Для юросіб є чіткі вимоги до організації готівкових розрахунків і дотримання касової дисципліни.
На виконання вимог п. 11 Положення №148 готівку, що надходить до кас, оприбутковують у день її одержання в повній сумі. Ці вимоги поширюються не тільки на РРО, а й на ПРРО.
Тож оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Приймання одержаної з банку готівки до каси та видачу готівки з каси для здавання її до банку оформляють відповідними касовими ордерами (прибутковим або видатковим) із відображенням такої касової операції в касовій книзі (п. 29 Положення №148).
Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або РК для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО з виконанням операції «службова видача».
Підприємства відображають у касовій книзі всі надходження і видачу готівки в національній валюті (додаток 5). Підприємство (юрособа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). І таке підприємство мусить мати облаштовану касу та зберігати в ній готівку (п. 38, 39 Положення №148).
За умови забезпечення належного зберігання касових документів підприємства мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом повинні відтворювати форму та зміст касової книги в паперовому вигляді. Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, який на це уповноважений керівником (п. 41, 42 Положення №148).
Щодо Z-звітів ПРРО, то згідно з п. 1 розділу ІV Порядку №317 потрібно щодня засобами ПРРО створювати в електронній формі фіскальні звітні чеки/фіскальні звіти у разі здійснення розрахункових операцій та подавати їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій.
Після передачі до фіскального сервера Z-звіту й отримання відповідного підтвердження від фіскального сервера його зберігання відбувається за бажанням суб’єкта господарювання в зручний для нього спосіб.
Таким чином, окрім Z-звіту та квитанції про одержання/здавання коштів з/до банку, підприємству необхідно оформляти і зберігати ПКО та ВКО, а також вести касову книгу (в паперовому або в електронному вигляді), адже це є його обов’язком, а не правом.
Нормативна база
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Порядок №317 — Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. №317.