Як ведуть облік ФОПи-«єдинники»
Якщо ФОП є платником єдиного податку і не є платником ПДВ, він зобов’язаний вести тільки облік доходів. Облік витрат таким ФОПам вести не обов’язково. На відміну від них, ФОПи — платники ЄП за ставкою 3% (платники ПДВ) повинні вести облік і доходів, і витрат.
Загальні вимоги до ведення обліку ФОПа
ДПС у Хмельницькій області роз’яснює, який облік повинні вести ФОПи-«єдинники» (див. «ДК» №25/2022).
Правило перше. Фізособи не зобов’язані вести бухоблік. Адже Закон про бухоблік поширюється тільки на юросіб, які мають відокремлене майно та зобов’язання, що потребують окремого обліку.
Правило друге. Все-таки податковий облік ФОПам вести треба. Адже їм потрібно визначити базу оподаткування єдиним податком та контролювати річний обсяг доходів! Але як це робити?
Правило третє. На думку податківців, фізособи не обмежені жодними правилами щодо того, як їм вести облік підприємницької діяльності.
Так чи інакше, але мінімальний облік «для себе» ФОПи ведуть, причому кожен ФОП веде його так, як вважає за потрібне.
Проте є два види обліку у ФОПів, регламентовані законодавством:
— облік доходів і витрат або тільки доходів. Ведеться для потреб оподаткування, передбачений нормами ПКУ;
— облік товарних запасів, який ведуть ті ФОПи, які здійснюють розрахункові операції і належать до тих груп ФОПів, які зобов’язані вести товарний облік (докладніше про ці групи ми писали в «ДК» №47/2021). Цей облік вимагається Законом про РРО і регламентований Порядком №496.
Увага, платники ЄП 3-ї групи!
З 1 квітня 2022 року ФОПи-«єдинники» 3-ї групи мають можливість застосовувати особливу ставку ЄП — 2%, яка не передбачає сплату ПДВ.
Застосування особливої ставки єдиного податку 2% ніяк не впливає на необхідність вести облік доходів — цей обов’язок залишається без змін. Облік витрат ФОПам — платникам ЄП за ставкою 2% вести не потрібно.
Облік доходів для потреб оподаткування єдиним податком ФОПів — неплатників ПДВ
У коментованому роз’ясненні податківці нагадують, що обов’язок ФОПів вести податковий облік установлено п. 44.1 ПКУ, а показники податкової декларації мають бути підтверджені документально. Тобто не можна записати в декларацію «приблизний» показник, не підтверджений документами. Як застосовувати цей п. 44.1 ПКУ до ФОПів, які не ведуть бухобліку?
Отже, в абзаці першому п. 44.1 ПКУ зазначено: для потреб оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
У вищезгаданому роз’ясненні податківці кажуть: ФОПи-«єдинники», неплатники ПДВ, не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг, а повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ. Водночас такі ФОП повинні підтверджувати факт включення або невключення певних доходів до загального складу доходу (ст. 292 ПКУ).
Чим підтверджується надходження доходів ФОПа та їх включення до бази оподаткування єдиним податком?
В абзаці другому п. 44.1 ПКУ написано, що формування показників податкової звітності на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПКУ, забороняється. У першому абзаці п. 44.1 ПКУ згадуються:
— первинні документи;
— регістри бухгалтерського обліку;
— інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Поняття первинного документа та господарської операції визначені у ст. 1 Закону про бухоблік, який стосується тільки юросіб:
— первинний документ — це документ, який містить відомості про господарську операцію;
— господарська операція — це дія або подія, що спричинює зміни у структурі активів та зобов’язань, власному капіталі підприємства.
Поняття первинного документа ніяк не стосується фізосіб, бо вони не здійснюють господарських операцій у розумінні Закону про бухоблік, не мають активів, зобов’язань, власного капіталу. Іншими словами, фізособи первинних документів не складають.
Не складають вони й регістрів бухобліку та фінансової звітності.
Проте є ще «інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів». Які це документи?
Відповідь знаходимо у п. 296.1 ПКУ, за яким ФОПи-«єдинники» 1-ї, 2-ї груп та 3-ї групи за ставкою 5% ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів. І жодної згадки про облік понесених витрат або про документи на придбання товарів. Тож декларація єдиного податку без сплати ПДВ підтверджується виключно таким обліком.
