рядок буде виділено рожевим кольором.
Крім того, меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість фізособі-підприємцю через режим «Облік амортизаційних відрахувань» вести облік амортизаційних відрахувань основних засобів та нематеріальних активів.
А тепер наведемо деякі особливості заповнення типової форми обліку залежно від результатів та видів діяльності.
Фізособа-«загальник» втратила типову форму обліку доходів та витрат: які подальші дії?
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення типової форми самозайнята особа повинна у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити ДПС за місцем обліку та відновити втрачену типову форму протягом 90 календарних днів за днем надходження повідомлення до ДПС.
Інакше на неї чекає фінансовий штраф у розмірі 1020 грн та відповідний адміністративний штраф у розмірі від 5 до 8 н. м. д. г. (85 — 136 грн).
Але під час воєнного стану правила інші. Про них ми розповіли в «ДК» №13/2023. Виняток стосується платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.
Відсутність доходу, але є витрати
Якщо фізособа-«загальник» у звітному місяці доходу не отримувала, але були витрати на оплату праці найманих осіб за трудовими угодами або за договорами цивільно-правового характеру, то такі витрати відображають у графі 7 типової форми за фактичною датою виплати (перерахування), за умови документального підтвердження. На цьому податківці наголошували в ЗІР, підкатегорія 104.08.
Заповнення типової форми у разі застосування платіжних терміналів
У разі застосування платіжного термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО, під час проведення розрахунків з покупцями за продані товари (надані роботи, послуги) графу 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності» типової форми заповнюють за підсумками робочого дня на підставі інформації, зазначеної у фіскальних звітних чеках.
Чи зазначати суму акцизу в типовій формі?
Суми акцизного податку з реалізованих у роздрібній торгівлі підакцизних товарів не включають до його доходу і витрат та не відображають у типовій формі.
Як заповнювати графу 11 типової форми у разі отримання збитку?
За загальними правилами у графі 11 типової форми зазначають суму чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, що підлягає декларуванню (графа 4), та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних із господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).
Проте якщо результатом розрахунку буде від’ємне значення, то графу 11 типової форми прокреслюють.
Дохід отримано в одному місяці, а витрати понесено у наступному: як заповнити типову форму?
Фізособа-«загальник» за підсумком дня (на підставі первинних документів) заповнює типову форму таким чином, зокрема:
— графу 2 — на дату фактичного отримання доходу від здійснення господарської діяльності;
— графу 6 — на дату фактично понесених витрат.
На цьому наголошували податківці в ЗІР, підкатегорія 104.08.
Який адмінштраф чекає на ФОПа-«загальника» за неведення типової форми?
За неведення обліку доходів і витрат у паперовому та/або електронному вигляді фізособа-«загальник» притягується до адміністративної відповідальності (штраф у розмірі від 85 до 136 грн). На це вказували податківці в ЗІР, підкатегорія 104.13.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 №2755-VI.
- Наказ №261 — Наказ Міністерства фінансів України від 13.05.2021 №261 «Про затвердження типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, та Порядку її ведення».
- Порядок №261 — Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами — підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 №261.