Важливо з’ясувати, які саме альтернативні способи є та чи є можливість їх поєднання, у т. ч. суміщення виконання обов’язків директора або за іншою посадою з роботою бухгалтера? Це питання порушило ГУ Держпраці у Дніпропетровській області на офіційному порталі.
Роз’яснює Держпраці:
Суміщення посади бухгалтера за умови її відсутності у штатному розписі та можливості ведення бухгалтерського обліку
<...> Згідно зі статтею 105 [КЗпП]: «Працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюються на умовах, передбачених у колективному договорі».
Зважаючи на вищевикладене, неможливо на працівника покласти виконання обов’язків посади, яка не передбачена штатним розписом, та здійснювати відповідні доплати. <...>
Звісно, чи не ключову роль у зростанні інтересу до цього питання відіграють норми Закону про фінмоніторинг — ми говоримо про вже добре відомий фінмоніторинг, суб’єктами якого є незалежні бухгалтери та аудитори. А особливість саме штатного бухгалтера за цим законом — відсутність необхідності виконання вимог фінмоніторингу! І це вагомий аргумент мати бухгалтера за трудовим договором.
Нагадаємо, що відповідно до пп. «б», «в» п. 7 ч. 2 ст. 6 Закону про фінмоніторинг суб’єктами первинного фінмоніторингу є спеціально визначені суб’єкти первинного фінімоніторингу (крім осіб, які надають послуги в межах трудових правовідносин):
— бухгалтери, госпсуб’єкти, що надають послуги з бухобліку;
— госпсуб’єкти, що здійснюють консультування з питань оподаткування.
Якщо з огляду на певні обставини, не маючи можливості мати штатного бухгалтера та оплачувати його роботу, підприємству доводиться користуватися послугами фізосіб чи підприємців, які надають бухгалтерські послуги, то власники та керівник підприємств чітко розуміють: такі «сторонні бухгалтери» обов’язково повідомлятимуть Держфінмоніторинг про визначені Законом про фінмоніторинг госпоперації разом із поданням відповідних документів.
Штатний бухгалтер відповідних вимог не виконує, тож і жодних штрафів за неповідомлення Держфінмоніторингу та інших неприємностей можна не очікувати.
Припустімо, цей аргумент спрацював і власники бажають мати бухгалтера в компанії. Але чи потрібно для цього створювати цілий відділ, призначати головного бухгалтера і набирати йому багато підлеглих?
Форми ведення бухобліку на підприємстві
Варто згадати про приписи ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, де передбачено, що для забезпечення ведення бухобліку підприємство самостійно з дотриманням вимог цього Закону обирає форми його організації:
1) введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером;
2) користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юрособи;
3) ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиторської діяльності;
4) самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких має оприлюднюватися, та в бюджетних установах.
Відразу згадаємо позицію Мінфіну, висловлену ще у 2013 році в листі від 28.03.2013 р. №31-08410-07/23-1343/1310.
Позиція Мінфіну
Відповідно до частини 4 статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі — Закон) для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації, такі як: [1] введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером; [2] користування послугами фахівця з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, що здійснює підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи; [3] ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою; [4] самостійне ведення бухгалтерського обліку і складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бухгалтерського обліку не може застосовуватися на підприємствах, звітність яких має оприлюднюватися, й у бюджетних установах.
Варіант організації бухгалтерського обліку, за яким його ведення і складання фінансової звітності здійснюються безпосередньо власником або керівником підприємства в разі введення до штату підприємства посади бухгалтера, Законом не передбачено. Відповідно підприємству необхідно обрати одну з форм організації бухгалтерського обліку, наведену в Законі.
Згідно із Законом питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадовця) відповідно до законодавства й установчих документів.
А якщо такої посади в штатному розписі немає?
Уявімо собі, що власник чи керівник усе-таки прийняв рішення про ведення бухобліку особисто без залучення спеціалістів у сфері бухобліку, через що постають два запитання:
1) чи має керівник виконувати вимоги з фінмоніторингу як особа, що здійснює ведення бухобліку?
2) як оформити виконання обов’язків бухгалтера, якщо приймається рішення про самостійне ведення бухобліку та складання звітності безпосередньо керівником підприємства?
Звісно, щодо першого запитання цікаво було би почути думку Держфінмоніторингу. Проте логічно з погляду Закону про фінмоніторинг, що сам факт виконання трудових обов’язків за трудовим договором автоматично звільняє від виконання його вимог з фінмоніторингу.
