У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин на підставі свідоцтва про смерть, наданого родичами або іншими особами, які здійснили поховання, або рішення суду.
І вже на підставі цих документів роботодавець матиме право видати відповідний наказ та виплатити членам сім’ї або спадкоємцям усі належні померлому працівникові грошові суми та провести припинення трудового договору на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
За відсутності свідоцтва про смерть чи рішення суду права припиняти трудові відносини з працівником роботодавець не має. Тож нічого іншого не залишається, як і надалі позначати працівника в табелі обліку робочого часу як «НЗ — нез’ясовані причини» до моменту отримання відповідного документа. А в єдиній звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ продовжувати ставити в графі 14 кількість календарних днів перебування у трудових відносинах. Після отримання документів потрібно буде відкоригувати табель і відповідні додатки єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.
Звертаємо увагу, що статтями 317 — 319 ЦПКУ визначено особливості встановлення факту, зокрема смерті особи на території, на якій запроваджено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України. Зокрема, абз. 2 ч. 1 ст. 317 ЦПКУ визначено, що заява про встановлення факту смерті особи на території, на якій запроваджено воєнний чи надзвичайний стан, або на тимчасово окупованій території України, визначеній такою відповідно до законодавства, може бути подана членами сім’ї померлого, їхніми представниками або іншими зацікавленими особами (якщо встановлення факту смерті особи впливає на їхні права, обов’язки чи законні інтереси) до будь-якого місцевого суду України, що здійснює правосуддя, незалежно від місця проживання (перебування) заявника.
За відсутності зв’язку з родичами померлого (що випливає з умов запитання) роботодавець як інша зацікавлена особа (адже встановлення факту смерті особи безпосередньо впливає на його права, обов’язки та законні інтереси) сам може подати заяву до суду (на підконтрольній території) про встановлення факту смерті особи, яка померла на тимчасово окупованій території.
Рішення суду про визнання особи померлою буде для роботодавця достатньою підставою, щоб видати наказ про звільнення працівника у зв’язку зі смертю останнього та провести остаточний розрахунок.
Позаяк із родичами померлого зв’язку немає, належні померлому працівникові суми мають бути депоновані роботодавцем протягом строку позовної давності і виплачені його спадкоємцям за пред’явленням документів, що підтверджують право на спадщину. Звертаємо увагу, що строк давності звернення за спадщиною може бути продовжений на час дії в Україні воєнного стану (відповідний законопроєкт перебуває на розгляді Верховної Ради).
У разі якщо права на спадщину не будуть заявлені до закінчення позовної давності, сума неотриманого працівником заробітку підлягає списанню в дохід підприємства.