У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме: видати відповідний наказ та виплатити всі належні померлому працівникові грошові суми членам його сім’ї або спадкоємцям.
Тобто, проводячи останній розрахунок, роботодавець повинен нарахувати цьому працівникові зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо.
Тож, провівши всі необхідні розрахунки, бухгалтер відобразить їх у відповідних додатках об’єднаної звітності.
Додаток 5
Позаяк працівник помер у травні (це звітний ІІ квартал), а свідоцтво про смерть надано у серпні (це вже настає ІІІ звітний квартал), то виходить, що інформацію про цього працівника потрібно відобразити «заднім» числом, тобто внести до додатка 5 уточнювальну інформацію за ІІ квартал. Відобразити цю інформацію за звітний квартал (ІІІ квартал) не вдасться, бо це інформація за минулий період.
Таким чином, потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати об’єднану звітність з типом «Уточнююча» та додати додаток 5, в якому заповнюємо:
— як зазвичай, інформацію щодо звільненого працівника;
— у графі 10 — дату закінчення трудових відносин (буде дата смерті, зазначена у свідоцтві);
— у графі 16 — дату і номер наказу (оформлений у серпні за фактом отримання свідоцтва про смерть, в цьому випадку дата наказу та дата смерті можуть бути різні), згідно з яким проведено звільнення;
— у графі 17 — підставу. Звертаємо увагу, що Законом від 01.07.2022 р. №2352 внесено доповнення до ст. 36 КЗпП, зокрема додано п. 8-2 до ч. 1 згаданої статті, де зазначено таку підставу припинення трудового договору, як смерть працівника. Тож у цій графі потрібно навести підставу «п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП». Зазначена норма КЗпП набрала чинності з 19.07.2022 р., тому для її застосування орієнтуємося на дату видання саме наказу (за фактом припинення трудових відносин), а не дату смерті, зазначену у свідоцтві.
Додаток 1
Щоб правильно відобразити інформацію щодо звільненого працівника, слід подати два комплекти об’єднаної звітності:
— один — з типом «Уточнююча»,
— другий — з типом «Звітна».
Чому? Тому що для початку треба виправити несумову помилку за допомогою уточнюючого додатка 1, в якому вилучити дні без збереження зарплати (графу 13) та відкорегувати календарні дні перебування в трудових відносинах (графа 14), відображені у травні та червні ІІ кварталу. І вже потім у додатку 1 об’єднаної звітності за серпень ІІІ кварталу відобразити нараховані належні під час звільнення виплати працівникові.
Додаток 1 з типом «Уточнююча»
Потрібно зайти в період ІІ кварталу та сформувати об’єднану звітність з типом «Уточнююча» і додати два додатки 1 (окремо для травня, окремо для червня).
У додатку 1 за травень корегуємо календарні дні без збереження зарплати та календарні дні перебування у трудових відносинах, тобто буде два рядки:
— рядок 1: повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у травні ІІ кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати у графі 13, при цьому у графі 25 ставимо «1» (рядок на вилучення);
— рядок 2: зазначаємо за працівником правильну інформацію. При цьому у графі 13 — дні відпустки без збереження зарплати та у графі 14 — кількість днів перебування у трудових відносинах — відображаємо рівно ту кількість днів, яка була включно з датою смерті, й у графі 25 ставимо «0» (рядок на включення).
У додатку 1 за червень знімаємо календарні дні без збереження зарплати та календарні дні перебування у трудових відносинах, тут буде лише один рядок, тому що у червні з працівником уже жодних трудових відносин не було й інформація, що була відображена в ІІ кварталі, є помилковою, тож у рядку:
— повторюємо повністю рядок так, як він був відображений у червні ІІ кварталу, з днями відпустки без збереження зарплати (у графі 13) та з календарними днями перебування у трудових відносинах (у графі 14), при цьому у графі 25 ставимо «1» (рядок на вилучення).
Підсумуймо
Як видно з вищезазначеного, об’єднана звітність з типом «Уточнююча» за ІІ квартал буде одна, бо виправлення стосуються одного працівника, та міститиме два додатки 1 (травень та червень) і один додаток 5.
У титульній частині об’єднаної звітності з типом «Уточнююча» рядки з 07 до 110 не заповнюємо. У рядку 061 наводимо кількість додатків 1, які подаються (2), та кількість аркушів, які вони займають. Також у рядку 065 фіксуємо кількість додатків 5, які подаються (в цій ситуації «1»), та кількість аркушів, які вони займають.
Додаток 1 з типом «Звітна»
Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку №4 нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включають до зарплати місяця, в якому були здійснені такі донарахування.
Таким чином, позаяк корегувати травень щодо нарахованих сум працівникові та суми ЄСВ у серпні не можна, то відобразити нараховані виплати під час звільнення померлому працівникові потрібно тільки у місяці нарахування (у серпні) із зазначенням у:
— графі 8 — код застрахованої особи «1» або «2» — якщо працівник був особою з інвалідністю;
— графі 9 — коду типу нарахувань «1». Код типу нарахувань 1 зазначають лише для осіб, зокрема яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час (п. 1 розділу IV Порядку №4);
— графі 10 — місяця, на який припадають виплати (05.2022);
— графах 16 та 17 — суми нарахованої компенсації за дні невикористаної відпустки при звільненні;
— графі 20 — суми ЄСВ, нарахованої на суму компенсації;
— графи з 5 до 8 та з 21 до 24 заповнюють у звичайному порядку;
— інші графи не заповнюють.
Графу 14 у цьому випадку теж не заповнюють, бо кількість днів у трудових відносинах відображають у додатку 1 за травень ІІ кварталу, тому для уникнення задвоєння днів у цьому додатку повторно не відображають.
Зверніть увагу!
Якщо припинення трудових відносин із працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачують з фактично нарахованої суми.
Якщо датою смерті працівника є останній робочий день/останній день місяця і працівник не був особою з інвалідністю, у роботодавця виникає обов’язок щодо сплати ЄСВ не менше від мінімального розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ). Тому тут з’явиться ще один рядок із кодом «13» у графі 9 та відображенням у графі 18 суми різниці між МЗП та фактично нарахованим доходом і у графі 20 — нарахованої суми ЄСВ на цю різницю.
Додаток 4ДФ з типом «Звітна»
У додатку 4ДФ нараховану суму остаточного розрахунку відображають також у місяці того кварталу, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) буде відображена у серпні за ІІІ квартал із відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зафіксована у свідоцтві).