Відпустка без збереження заробітної плати надається працівникові на підставі ст. 84 КЗпП та ст. 26 Закону про відпустки. Протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати йому відпустку без збереження заробітної плати без обмеження строку, встановленого ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки (ст. 12 Закону №2136)1.
1 Закон України від 15.11.1996 р. №504/96-ВР «Про відпустки», Закон України від 15.03.2022 р. №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану».
Час перебування у відпустці без збереження зарплати зараховується до стажу роботи, що надає право на дні щорічної основної відпустки (п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки).
Отже, під час перебування у відпустці без збереження заробітної плати особа вважається працюючою і такою, що перебуває у трудових відносинах, що підтверджується записами у трудовій книжці.
Тому, позаяк трудові відносини не перериваються, відпустку працівника без збереження заробітної плати, яка триває цілий місяць, відображають у додатку 1 об’єднаної звітності в тому місяці кварталу, в якому вона надана, таким чином:
— у графі 13 зазначають кількість днів наданої відпустки без збереження зарплати;
— у графі 14 — кількість календарних днів перебування у трудових відносинах;
— графи 05 — 08,10, 21 — 24 заповнюють у звичайному порядку;
— інші графи не заповнюють.
Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ податкові агенти зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізосіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (з розбиттям за місяцями звітного кварталу) до контролюючого органу за основним місцем обліку. Такий розрахунок подають лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку — фізособі податковим агентом — платником єдиного внеску протягом звітного періоду.
Тобто у додатку 4ДФ відображати працівника, який цілий місяць перебував у відпустці без збереження зарплати, не потрібно, адже немає нарахувань доходу та утримань податків і зборів.
Отже, якщо директор цілий місяць (місяці кварталу) перебував у відпустці без збереження зарплати, то об’єднану звітність за звітний квартал подавати потрібно і тільки з додатком 1, а в титульній частині звіту у рядку 061 слід поставити позначку про подання зазначеного додатка з кількістю аркушів. Зрозуміло, що позначок про суми нарахованих доходу директору та ЄСВ там не буде.