Що таке копія або витяг із кадрового документа? Що таке дублікат кадрового документа? Як оформити копію наказу про звільнення? Чи можна видати замість копії витяг із наказу про звільнення?
Багато запитань було поставлено нам через зміни, внесені до КЗпП щодо видачі копії наказу про звільнення всім працівникам.
Нагадаємо: у ст. 47 КЗпП зазначається, що роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Такі зміни відбулися з 10 червня 2021 року.
I вже з'явилися консультації інших фахівців, у яких помилково стверджують, що замість копії можна видати дублікат оригіналу наказу.
Відразу зазначимо: у разі затримки видачі копії наказу (розпорядження) про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ст. 235 КЗпП). Тож якщо видати працівникові у день звільнення дублікат оригіналу, а не копію, то слідом уже можна готувати круглу суму у вигляді середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу.
Тому визначити, що саме треба надати звільненому працівникові, як правильно цей документ оформити, — дуже важливо!
Отже, розгляньмо, як же правильно оформити копію і яка різниця між копіями, дублікатами та витягами/виписками.
Коли застосовується копія у кадровому діловодстві
Є низка статей КЗпП, у яких зазначається про копії документів. Цю інформацію відобразили у зручній таблиці 1.
Таблиця 1
Норми КЗпП, в яких згадується про копії документів
| № з/п |
Норма КЗпП | Зміст |
| 1. | Ст. 47 КЗпП | Роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, провести з ним розрахунок у строки, зазначені у ст. 116 КЗпП, а також на вимогу працівника внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. |
| 2. | Ст. 36 КЗпП | У випадках набрання законної сили вироком суду, яким працівника засуджено (крім випадків звільнення від відбування покарання з випробуванням) до позбавлення волі або до іншого покарання, яке унеможливлює продовження цієї роботи; укладення трудового договору (контракту), всупереч вимогам Закону про запобігання корупції, встановленим для осіб, які звільнилися або іншим чином припинили діяльність, пов'язану з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, протягом року з дня її припинення; набрання законної сили рішенням суду про визнання необґрунтованими активів та їх стягнення в дохід держави стосовно особи, уповноваженої на виконання функцій держави або місцевого самоврядування, у передбачених ст. 290 ЦПКУ випадках. Особа підлягає звільненню з посади у триденний строк з дня отримання органом державної влади, органом місцевого самоврядування, підприємством, установою, організацією копії відповідного судового рішення, яке набрало законної сили. |
| 3. | Ч. 6 ст. 223 КЗпП | Організаційно-технічне забезпечення комісії у трудових спорах (надання обладнаного приміщення, друкарської та іншої техніки, необхідної літератури, організація діловодства, облік та зберігання заяв працівників і справ, підготовка та видача копій рішень тощо) здійснюється власником або уповноваженим ним органом. |
| 4. | Ст. 227 КЗпП | Комісія у трудових спорах приймає рішення більшістю голосів її членів, присутніх на засіданні. У рішенні зазначаються: повне найменування підприємства, установи, організації, прізвище, ім'я та по батькові працівника, який звернувся до комісії, або його представника, дата звернення до комісії і дата розгляду спору, суть спору, прізвища членів комісії, власника або представників уповноваженого ним органу, результати голосування і мотивоване рішення комісії. Копії рішення комісії у триденний строк вручаються працівникові, власникові або уповноваженому ним органу. |
| 5. | Ст. 228 КЗпП | У разі незгоди з рішенням комісії у трудових спорах працівник чи власник або уповноважений ним орган можуть оскаржити її рішення до суду в десятиденний строк з дня вручення їм виписки з протоколу засідання комісії чи його копії. Пропуск зазначеного строку не є підставою для відмови у прийнятті заяви. Визнавши причини пропуску поважними, суд може поновити цей строк і розглянути спір по суті. У разі коли пропущений строк не буде поновлено, заява не розглядається, і залишається в силі рішення комісії у трудових спорах. |
Оригінал, дублікат, копія, витяг: яка різниця між цими поняттями
Аби з'ясувати, що ж таке копія, оригінал, дублікат, витяг та інше, недостатньо знати лише норми КЗпП, а слід ознайомитися з іншими документами, а саме Правилами організації діловодства та ДСТУ 2732:2004.
Розгляньмо у зручній таблиці 2 визначення термінів «оригінал», «дублікат», «копія», «витяг».
Копія документа: як її оформити?
Вище вже з'ясували, що таке копія документа, а в цьому розділі дізнаймося, як же правильно оформити копію документа.
Тут нам однозначно слід звернутися до Правил організації діловодства.
Копії бувають різні, залежно від способу їх виготовлення, а саме:
1) факсимільні — копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, у тому числі багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включно з підписом та печаткою) або частину їх;
2) вільні — виготовляються шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).
Але і факсимільні, і вільні копії підлягають засвідченню відповідно до п. 8, 9 глави 10 розд. 2 Правил організації діловодства.
Копія документа має відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину.
Не допускається виготовляти копії документів із нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.
Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.