Тому, на нашу думку, факт покладення обов’язків бухгалтера на будь-якого працівника чи керівника за трудовим договором (контрактом) вказує на виняток зі ст. 7 Закону про фінмоніторинг та не вимагає від такого керівника або іншого працівника повідомлення Держфінмоніторингу про окремі госпоперації за Законом про фінмоніторинг.
Але у вищезгаданому роз’ясненні Держпраці доходить й іншого, ще менш приємного висновку: неможливо покласти на працівника виконання обов’язків посади, яка не передбачена штатним розписом, та здійснювати відповідні доплати.
Цей висновок є значно складнішим, ніж видається на перший погляд.
Коли посада бухгалтера має бути у штатному розписі
Розгляньмо кілька варіантів виконання роботи бухгалтера (не ФОПа, не за договором ЦПХ та не аудиторською фірмою), адже слід врахувати важливе застереження — це виконання обов’язків фінмоніторингу не поширюється на бухгалтерів (інших працівників), які виконують обов’язки в межах трудових відносин (п. 7 ч. 2 ст. 6 Закону про фінмоніторинг).
Варіант 1. Керівник працює за трудовим договором (контрактом). У разі прийняття рішення про обов’язок ведення бухобліку на підприємстві саме керівником відповідні обов’язки мають бути прописані у:
— посадовій інструкції (якщо з керівником не укладали трудового договору (контракту));
— контракті (письмовому документі), де додатково прописати обов’язки бухгалтера. Хоча, на нашу думку, якщо серед наведених чотирьох варіантів ведення бухобліку на підприємстві обирають саме останній (четвертий) варіант, то варто прописати це у відповідному рішенні засновника.
Наша позиція: така організація роботи не потребує введення до штату посади бухгалтера. Мало того, цей варіант ведення бухобліку можливий саме за відсутності у штаті посади бухгалтера.
Причому оплата роботи керівника в частині виконання обов’язків з ведення бухобліку матиме наслідком лише збільшення оплати за трудовим договором (контрактом). Простіше кажучи, виплата за договором керівнику збільшується на певну домовлену з власником суму (ставка за штатним розписом).
Варіант 2. Керівник виконує роботу бухгалтера шляхом видання наказу по підприємству з відповідною доплатою за ведення бухгалтерського обліку.
Такий варіант несе зі собою певні ризики, пов’язані з можливим порушенням КЗпП.
Так, у цьому разі ми кажемо про ст. 105 КЗпП, а саме: про суміщення посад, тобто про виконання на тому самому підприємстві, в установі, організації поряд з основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) або обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, — і для цього цілком достатньо лише наказу керівника. Водночас покладення обов’язку ведення бухобліку на підприємстві на керівника за відсутності штатної посади бухгалтера — справа власника юрособи.
Нагадаємо, що повноваження виконавчого органу визначає власник (власники) юрособи. А ось організаційну структуру підприємства, кількість працівників, штатний розпис визначає вже такий виконавчий орган (керівник одноособово).
Це, як правило, уточнюють у статуті.
Скажімо, для ТОВ/ТДВ до компетенції виконавчого органу товариства належить вирішення всіх питань, пов’язаних з управлінням поточною діяльністю товариства, крім питань, що належать до виключної компетенції загальних зборів учасників (ч. 2 ст. 39 Закону про ТОВ/ТДВ).
Тому й висновок Держпраці в частині суміщення посад і отримання за це доплат є правильним. Якщо керівник вирішує покласти обов’язки ведення бухобліку на себе (й отримувати за це доплату), то цілком логічно спочатку внести посаду бухгалтера до штатного розпису, а вже потім наказом чи розпорядженням по підприємству покласти обов’язки бухгалтера на себе (а можливо, й на іншого працівника) додатково та без звільнення від основної роботи. Без попередньо внесеної посади до штатного розпису вимога КЗпП щодо суміщення з відповідною доплатою не виконується.
Підсумуймо
Власник(и) та керівник (колегіальний виконавчий орган) мають обрати один зі способів організації ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, визначених у ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, — штатний працівник, сторонній бухгалтер (фізособа за договором ЦПХ, ФОП чи юрособа) або керівник (чи власник).
У принципі можливість поєднання кількох способів не заборонена. Але як і в якій частині відбудеться поєднання, доведеться вирішувати саме власнику(ам) та керівникові. Проте таке поєднання не може порушувати вимог КЗпП та інших законів у сфері праці.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- Закон про бухоблік — Закон України від 16.07.1999 р. №996‑XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
- Закон про ТОВ/ТДВ — Закон України від 06.02.2018 р. №2275‑VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».
- Закон про фінмоніторинг — Закон України від 06.12.2019 р. №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення».