Директор підприємства планує уповноважити свого заступника на підписання касових документів. Як це правильно оформити? Розгляньмо, що кажуть стосовно цього законодавство, а також ДПС та Держпраці.
Директор підприємства планує уповноважити заступника директора на підписання документів на видачу готівки з каси підприємства та доданих до видаткових касових ордерів документів. Що для цього потрібно?
Насамперед нагадаємо, що назва посади «заступник директора» є похідною від назви посади самого директора. Заступників може бути й декілька, і кожному з них може бути делеговано власну частину обов'язків директора. А можуть бути встановлені й власні обов'язки. I все це на кожному підприємстві вирішується по-своєму.
Наприклад, у Правилах організації діловодства зазначено, що посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) установи, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядчому документі про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначають також порядок підписання документів іншими особами в разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені підписувати їх (п. 1 пп. 7 р. 2 Правил).
Якщо керівник має заступника і в його посадовій інструкції (або в іншому внутрішньому розпорядчому документі) зафіксовано, що він на період тимчасової відсутності керівника виконує його функції, або наказом керівника врегульовано питання підписання документів його заступником, то підписує їх саме він, зазначаючи посаду «Заступник директора» і своє прізвище.
Але якщо повноваження заступника треба змінити, то, щоб доручити йому підписувати касові документи за директора, доведеться звернутися до найвищого рівня керівництва — засновників.
Якщо це ТОВ/ТДВ, то чи потрібні для цього загальні збори учасників?
Чи не буде порушенням порядку ведення касових операцій, якщо підписуватиме документи на видачу готівки з каси підприємства та робитиме дозвільний напис на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках заступник директора підприємства, уповноважений рішенням загальних зборів?
Формально — може бути обраний і такий варіант. Адже у компетенції загальних зборів ТОВ/ТДВ перебувають питання, визначені ст. 30 Закону про ТОВ/ТДВ. Цей перелік питань є відкритим — до виключної компетенції загальних зборів учасників статутом товариства також може бути віднесено вирішення інших питань.
Тому якщо статутом товариства передбачено, що це питання мають вирішити загальні збори, то доведеться їх збирати. Але найчастіше статут дозволяє вирішувати це питання самому директору.
Що говорять податківці?
А податківці в IПК від 05.10.2021 р. №3703/IПК/99-00-07-05-01-06 (див. «ДК» №43/2021) висловили власну думку: вони вважають, що загальні збори товариства не наділені правом уповноважувати посадових осіб створеного ними підприємства на ведення касових операцій. Лише керівник підприємства може визначити внутрішнім розпорядчим актом посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, без можливості передовіряти виконання дорученої роботи іншим особам.
Насправді, як ми показали вище, загальні збори можуть бути наділені будь-якими повноваженнями. Iнша річ, що порядок уповноваження посадової особи на підпис касових документів чітко регламентовано Положенням №148. I ось саме його й треба дотримуватися, а не вигадувати власний порядок.
Згідно з п. 26 розділу III Положення №148 готівка з кас видається за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником.
Відповідно до п. 45-1 розділу IV Положення №148 керівник установи/підприємства визначає внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV цього Положення, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю.
Отже, хоча Закон про ТОВ і не забороняє надавати відповідні компетенції загальним зборам, податківці спираються саме на касове Положення №148, яке прямо каже, що саме керівник повинен уповноважити іншого працівника на підпис касових документів. I це, в принципі, правильно, адже Положення №148 поширюється на всіх юросіб незалежно від їхньої організаційної форми. Загальні збори має не кожна юрособа, а от керівника — кожна.
Тож керівник повинен видати наказ (розпорядження тощо), в якому надаються відповідні повноваження посадовим особам, які обіймають певні посади. Наприклад, можна уповноважити на підписання касових документів заступника директора, тимчасово або постійно.
Розширення кола обов'язків — зміна істотних умов праці!
Хоча покладання обов'язку підписувати касові документи на будь-якого працівника підприємства за рішенням його керівника і передбачено Положенням №148, треба враховувати і вимоги КЗпП.
А ст. 31 КЗпП чітко каже, що роботодавець (зокрема, і директор підприємства) не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором!
Отже, якщо раніше заступник директора не мав підписувати таких документів, принаймні у дні, коли директор був присутній на робочому місці, а тепер директор бажає покласти на нього новий обов'язок, це розширення кола обов'язків. Що Держпраці розглядає як зміну істотних умов праці!
Iстотні умови праці
Перелік істотних умов праці, передбачений у ч. 3 ст. 32 КЗпП, не є вичерпним, тому істотні умови праці є оціночним поняттям у трудовому праві.