Напис про засвідчення копії складається зі:
1) слів «Згідно з оригіналом»;
2) назви посади особи, яка засвідчує копію;
3) особистого підпису особи, яка засвідчує копію;
4) її ініціалів (ініціала імені) та прізвища;
5) дати засвідчення копії.
На лицьовому боці у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляють позначку «Копія». Напис про засвідчення копії наказу буде лише на копії наказу. А на оригіналі документа написів про зроблені з нього копії не буде.
Повернімося до ст. 47 КЗпП.
У день звільнення працівника слід зробити такі 10 кроків:
1. Видати наказ про звільнення працівника.
2. Зазначити про копію наказу у відмітці про ознайомлення.
3. Підписати наказ у директора.
4. Зареєструвати наказ.
5. Отримати підпис працівника у відмітці про ознайомлення з наказом.
6. Зробити ксерокопію наказу.
7. Засвідчити копію. Копія набуває юридичної сили лише в разі її засвідчення в установленому порядку.
8. Зазначити відмітку про засвідчення копії.
9. Скріпити напис про засвідчення копії відбитком печатки відділу кадрів або печатки «Для копій».
10. На лицьовому боці у верхньому правому куті наказу поставити позначку «Копія» — власноруч або за допомогою штампа.
Зверніть увагу! У пункті 8, гл. 10 розд. 2 Правил організації діловодства зазначають про скріплення копії відбитком печатки відповідного структурного підрозділу установи або печатки «Для копій». Та наявність печатки на сьогодні не обов'язкова, тож і відбиток також застосовують лише ті, хто має таку печатку.
Зверніть увагу!
Стаття 47 КЗпП вимагає надавати звільненому працівнику саме копію наказу про звільнення. Тому в жодному разі не видавайте працівникам замість копій наказів про звільнення витяги з таких наказів.
Отже, якщо ви практикували на підприємстві формування зведених наказів, відтепер рекомендуємо змінити свої звички та почати видавати індивідуальні накази про звільнення, а не зведені.
Витяг із документа та його оформлення
Витяг зі службового документа виготовляється, якщо немає необхідності виготовляти копію всього оригіналу документа. Адже у витягу міститься лише частина інформації, зазначеної в оригіналі.
Уніфіковану форму витягу з наказу з основної діяльності розміщено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів.
Витяг із наказу може бути оформлено на загальному чи спеціальному бланку або на чистому аркуші паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).
Під час оформлення витягу з наказу з основної діяльності організації слід мати на увазі:
— з відповідного наказу до витягу без будь-яких змін, скорочень чи доповнень переносять такі реквізити: «Назва організації», «Дата документа», «Реєстраційний індекс документа», «Місце складення документа», «Заголовок до тексту документа»;
— особливість оформлення витягу полягає у відтворенні тексту. Констатувальну частину тексту переносять до витягу повністю, а з розпорядчої беруть лише потрібний пункт або кілька пов'язаних між собою пунктів і при цьому залишають порядкові номери цих пунктів без змін;
— реквізит «Підпис» оформлюють особливим чином. З оригіналу наказу до витягу переносять назву посади керівника, його ініціал(-и) та прізвище. Сам керівник особисто підписувати витяг із наказу не повинен;
— позначка про засвідчення витягу з наказу є обов'язковим реквізитом цього документа;
— підпис особи, яка оформила позначку про засвідчення витягу з наказу, має бути засвідчений відбитком простої круглої печатки організації (як правило, печатки служби діловодства, служби кадрів або іншого структурного підрозділу, в якому працює відповідна службова особа).
Таблиця 2
Визначення термінів «оригінал», «дублікат», «копія», «витяг»
| № з/п |
Термін | Визначення | Нормативний акт |
| 1. | Копія документа | Документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак | Правила організації діловодства; ДСТУ 2732:2004 |
| 2. | Витяг | Засвідчена копія частини тексту службового документа | Правила організації діловодства; ДСТУ 2732:2004 |
| 3. | Засвідчена копія (службового документа) | Копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу | ДСТУ 2732:2004 |
| 4. | Незасвідчена копія (службового документа) | Копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили оригіналу | ДСТУ 2732:2004 |
| 5. | Оригінал (службового документа) | Примірник службового документа, що першим набирає юридичної сили | ДСТУ 2732:2004 |
| 6. | Дублікат оригіналу (службового документа) | Повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу | ДСТУ 2732:2004 |
Дублікат документа і його оформлення
Дублікат виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, та містить інформацію, аналогічну до інформації в оригіналі. На ньому проставляють відбиток печатки установи і підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката.
На дублікаті ставлять у правому верхньому куті позначку «Дублікат».
Увага! Не видавайте працівникам дублікати оригіналів наказів про звільнення. Слід видавати саме копії наказів про звільнення (ст. 47 КЗпП).
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- ЦПКУ — Цивільний процесуальний кодекс України від 18.03.2004 р. №1618-IV.
- Закон про запобігання корупції — Закон України від 14.10.2014 р. №1700-VII «Про запобігання корупції».
- Правила організації діловодства — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. №1000/5.
- ДСТУ 2732:2004 — Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять», затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.05.2004 р. №97.
- Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів — Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом Методичної комісії Державного комітету архівів України від 20.06.2006 р. №3.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»