Державний реєстр застрахованих осіб
Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування — організаційно-технічна система, призначена для накопичення, зберігання та використання інформації про збір та ведення обліку єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, його платників та застрахованих осіб, створена відповідно до Закону про ЄСВ.
Реєстр застрахованих осіб — одна з двох складових Державного реєстру, є автоматизованим банком відомостей обліку фізосіб, які підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, — застрахованих осіб, які сплачують або за яких сплачують єдиний соціальний внесок (далі — ЄСВ).
Друга складова Державного реєстру — реєстр страхувальників.
Страхувальниками є платники податку — роботодавці та інші особи, зобов’язані сплачувати ЄСВ.
Реєстр застрахованих осіб складається з персональних електронних облікових карток застрахованих осіб, де відомості про застрахованих осіб формуються з даних звітності страхувальників.
Реєстраційний номер облікової картки
Згідно з п. 63.5 ПКУ та п. 1 розділу II Положення №822 усі фізособи — платники податків та зборів реєструються у контролюючих органах шляхом включення відомостей про них до Державного реєстру фізичних осіб — платників податків у порядку, визначеному цими нормативними документами.
Облік фізосіб — платників податків ведеться у Державному реєстрі за реєстраційними номерами облікової картки платника податків (крім осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають позначку у паспорті).
Формує реєстраційний номер облікової картки платника податків ДПС на підставі відомостей, поданих фізособою в Обліковій картці №1ДР.
ДПС присвоює Обліковій картці №1ДР реєстраційний номер облікової картки платника податків, який є порядковим номером реєстрації облікової картки в Державному реєстрі.
Підтвердженням достовірності реєстраційного номера облікової картки платника податків є документ, що засвідчує реєстрацію особи у Державному реєстрі (картка платника податків), або дані про реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру, внесені до паспорта громадянина України або свідоцтва про народження.
Згідно з п. 70.12 ПКУ реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру використовується органами державної влади та органами місцевого самоврядування, юридичними особами незалежно від організаційно-правових форм, включаючи установи Національного банку України, банки та інші фінансові установи, біржі, особами, які провадять незалежну професійну діяльність, фізособами-підприємцями, а також фізособами в усіх документах, які містять інформацію про об’єкти оподаткування фізосіб або про сплату податків.
Зверніть увагу!
Обліковим карткам фізосіб, які на момент набрання чинності ПКУ зареєстровані у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів, присвоюються номери, що відповідають ідентифікаційним номерам платників податків — фізосіб. Документи про реєстрацію фізосіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків та інших обов’язкових платежів, видані контролюючими органами у порядку, визначеному законодавством, що діяло до набрання чинності Кодексом, вважаються дійсними для всіх випадків, передбачених для використання реєстраційних номерів облікових карток фізосіб, не підлягають обов’язковій заміні та є такими, що засвідчують реєстрацію фізосіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків (п. 70.17 ПКУ).
Ідентифікаційний номер платника податків присвоюється людині раз і назавжди і не змінюється за жодних обставин.
Перевіряє достовірність формування реєстраційного номера облікової картки платника податків виключно ДПС (п. 5 розділу ХІІІ Положення №822).
Лист від ПФУ та виконання приписів
Пенсійний фонд України час від часу проводить аналіз протоколів розбіжностей/некоректних даних, виявлених у персональних картках, з метою мінімізації ризиків використання недостовірних відомостей під час призначення пенсій та інших соціальних виплат.
Страхувальники, які отримали інформацію про виявлені помилки під час відображення реєстраційного номера облікової картки платника податків у застрахованих осіб, які перебували з ними в трудових відносинах, мають можливість зробити виправлення в своїй звітності для запобігання порушення прав та соціальних гарантій застрахованих осіб, гарантованих законодавством України.
Виправлення помилок у звітності проводять за наявності документів, що підтверджують реєстраційний номер облікової картки платника податків (копії довідки Державного реєстру фізичних осіб) та прізвище, ім’я, по батькові (копії паспорта).
