У разі звільнення працівника всі суми, що належаться йому від підприємства, установи, організації, виплачуються в день звільнення (ст. 115 КЗпП).
Якщо працівник у день звільнення не працював, то зазначені суми мають бути виплачені не пізніше наступного дня після заявлення звільненим працівником вимоги про розрахунок.
Обов’язковими виплатами при остаточному розрахунку є виплати, які належать до фонду заробітної плати.
При звільненні виплачують:
— компенсацію за всі невикористані дні відпустки;
— зарплату з урахуванням премій, надбавок та компенсацій;
— будь-які види заборгованостей із платежів, включно з договірними;
— вихідну допомогу (залежно від статті звільнення).
Тож якщо у підприємства борг перед працівником за коштами на відрядження, то це трудові відносини і право працівника на відшкодування витрат на відрядження передбачено ст. 121 КЗпП. Тобто виплатити заборгованість за авансовими звітами щодо відрядження можна і після звільнення працівника, і це не призведе до нарахування середнього заробітку за час затримки виплат при звільненні за ст. 117 КЗпП, бо така заборгованість підлягає списанню після закінчення строку позовної давності або через прощення такої заборгованості.
Крім того, для відшкодування йому коштів, витрачених у відрядженні, працівник може звернутися із заявою про вирішення трудового спору безпосередньо до районного, районного у місті, міського чи міськрайонного суду в тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у справах про звільнення — в місячний строк з дня вручення копії наказу (розпорядження) про звільнення (ст. 233 КЗпП). А працівник дізнається, бо при звільненні йому видається повідомлення про нараховані та виплачені суми при звільненні (ст. 47 КЗпП).
Якщо підприємство має кредиторську заборгованість за авансовими звітами щодо придбання працівником товарів (робіт, послуг), то це цивільно-правові відносини, і тут слід дотримуватися тих строків та перебігу позовної давності, що встановлені саме нормами ЦКУ. Так, відповідно до ст. 257 ЦКУ, загальна позовна давність становить три роки.
За п. 1 ст. 261 ЦКУ перебіг позовної давності починається з дня, коли особа довідалася або могла довідатися про порушення свого права чи про особу, яка його порушила. Водночас за зобов’язаннями з визначеним строком виконання перебіг позовної давності починається із закінченням строку виконання. Проте законодавством прямо не визначено терміну повернення витрат за рахунок зайво витрачених сум підзвітної особи. І на практиці доволі рідко працівник, подаючи авансовий звіт, пише заяву з вимогою компенсувати понесені витрати. Але працівник має звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат для визначення початку перебігу строку з метою звернення до суду.
Отже, доки працівник не звернеться до підприємства з письмовою вимогою щодо повернення заборгованості, перебіг позовної давності за заборгованістю підприємства перед працівником не розпочнеться. Якщо ж така письмова вимога буде, то відлік позовної давності (3 роки) розпочнеться на восьмий день після подання вимоги (ч. 2 ст. 530 ЦКУ).
Тож виплатити заборгованість перед працівником авансовими звітами за раніше придбаними товарами підприємство може добровільно і після його звільнення, а може почекати:
— письмового звернення працівника;
— або, коли мине позовна давність і така заборгованість відповідатиме визначенню безнадійної, — списати;
— або списати внаслідок звільнення (прощення боргу) кредитором (працівником) боржника (підприємство) від його обов’язків (якщо колишній працівник оформить документ про таке прощення боргу).