Податківці в IПК від 14.04.2021 р. №1536/IПК/99-00-04-03-03-06 (див. «ДК» №24-25/2021) розглянули питання можливості складання авансового звіту з використанням електронного підпису і зазначили, що таким він бути не може. Потрібно використовувати виключно паперову форму авансового звіту з власноручним підписом підзвітної особи.
Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (авансовий звіт), подають за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику, до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:
— завершує відрядження;
— завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Чинна форма авансового звіту і Порядок його складання затверджені наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841. Але фактично ПКУ не вимагає подання авансового звіту, якщо аванс не видавався (наприклад, працівник витратив власні кошти на виконання завдання). Проте, позаяк понесені витрати працівник захоче відшкодувати, він має повідомити про це роботодавця. А тому на практиці авансовий звіт працівники подають й у випадках, коли аванс не видавався.
Якщо працівник витратив власні кошти
...якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат.
Водночас якщо придбання товарів (робіт, послуг), яке здійснюється працівником на користь роботодавця за рахунок власних коштів, не пов'язано з виконання трудової функції таким працівником, то дохід, виплачений цьому працівнику за реалізовані (продані) товари (роботи, послуги), включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб та військовим збором на загальних підставах.
Отже, як зазначають податківці у коментованій IПК, з метою оподаткування фізособа-працівник має надати роботодавцю — податковому агенту підтвердні документи, передбачені п. 170.9 ПКУ, що засвідчують вартість витрат на відрядження та їх зв'язок із господарською діяльністю роботодавця.
Зокрема, такими документами можуть бути:
— транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;
— рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання;
— страхові поліси тощо.
Винятком, що не потребує документального підтвердження, є витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізособи (добові витрати). Проте підстава для нарахування добових — це наказ на відрядження, який і містить інформацію про розмір добових (закордонні або по Україні) та тривалість їх нарахування. Другою такою підставою є документи, що їх працівник надає після повернення з відрядження. Вони свідчать, що відрядження відбулося, скільки воно тривало і чи збігається його тривалість із запланованою у наказі.
Чи можна скласти авансовий звіт в електронній формі?
Прямої заборони законодавство не містить, але податківці проти.
Податківці нагадують, що електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа (ст. 5 Закону від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»).
I з огляду на те що положеннями Порядку складання авансового звіту не передбачено складання та надання його в електронному вигляді з накладенням кваліфікованого електронного підпису, у коментованій IПК робиться висновок, що такий звіт подають у паперовому вигляді з дотриманням усіх вимог, визначених як ПКУ, так і порядком його заповнення.
Тобто наразі, на думку податківців, платники податків не мають можливості складати, заповнювати і зберігати авансовий звіт в електронній формі, а повинні застосовувати виключно паперову форму з накладанням власноручних підписів.
Звісно, що така позиція спірна. Прямої заборони складати авансовий звіт в електронній формі немає (а «не передбачено» — це не заборона). А чинне законодавство про електронний документообіг встановлює, що паперові та електронні документи мають однакову юридичну силу. Тож якщо роботодавець подбає про технічну можливість складання такого звіту, на нашу думку, поборотися з податківцями можна. Проте, найімовірніше, робити це доведеться у суді.
Порядок заповнення авансового звіту
Нагадаємо, що фізособа, яка отримала кошти під звіт, самостійно надає авансовий звіт, в якому заповнює всі графи, крім:
— «Звіт перевірено»;
— «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»;
— кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку;
— розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.
Зазначені графи заповнює особа, яка надала кошти.
Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (податковий агент).
Порядок заповнення авансового звіт за рядками такий:
— у рядку авансового звіту «Одержано (від кого, № та дата)» відображають усі суми отриманого авансу;
— у рядку «Залишок/перевитрата попереднього авансу» зазначають (за наявності) цифрами суму в гривнях із копійками попереднього авансу, не поверненого на дату складання авансового звіту, або перевитрати, не погашеної на таку дату, за якою вже було відзвітовано. Крім того, заповнюють цей рядок, і якщо авансовий звіт за таким авансом було подано (і в ньому зазначено певну суму, яку слід повернути роботодавцю), але її повернення на дату складання наступного авансового звіту не відбулося;
— у рядку «Витрачено» — загальну суму витрачених підзвітною особою коштів;
— у рядку «Залишок/перевитрата» проставляють (за наявності) цифрами у гривнях із копійками суму наявного залишку за авансом, за який звітують цим авансовим звітом;
— у рядку авансового звіту «Залишок внесений/Перевитрата видана в сумі ________________ грн, коп. за касовим ордером/платіжним дорученням (№ та дата)» показують операцію з повернення суми перевитрати працівнику;
— рядок «Розписка» заповнює особа, яка перевіряє складений авансовий звіт, наданий підзвітною особою (зазвичай теж бухгалтер). Цю частину авансового звіту слід відрізати і надати підзвітній особі (проте на практиці таке мало хто здійснює і відповідальності за ненадання не передбачено);
— на зворотному боці авансового звіту наводять докладний опис1 витрат у форматі:
№ за порядком заповненого рядка;
дата документа, який підтверджує понесені витрати;
кому, за що і на підставі якого документа сплачено;
загальна сума цифрами у гривнях із копійками за таким документом.
1 У цьому самому переліку записують і суми добових, але без наведення документів, які їх підтверджують.
Станіслав ГОРБОВЦОВ, «Дебет-Кредит»