До істотних умов праці, крім перелічених у ч. 3 ст. 32 КЗпП України, з урахуванням інтересів конкретних працівників згідно із судовою практикою також віднесено встановлення або скасування деяких додаткових елементів у трудовій функції, якщо основна трудова функція при цьому не змінюється, відбуваються збільшення або зменшення обсягу роботи, ступеня самостійності і відповідальності працівника, ступеня шкідливості роботи, перехід з індивідуальної на колективну організацію праці і навпаки та створюються інші умови, що характеризують трудовий процес.
Згідно з положеннями ст. 105 КЗпП України працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд з своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника.
Лист ГУ Держпраці в Одеській області від 20.02.2020 р. №15-л-186/03-13-1685
Так, у листі від 20.02.2020 р. №15-л-186/03-13-1685 ГУ Держпраці в Одеській області зазначало, що розширення трудових обов'язків працівників можливе або за згоди (по суті, з ініціативи) працівника, або в порядку, встановленому ч. 3 ст. 32 КЗпП, за наявності підстав.
А такими підставами ч. 3 ст. 32 КЗпП вважає лише зміни в організації виробництва і праці. I про таке розширення обов'язків працівник має бути попереджений за 2 місяці! I його згода теж потрібна.
Адже, якщо працівник не бажатиме виконувати нових обов'язків, а старі умови праці не може бути збережено (тобто директор наполягатиме на виконанні наказу), працівник матиме право не лише звільнитися протягом цих 2-х місяців, а й отримати вихідну допомогу відповідно до ст. 44 КЗпП.
А оформити таке розширення трудових обов'язків можна по-різному.
Наприклад, наказом можна внести зміни до посадової інструкції щодо певної посади.
Або ж видати наказ про суміщення посад — і тоді працівник одночасно зі своїми старими обов'язками виконуватиме ще й обов'язки за іншою посадою.
Щоправда, в нашій ситуації, коли директор бажає, аби його заступник розписувався саме за керівника підприємства, але при цьому сам директор й надалі працюватиме, варіант зі суміщенням посад, звісно, не допоможе.
Проте хай би який варіант не було обрано, якщо ініціатором розширення трудових обов'язків є роботодавець, то з наказом працівника треба ознайомити за 2 місяці.
Якщо вимог Положення №148 не дотримано, — які наслідки?
Що робити, якщо касовий документ підписала особа, яка не мала на це повноважень — ані за посадовою інструкцією, ані за наказом, ані за рішенням загальних зборів? Просто так сталося, що оформити касовий документ потрібно було терміново, а директора поруч не було. Ось і підписав заступник (хоча директор того дня був на роботі і сам повинен був виконувати свої обов'язки).
Такий касовий документ можуть визнати недійсним, — адже він підписаний не уповноваженою на це особою. Але чим це загрожує підприємству або його посадовим особам?
Щодо підприємства, то слід пам'ятати, що 2019 року скасовано сумнозвісний Указ Президента від 12.06.1995 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки», який передбачав фінансові санкції за порушення касової дисципліни.
Чинними залишилися адміністративні штрафи:
— за порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у тому числі перевищення граничних сум розрахунків готівкою. Цей штраф застосовують податківці;
— за здавання виторгу торговельними підприємствами всіх форм власності, які реалізують товари за готівку, з порушенням термінів, установлених правилами розрахунків і ведення касових операцій. Цей штраф застосовує Національна поліція.
Докладніше про ці штрафи читайте у статті «Скасування Указу №436: наслідки для бізнесу» в «ДК» №26/2019.
Ці штрафи не стосуються нашої ситуації. Отже, ані фінансових санкцій, ані адміністративних штрафів у цьому разі не буде.
Проте для суб'єкта господарювання і для касира настають інші наслідки:
— якщо готівка була видана з каси за недійсним документом, то відповідатиме за цю нестачу касир, який не пересвідчився в тому, чи справді видатковий документ було підписано уповноваженою особою;
— якщо готівка була прийнята до каси за недійсним документом, то це буде надлишок готівки, який має бути оприбуткований за результатами інвентаризації каси та включений до складу доходів підприємства.
Тож, як зазначено у п. 34 Положення №148, касир під час одержання касових ордерів або видаткових відомостей зобов'язаний перевірити:
1) наявність і справжність на документах підписів, передбачених у формах касових ордерів, які є додатками до цього Положення, а на видатковій відомості — дозвільного напису керівника установи/підприємства або осіб, які ним уповноважені;
2) правильність оформлення документів, наявність усіх обов'язкових реквізитів;
3) наявність перелічених у документах додатків.
I в разі невиконання хоча б однієї з цих вимог — касир повинен повернути документи для правильного оформлення!
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- ККУ — Кримінальний кодекс України від 05.04.2001 р. №2341-III.
- Закон про ТОВ/ТДВ — Закон України від 06.02.2018 р. №2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю».
- Положення №148 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін'юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»