У наведеній ситуації правильніше буде звільнити головбуха з посади, провести остаточний розрахунок у день звільнення за ст. 116 КЗпП і з наступного дня призначити на посаду директора за основним місцем роботи та за місцем роботи за сумісництвом (внутрішнім) за посадою головбуха.
Звільнення директора
На директора — найманого працівника, як і на інших працівників, поширюється трудове законодавство. Тому, щоб звільнити найманого працівника з посади директора, потрібна заява працівника про звільнення за власним бажання за два тижні (ст. 38 КЗпП) або за угодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП). Відтак на підставі заяви засновники приймають (оформлене протоколом загальних зборів) рішення про його звільнення, яке буде підставою для оформлення наказу про звільнення.
Крім того, у день звільнення директору проводять усі належні виплати (ст. 116 КЗпП), видають копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні, а також на вимогу працівника вносять належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника (ст. 47 КЗпП).
Якщо трудова книжка зберігалася на підприємстві, то вносять відповідний запис про звільнення та видають працівникові (директору) під підпис у журналі обліку руху трудових книжок. При цьому запис у трудовій книжці має відповідати запису в наказі про звільнення (п. 2.4 Інструкції №581), наприклад: «Звільнений за угодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України» (графа 3), а у графі 4 зазначається підстава — «Наказ №… від…».
1 Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 №58.
Звільнення головбуха
Головбух має написати три заяви:
— одну заяву — про звільнення із займаної посади на ім’я директора (в передостанній чи в останній його робочий день, бо він має ще повноваження та право підпису) з оформленням відповідного наказу. В останній робочий день на посаді головбуха (за основним місцем роботи) провести остаточний розрахунок;
— другу заяву — про прийняття на посаду директора (після позитивного рішення засновників) за основним місцем роботи;
— третю заяву — про прийняття на посаду головного бухгалтера за сумісництвом на умовах неповного робочого часу, з оформленням відповідного наказу.
Прийняття головбуха на посаду директора
Призначення головбуха на посаду директора підприємства також оформлюють протоколом загальних зборів засновників. Таке призначення можна прописати іншим пунктом у тому самому протоколі, де і звільнення попереднього директора.
На підставі протоколу видають наказ про те, що новий директор починає виконання обов’язків, наприклад: «Я, ПЕТРЕНКО Валентина, стаю до роботи за посадою директора з 01.12.2022 р. із посадовим окладом 25 000,00 грн. Підстава: рішення засновника(-ів) від 28.11.2022 р.».
З новим директором потрібно укладати трудовий договір (контракт). Загалом цього вимагає ч. 4 ст. 65 ГКУ, а для ТОВ та ТДВ — ч. 12 ст. 39 Закону про ТОВ/ТДВ.
Повідомлення державних органів про зміну директора
І. Подавати до податкової повідомлення про прийняття на роботу директора не потрібно (інформація про керівника з 5 березня 2020 року не дублюється, податківці її автоматично отримують з ЄДР), а от повідомлення про прийняття головбуха за сумісництвом потрібно буде подати.
ІІ. Про зміну директора слід повідомити держреєстратора. Для держреєстрації в ЄДР відомостей щодо зміни керівника юрособи подають такі документи (ч. 4 ст. 17 Закону про держреєстрацію1):
— заяву про державну реєстрацію змін до відомостей про юрособу, що містяться в Єдиному державному реєстрі;
— примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміну керівника;
— документ про сплату 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб — за державну реєстрацію змін до відомостей про юрособу (крім громадських об’єднань та благодійних організацій), що містяться в Єдиному державному реєстрі, крім внесення змін до інформації про здійснення зв’язку з юрособою (ст. 36 Закону про держреєстрацію).
1 Закон України від 15.05.2003 №755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань».
Інформація про головбуха до ЄДР не подається.
ІІІ. Потрібно оформити нові сертифікати електронного підпису на нового керівника, тобто коли одна особа виконує обов’язки директора та бухгалтера, рекомендуємо відправляти окремі повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису J(F)1391103 для кожного типу сертифіката (за посадою «директор» і на тип підпису «директор») та на керівника (за посадою «директор» але за типом підпису «бухгалтер») і оформити новий договір про обмін електронними документами з податковою інспекцією. Позаяк такий працівник залишається на посаді головбуха, хоч і за сумісництвом, тобто особою, відповідальною за ведення бухобліку, то №1‑ОПП подавати не потрібно.