Надзвичайно актуальне запитання фахівці ПФУ розглянули у коментованому листі.
Адже чимало роботодавців виплачують премії, і, як правило, за періоди, що минули. Тобто, звісно, є випадки, коли премію нараховують місяць у місяць, і тоді все зрозуміло. Але дуже часто премію нараховують за попередні місяці. І завжди після нарахування таких виплат постає запитання: як їх враховувати під час розрахунку лікарняних?
Як випливає з Порядку №1266, є такі типи розрахункового періоду для обчислення лікарняних:
1) повний (12 календарних місяців);
2) неповний (менше ніж 12 календарних місяців, але який містить хоча б 1 календарний місяць);
3) менше ніж місяць;
4) розрахункового періоду немає.
Визначення цих типів покажемо в таблиці 1.
Таблиця 1
Розрахункові періоди для обчислення лікарняних
| № з/п |
Тип розрахункового періоду | Визначення |
| 1. | Повний | Обчислюється за 12 календарних місяців починаючи з місяця, що передує місяцю настання страхового випадку |
| 2. | Менше ніж 12 календарних місяців | Середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) |
| 3. | Менше ніж місяць | Середня заробітна плата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку |
| 4. | Розрахункового періоду немає | Середня заробітна плата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання права на страхову виплату. У разі коли тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлена та відповідних даних немає, розрахунок проводять виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання права на страхову виплату |
Також не зайвим буде нагадати про періоди, які слід вилучити з розрахункового періоду відповідно до п. 3 Порядку №1266.
Отже, поважними причинами відсутності на роботі, періоди якої вилучаються з розрахункового періоду, є:
1) тимчасова непрацездатність;
2) відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3) відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;
4) відпустка без збереження заробітної плати;
5) призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України.
І ось в одному з таких календарних місяців у працівника виникло право на премію. І в одному з наступних місяців цю премію нарахували. Як її показати в обліку та звітності?
Одразу зазначимо, що ми говоримо лише про місячні премії. Адже нам важливо зрозуміти сам принцип — враховувати їх чи ні. Щодо премій за квартал або більший період є власний порядок врахування під час розрахунку лікарняних, який ми зараз не розглядаємо.
Премії за минулі періоди: як відобразити в додатку Д1
Як випливає з п. 1 розділу IV Порядку №4, якщо заробітну плату нараховують за попередній звітний (податковий) період, суми донарахованої заробітної плати включають до заробітної плати місяця, в якому здійснено такі донарахування.
Тобто якщо премію за січень 2022 року нарахують у травні 2023 року, то цю суму буде включено до заробітної плати травня 2023 і відповідно в додатку Д1 буде відображено в одному рядку із зарплатою за травень.
А як вважає ПФУ?
Пенсійний фонд у своєму роз’ясненні послався на Закон про бухоблік і Порядок №1266.
Фахівці Фонду нагадали, що нормою п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік передбачено: господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.
У коментованому листі наводиться навіть приклад: якщо премію за жовтень нараховано у листопаді, то її відображають у місяці нарахування.
Але водночас діє й інше правило: місяць, не відпрацьований з поважних причин, не враховують при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності.
А середню заробітну плату для розрахунку допомоги по вагітності та пологах і допомоги по тимчасовій непрацездатності, оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця обчислюють на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДПС.
Що це означає для бухгалтера?
З одного боку, якщо премію за жовтень нараховано у листопаді, то її відображають у листопаді в бухобліку і в додатку Д1 за листопад.
Та якщо працівник весь листопад був у відпустці без збереження, то листопад треба вилучити з розрахункового періоду.
Виходить, жовтневу премію, виплачену в листопаді, не буде враховано під час обчислення лікарняних. Бо вона була нарахована за період, який у розрахунку не враховується. І що найцікавіше, з цієї премії було сплачено ЄСВ. А якщо це основне місце роботи, то за такий «неробочий» місяць ЄСВ було сплачено не менш ніж у мінімальному розмірі (навіть якщо премія була менша за мінімальну зарплату)!
Якщо дивитися на ситуацію з цієї позиції, то таке рішення виглядає несправедливо. ЄСВ за певний місяць платимо, але до розрахунку він не входить. Утім, премія — це ж не вся місячна зарплата працівника. У працівника оклад може бути в розмірі, наприклад, 20 000 грн, і потрапляння до розрахунку за певний місяць лише премії у розмірі, наприклад, 5 000 грн, занизить його середню зарплату і лікарняні. Тож виходить, що працівник нічого не втрачає, і навіть навпаки: і місяць відсутності на роботі до страхового стажу увійде (бо ЄСВ сплачено), і лікарняні не знижено.