Своєю чергою, документами, які підтверджують дані обліку доходу ФОПа, є документи, що підтверджують надходження коштів на поточний рахунок до банку або надходження готівкових коштів.
Надходження доходу в безготівковій формі підтверджується виписками про рух коштів на рахунках, відкритих в установах банків. За даними таких виписок можна дізнатися про види і суми доходів, які включаються до бази оподаткування єдиним податком та які не включаються.
Готівковий дохід ФОП документує згідно з вимогами Положення №148. Зокрема, відповідно до п. 11 Положення №148 готівку оприбутковує в день її одержання в повній сумі. Оприбуткуванням готівки у касах суб’єктів господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням КОРО без застосування РРО, є внесення даних розрахункових квитанцій до КОРО. Така вимога стосується ФОПів, які не застосовують РРО/ПРРО на підставі Постанови №1336.
ФОПи касової книги не ведуть (п. 39 Положення №148).
Ті ФОПи, які не застосовують РРО/ПРРО (наприклад, ФОПи — платники єдиного податку першої групи), оприбутковують готівку шляхом ведення помісячного обліку доходів відповідно до абзацу першого п. 296.1 ПКУ без заповнення касових книг.
У разі застосування РРО доходи в готівковій формі підтверджують звітами РРО/ПРРО в частині готівкової форми оплати. Якщо через РРО/ПРРО були зареєстровані безготівкові операції (приймання платіжних карток від покупців/клієнтів), цей дохід підтверджують звітами РРО/ПРРО в частині карткових розрахунків у повній сумі та на дату проведення таких розрахунків із покупцями/клієнтами. Коли банк-еквайр зараховує цю виручку на рахунок торговця, він уже не враховує її під час формування бази оподаткування єдиним податком.
У разі незастосування РРО/ПРРО згідно з Постановою №1336 підтвердженням доходів будуть записи в книзі КОРО (здійснені на підставі розрахункових квитанцій) та виписки про рух коштів на рахунках, відкритих в установах банків.
Облік доходів і витрат у ФОПів-«єдинників» та платників ПДВ
ФОПи — платники ЄП 3-ї групи за ставкою 3%, які є ще й платниками ПДВ, ведуть облік доходів і витрат за типовою формою та в порядку, встановленому Мінфіном. Наразі є тільки проєкт цієї типової форми, про який ми повідомляли у лютому 2022 року. Вочевидь через війну цього проєкту ще не затверджено, тож наразі не маємо типової форми обліку доходів і витрат для ФОПів-«єдинників» з ПДВ. Позаяк книги обліку для ФОПів скасовані ще з 1 січня 2021 року, то радимо вести облік у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів та витрат.
Звісно, що всі дані такого обліку мають підтверджуватися документально. Облік витрат означає, що ФОПу треба враховувати не лише надходження коштів, а й видатки. Нагадаємо, що ФОПи не ведуть бухобліку і тому всі доходи і витрати обліковують за касовим методом. Витрати коштів, як правило, підтверджують виписками банку, квитанціями, касовими чеками тощо.
Отже, підсумуймо:
1. Облік доходів або облік доходів і витрат ФОПи-«єдинники» ведуть виключно для контролю річного обсягу доходів, а ФОПи 3-ї групи — ще й для формування бази оподаткування єдиним податком. Це стосується і платників ЄП за ставкою 2%.
2. Показники декларації єдиного податку підтверджують даними такого обліку.
3. Дані обліку доходів підтверджують документально, зокрема банківськими виписками, звітами РРО/ПРРО тощо.
4. Дані обліку витрат підтверджують, зокрема, банківськими виписками, квитанціями, чеками РРО/ПРРО тощо.
5. Для власних потреб ФОП може вести облік у тому обсязі, в якому вважає за потрібне.
Облік товарних запасів під час воєнного стану
Усе вищесказане не стосується обліку товарних запасів, який ведеться на вимогу Закону про РРО і регламентований Порядком №496. Ми докладно описали цей облік у статті «Товарний облік у ФОПа: що в новому порядку?» в «ДК» №47/2021.
