Платіжна картка — електронний платіжний засіб у вигляді пластикової чи іншого виду картки (п. 56 ст. 1 Закону від 30.06.2021 №1591-IX «Про платіжні послуги»). Тобто це звичайна банківська платіжна картка, яка є власністю емітента, який її випустив, і надана клієнтові у користування.
Керівник підприємства видає наказ про використання корпоративних карток, у якому зазначає всіх працівників, на яких емітовані картки і яким дозволено здійснювати розрахунки за допомогою цих карток. Якщо картка емітована і на самого керівника, його теж потрібно включити до цього наказу.
При цьому корпоративна картка використовується тільки для здійснення операцій для ведення господарської діяльності підприємства, перелік яких визначено Положенням про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів (постанова НБУ від 29.07.2022 №164).
Таким чином, у відповідь на перше та друге запитання зазначимо, що після використання корпоративної картки для розрахунку у безготівковій формі в рахунок оплати за товари/послуги та відрядження (пп. «б» пп. 170.9.3 ПКУ) особа, яка є держателем цієї картки і яка здійснила платіжну операцію, повинна надати підтвердні документи щодо понесених витрат.
Тому так, директор має право оплатити своєю корпоративною карткою проїзд та проживання інших працівників, при цьому в документах мають зазначатися прізвища цих працівників, так само, як зазначено в ситуації, що розглядається.
Щодо авансового звіту, то з 1 квітня 2023 року, згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, він складається та подається у двох випадках:
— за наявності оподатковуваного доходу, визначеного пп. 170.9.1 ПКУ з метою оподаткування ПДФО;
— та у разі використання готівки понад суму добових витрат, включно з отриманою із застосуванням платіжних інструментів.
Отже, незалежно від того, чи то була оплата витрат на відрядження, чи господарської послуги, директор чи інший працівник (керівник департаменту тощо) не складає і не подає авансового звіту. Його оформлюють лише у разі використання готівки понад суму добових або якщо виник оподатковуваний дохід і треба утримати ПДФО та ВЗ.
Ми вважаємо, що це не є порушенням законодавства, якщо кошти з такої картки використано в межах господарської діяльності.
Також див. статтю «Корпоративна картка на підприємстві й у ФОПа» в «ДК» №29/2021.