Покажемо цю ситуацію на прикладах.
Приклад 1 Якщо у місяці нарахування премії працівник працював.
Працівник працює за основним місцем роботи. Загальний страховий стаж становить понад 10 років.
Премію за січень 2022 р. виплачено у січні 2023 р. у розмірі 8 000,00 грн.
Оклад до липня 2022 р. становив 15 000, а з липня 2022 р. — 8 000,00 грн.
Працівник хворів з 10.05.2023 до 17.05.2023 (8 к. д.). Як розрахувати лікарняні?
1. Премію за січень 2022 р., яку нараховано й виплачено в січні 2023 р., відобразили в додатку за січень 2023 року, а отже, вона увійде до розрахунку.
2. Розрахунковий період: травень 2022 р. — квітень 2023 р. Розрахунок покажемо в таблиці 2.
Таблиця 2
Розрахунок лікарняних з 10.05.2023до 17.05.2023 (до прикладу 1)
| № з/п |
Місяць | Зарплата | Премія |
| 2022 рік | |||
| 1. | Травень | 15 000,00 | |
| 2. | Червень | 15 000,00 | |
| 3. | Липень | 8 000,00 | |
| 4. | Серпень | 8 000,00 | |
| 5. | Вересень | 8 000,00 | |
| 6. | Жовтень | 8 000,00 | |
| 7. | Листопад | 8 000,00 | |
| 8. | Грудень | 8 000,00 | |
| 2023 рік | |||
| 9. | Січень | 8 000,00 | 8 000,00 |
| 10. | Лютий | 8 000,00 | |
| 11. | Березень | 8 000,00 | |
| 12. | Квітень | 8 000,00 | |
| Сума | 110 000,00 | 8 000 | |
| Усього 118 000,00 грн | |||
3. Обчислюємо середньоденний заробіток:
118 000,00 грн : 365 = 323,29 грн.
4. Розмір лікарняних становить: 323,29 грн х 8 к. д. = 2 586,32 грн.
Приклад 2 Якщо у місяці нарахування премії працівник не працював з поважної причини.
Працівник працює за основним місцем роботи. Загальний страховий стаж становить понад 10 років.
Премію за жовтень 2022 р. виплачено у січні 2023 р. у розмірі 3 000,00 грн.
Оклад до липня 2022 р. становив 10 000, а з липня 2022 р. — 7 000,00 грн.
Працівник з 1 січня 2023 р. до 30.04 був у відпустці без збереження зарплати.
Працівник хворів з 01.05.2023 до 17.05.2023 (17 к. д.).
Як розрахувати лікарняні?
1. Визначаємо розрахунковий період: травень 2022 р. — квітень 2023 р.
2. Визначаємо періоди, не відпрацьовані з поважних причин, які слід вилучити з розрахунку: січень 2023 р. — квітень 2023 р. вилучаємо з розрахункового періоду, бо працівник перебував у відпустці без збереження.
3. А отже, і премія, нарахована у січні 2023 р., вилучається з розрахункового періоду. Розрахунок покажемо в таблиці 3.
Таблиця 3
Розрахунок лікарняних з 01.05.2023 до 17.05.2023, якщо в розрахунковому періоді є відпустки без збереження зарплати і премії
| № з/п |
Місяць | Календарні дні | Зарплата, грн | Премія, грн |
| 2022 рік | ||||
| 1. | Травень | 31 | 10 000,00 | |
| 2. | Червень | 30 | 10 000,00 | |
| 3. | Липень | 31 | 7 000,00 | |
| 4. | Серпень | 31 | 7 000,00 | |
| 5. | Вересень | 30 | 7 000,00 | |
| 6. | Жовтень | 31 | 7 000,00 | |
| 7. | Листопад | 30 | 7 000,00 | |
| 8. | Грудень | 31 | 7 000,00 | |
| 2023 рік | ||||
| 9. | Січень | Відпустка без збереження зарплати | 0 | 3 000,00 |
| 10. | Лютий | Відпустка без збереження зарплати | 0 | |
| 11. | Березень | Відпустка без збереження зарплати | 0 | |
| 12. | Квітень | Відпустка без збереження зарплати | 0 | |
| Всього | 245 | 62 000,00 | ||
4. Обчислюємо середньоденний заробіток:
62 000,00 грн : 245 = 253,06 грн.
5. Розмір лікарняних становить:
253,06 грн х 17 к. д. = 4 302,02 грн.
Нормативна база
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4.
- Порядок №1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 №1266.