На час воєнного стану обов’язку ведення товарного обліку не скасовано, його повинні вести всі ФОПи, які мають такий обов’язок:
— ФОПи — платники ЄП 2-ї та 3-ї груп за ставкою 5%, які реєструють розрахункові операції через РРО/ПРРО та здійснюють:
— реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту;
— реалізацію лікарських засобів, виробів медичного призначення;
— реалізацію ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння;
— ФОПи — платники ЄП 3-ї групи за ставкою 3%, які зареєстровані платниками ПДВ та реєструють розрахункові операції через РРО/ПРРО.
Чи зобов’язані вести товарний облік платники ЄП за особливою ставкою 2%? У п. 12 ст. 3 Закону про РРО дослівно написано так: «Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб — підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками податку на додану вартість». Отже, вимоги щодо ведення товарного обліку поширюються на тих ФОПів, які зареєстровані платниками ПДВ і здійснюють розрахункові операції.
ФОПи — платники ЄП за ставкою 2% можуть бути зареєстровані платниками ПДВ, якщо вони були ними до переходу на ставку ЄП 2%. Правила застосування особливої ставки ЄП 2% прописані у п. 9 підрозділу 8 розділу ХХ ПКУ. У пп. 9.5 п. 9 підрозділу 8 розділу ХХ ПКУ зазначається, що реєстрація платником ПДВ є призупиненою для тих, хто перейшов на ставку ЄП 2%. Отже, й обов’язок ведення товарного обліку для таких ФОПів теж має бути призупинений.
Що ще почитати про спецгрупу ЄП (3-тя група за ставкою 2%)
«Ліміт доходу за 2022 рік для ФОПа на ЄП групи 3 і спецсистемі» у «ДК» №14/2022;
«Перехід платника ЄП 4-ї групи на ЄП 3-ї групи за ставкою 2%» у «ДК» №14/2022;
«Що змінилося для спецгрупи з єдиного податку з 5 квітня: аналіз редакції» у «ДК» №15/2022;
«Надання послуг на спецгрупі ЄП після отримання передоплати платником ПДВ» у «ДК» №16/2022;
«Прощення кредиту й особлива ставка ЄП 2%» у «ДК» №17/2022;
«Облік ПДВ під час перебування на спецгрупі ЄП (2%) і після» у «ДК» №18/2022;
«Перехід на ЄП (2%) і ПДВ при тривалому виробництві (будівництві)» у «ДК» №19/2022;
«Декларація для спецгрупи ЄП за ставкою 2%: як складати і подавати?» у «ДК» №20/2022.
Зокрема, товарний облік для платників ПДВ запровадили не просто так, а з метою підтвердження використання товарів в оподатковуваних чи звільнених операціях, а також не в господарській діяльності платника ПДВ. А якщо платник ЄП за ставкою 2% звільнений від обов’язку нарахування та сплати ПДВ за операціями з постачання товарів, робіт та послуг, місце постачання яких розташоване на митній території України, а також від подання звітності з ПДВ, то і практичний сенс ведення товарного обліку теж втрачається.
Це була позиція з погляду логіки та здорового глузду, а якої думки будуть податківці, ще невідомо. У ЗІР також немає роз’яснень щодо цього.
Нагадаємо, що відповідальність ФОПа за неведення товарного обліку або ведення з помилками та не в повному обсязі, ненадання форми обліку та первинних документів під час перевірки передбачена ст. 20 Закону про РРО. А саме:
— за реалізацію товарів, не облікованих згідно з Порядком №496,
— за ненадання контролерам під час перевірки форми обліку та первинних документів на всі товари, що не реалізовані, але зберігаються у місці продажу,
застосовується фінансова санкція у розмірі подвійної вартості таких товарів, не облікованих у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше ніж 10 н. м. д. г. (наразі це 170 грн).
Увага: згідно з п. 12 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону про РРО тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, санкції за порушення вимог Закону про РРО не застосовуються.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон про РРО — Закон України від 06.07.1995 р. №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Порядок №496 — Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 р. №496.
- Постанова №1336 — Постанова КМУ від 23.08.2000 р. №1336 «Про забезпечення реалізації статті 10 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».