Отже, з обліковими даними та приписами ніби все зрозуміло. А тепер з’ясуймо, чи потрібна перевірка та як робити виправлення.
Чи є можливим коригування без перевірки?
Згідно з абз. 1 п. 11 розділу VІІ Положення №822, у разі виявлення помилок, порушень чи неточностей щодо внесення прізвища, імені, по батькові, дати чи місця народження, місця проживання тощо, допущених під час реєстрації фізособи у Державному реєстрі, виправляють дані шляхом внесення змін до Державного реєстру на підставі Заяви про внесення змін. Після виправлення помилок реєстраційний номер облікової картки платника податків не змінюється.
Контролюючий орган може змінити реєстраційний номер облікової картки платника податків, якщо порушення чи неточності неможливо усунути шляхом внесення змін відповідно до абзацу першого цього пункту. Таку зміну проводять після перевірки чи з’ясування обставин допущення помилки, виявленої контролюючим органом самостійно чи за результатами розгляду звернення фізособи — платника податків. Про виявлення такого факту або про результати розгляду звернення контролюючий орган інформує фізособу — платника податків (абз. 1 п. 11 розділу VІІ Положення №822).
Для виправлення помилок у звітності за період з 01.01.2000 р. до 31.12.2010 р. до органів Пенсійного фонду України надаються коригувальні відомості після перевірки, здійсненої за заявою страхувальника.
Таким чином, підприємство має звернутися до ПФУ із заявою про проведення перевірки з подальшим внесенням виправлень до облікових даних працівників. Це потрібно зробити обов’язково, адже наявність помилок у реєстрі застрахованих осіб позбавляє можливості зарахування відповідного періоду до стажу роботи, що впливає на розмір пенсії, та правильного призначення соціальних виплат.
Чи буде штраф?
Чи передбачено штрафні санкції за неправильне зазначення реєстраційного номера застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб за 2000 і 2003 рр.?
У разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк припису про усунення правопорушень фінансові та адміністративні санкції, заходи реагування до суб’єктів господарювання, його посадових осіб не застосовуються (ч. 11 ст. 7 Закону про держнагляд).
Виправлення помилки
Виявлені помилки в реєстраційному номері облікової карти платника податків за період до 2010 року виправляються сьогодні, але за нормами чинного на той час Порядку №7-6. Адже облік застрахованих осіб і персоніфікований облік відомостей про суми заробітної плати (доходу) та страхових внесків на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за період до 1 січня 2010 року вівся саме із застосуванням Порядку №7-6.
Скасування відомостей здійснюється, якщо некоректними виявилися такі ключові реквізити первинного звіту, як код страхувальника, звітний рік, номер облікової картки застрахованої особи, код підстави для спеціального стажу. Коригування або скасування відомостей облікової картки застрахованої особи здійснюється за будь-які роки функціонування системи персоніфікованого обліку тільки на підставі наданих у встановленому порядку документів страхувальника.
Таким чином, відомості про застрахованих осіб органам Пенсійного фонду України за період до 1 січня 2011 року з типом форми «Коригуюча» або «Скасовуюча» подають лише за результатами перевірки, здійсненої за заявою платника.
Підсумуймо
Тож, аби виправити неправильне зазначення реєстраційного номера застрахованих осіб у реєстрі застрахованих осіб за 2000 і 2003 рр., що призводить до спотворення відомостей або невнесення інформації до персональної облікової картки застрахованої особи про страховий стаж, зарплату і трудові відносини, роботодавцю потрібно:
1) подати до ПФУ заяву про проведення перевірки;
2) подати коригувальні звіти на підставі акта перевірки.
Штрафу за уточнення номера облікової картки не передбачено, бо це несумова помилка і вона не містить у собі уточнення сум нарахованого доходу чи ЄСВ за працівника.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про держнагляд — Закон України від 05.04.2007 р. №877-V «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».
- Положення №822 — Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків, затверджене наказом Мінфіну від 29.09.2017 р. №822.
- Порядок №7-6 — Порядок формування та подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою ПФУ від 10.06.2004 р. №7-6 (втратив чинність з 01.01.2010 р.).