З 1 квітня 2023 року діють нові правила оформлення авансових звітів (див. «ДК» №7/2023). Їх подають до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:
а) завершує відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та коштом особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.
Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити, та кошти/електронні гроші за понесеними витратами списуються надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, вищезазначені строки подовжуються на один календарний місяць.
Але у роботодавців виникає чимало запитань щодо складання і подання авансових звітів та підтвердних документів до них. На окремих запитаннях спинимося далі на підставі ІПК ДПСУ №1574/ІПК/99-00-24-03-03.
Про що запитували ДПСУ
1. Чи є законодавче обмеження щодо накладання підзвітною особою ЕЦП на авансовий звіт, якщо безпосередньо у Порядку №841 не зазначено такої можливості явним чином?
2. У разі надання підзвітною особою авансового звіту в електронній формі, яким чином мають надаватися підтвердні документи у паперовій формі для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат?
3. Чи може підзвітна особа у разі розрахунку карткою надати сформовану через інтернет-банкінг виписку з карткового рахунку як підтвердження щодо здійснених рахункових операцій? Чи обов’язково засвідчувати таку виписку «мокрою» печаткою банку?
Щодо можливості складання авансового звіту в е-формі
Відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт складає та подає у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, працівник (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів про електронні документи та про електронні довірчі послуги)) за формою, встановленою Мінфіном. Але саме подання вимагається у разі:
а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти чи їхні реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки у межах суми добових витрат, та за відсутності оподатковуваного доходу Звіт не складається і не подається.
Форму Звіту та Порядок його складання затверджено наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841.
Далі у відповіді податківці не забули вказати на норму п. 5 Порядку №841. За ним авансовий звіт складає безпосередньо працівник, якому кошти було видано. При цьому відповідно до Порядку він заповнює всі графи Звіту, крім: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі __ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, розрахунку суми утриманого податку за неповернуті суми надміру витрачених коштів / електронних грошей на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, яка надала такі кошти / електронні гроші. Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа.
Особи (керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа, головний бухгалтер / особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку), які засвідчують правильність складання/подання Звіту, підписують Звіт шляхом накладання власноручного підпису або електронного підпису з дотриманням вимог законів про електронні документи та про електронні довірчі послуги.
Висновку щодо можливості застосування ЕЦП саме відрядженим працівником податківці в ІПК так і не зробили. Але з огляду на згадану норму ПКУ така можливість є.
Загальні правила оформлення первинки
Для потреб оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (п. 44.1 ПКУ).
А статтею 9 Закону про бухоблік встановлено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовують у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи й електронний документообіг.
Щодо надання підтвердних документів
Підтвердними документами, що засвідчують вартість витрат у зв’язку з відрядженням, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО, а також документи, визначені ПКУ, та документи, визначені Інструкцією про службові відрядження у межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
Податківці зауважили, що Інструкція №59 є обов’язковою для бюджетників, але інші підприємства й організації можуть використовувати її як допоміжний (довідковий) документ.
Позаяк інших таких інструкцій не затверджено, то свою відповідь ДПС ґрунтує на її нормах. Так, відповідно до п. 14 розділу І Інструкції №59, якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжну картку чи її реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою банку-емітента платіжної картки та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції.
Підтвердні документи можуть бути у паперовій та/або електронній формі.
Від себе додамо, що до підтвердних документів належать, зокрема:
— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);
— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжні інструменти;
— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;
— інші документи, що засвідчують вартість витрат.
Самі ж податківці наголосили, що електронний документ, пред’явлений у візуальній формі відображення на папері, складений із дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг, вважається підтвердним документом.
Висновок ДПС такий: якщо платник податків (працівник) під час відрядження для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент чи його реквізити, то вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано такий платіжний інструмент.
Звісно, податківці у коментованій ІПК не забули навести і свою традиційну пораду щодо необхідності звернення до Мінфіну з усіх питань оформлення первинної документації, у т. ч. в е‑формі для обліку відрядження.