Роботодавці, як правило, побоюються під час перевірок Держпраці великих штрафів за неоформлених працівників та зарплату «у конвертах». Проте не меншу загальну суму штрафів можна набрати на дрібних порушеннях. Нагадаємо про найпоширеніші з них.
У попередніх статтях ми вже розглянули, що буває за неоформлення працівників, за несплату податків та ЄСВ з їхньої зарплати (заплату «в конвертах»), за порушення мінімальних гарантій в оплаті праці та затримку виплати зарплати більш ніж на місяць. Усе це вважається серйозними порушеннями, які виявити досить легко, а тому легко й уникнути їх.
Але наразі трудове право містить багато законів та підзаконних нормативних документів. Часто роботодавці і не чули про деякі, ще радянських часів, постанови й накази. А вони діють доти, доки не з'являться свіжіші нормативні акти.
Тим часом у ст. 265 КЗпП передбачено фінансову відповідальність, штраф за порушення інших вимог законодавства про працю, крім тих, для яких цією статтею встановлено окремий штраф.
Штраф за інші порушення — у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення. А за рецидив (тобто вчинення такого порушення повторно протягом року з дня його виявлення) — у двократному розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення. Враховуючи чинний розмір МЗП, нині такий штраф становить 6000 (а за рецидив — 12000) грн!
Не забуваймо і про адміністративний штраф за порушення «інших» вимог законодавства з праці. Вони тягнуть за собою згідно з ч. 1 ст. 41 КУпАП накладення штрафу на посадових осіб підприємств незалежно від форми власності та громадян — суб'єктів підприємницької діяльності у розмірі від 30 до 100 н. м. д. г. Тобто 510 — 1700 грн, і це тільки за перший випадок порушення. У разі рецидиву протягом року адмінштраф становитиме вже 1700 — 5100 грн!
Чи можна якось уникнути цього штрафу?
У ст. 265 КЗпП зазначено, що:
— у разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абзацами четвертим — шостим, дев'ятим частини другої цієї статті, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються.
А штраф у 6000 грн якраз передбачено дев'ятим абзацом.
Отже, якщо якесь «інше» порушення фахівці Держпраці виявили у певного роботодавця вперше (принаймні протягом року), то одразу штрафу не буде. Буде припис, який, якщо його вчасно виконати, позбавляє від штрафу в 6000 грн;
— заходи щодо притягнення до відповідальності за вчинення порушення, передбаченого абзацами другим, третім, сьомим, восьмим, десятим частини другої цієї статті, застосовуються одночасно з винесенням припису незалежно від факту усунення виявлених під час перевірки порушень.
Будьте уважні!
Вимагайте, аби у приписі було чітко зазначено зміст порушення і як саме його слід виправити. Туманні формулювання на кшталт «порушення порядку ведення кадрової документації» або вимога «виправити порушення» без зазначення, як саме, можуть призвести до подальших спорів, виконано припис чи ні (і, відповідно, застосовувати штраф чи ні).
А штраф у розмірі 12000 грн якраз передбачено десятим абзацом.
Отже, припис і в цьому разі буде. Але одночасно з ним до роботодавця застосують згаданий штраф, незалежно від того, виконає він припис (усуне порушення) чи ні. Звісно, ми радимо виконати припис, аби уникнути нових штрафів.
Якщо все ж таки справа дійшла до штрафу і ви з ним згодні (оскаржувати не будете), то пам'ятайте про ще одну чинну норму ст. 265 КЗпП:
у разі сплати юрособою або фізособою-підприємцем, яка використовує найману працю, 50 відсотків розміру штрафу протягом 10 банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, передбаченого цією статтею, така постанова вважається виконаною.
Тобто навіть визнаний штраф можна зменшити наполовину, якщо цю половину швидко сплатити до бюджету.
Про оптимізацію суми штрафу поговорили, тепер нагадаємо, за що його можуть застосувати. Отже, найчастіші порушення.
Неповідомлення про прийняття працівника на роботу
Раніше ми вже казали про те, що неоформлення працівника на роботу з допуском до неї може призвести до штрафу в розмірі 30 МЗП. Сума штрафу велика, тож часто саме цей розмір податківці намагалися застосувати, коли знаходили працівників, повідомлення про прийняття яких на роботу роботодавець не подав до ДПС.
Проте досить швидко порушення переділили між абзацами частини другої ст. 265 КЗпП:
— неподання повідомлення ДПС про прийняття на роботу найманого працівника загрожує штрафом у розмірі 1 МЗП за кожного працівника;
— виплата заробітної плати (винагороди) без нарахування та сплати єдиного внеску та податків, використання праці найманої особи без укладення трудового договору та фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору передбачають штраф у розмірі 30 МЗП за кожного працівника.
Так пояснювали податківці ще в 2018 році, але відтоді їхня позиція не змінилася. Єдине, що змінилося, — те, що з 5 березня 2020 року повідомляти ДПС про прийняття на роботу директорів більше не потрібно.
Встановили випробний строк більше ніж треба
Це досить поширена помилка. Усі чули про стандартний випробний строк 3 місяці. Але для робітників (тобто працівників робітничих професій) він не може перевищувати 1 місяця! А для деяких працівників взагалі не можна встановлювати випробування у разі прийняття на роботу. Ви цього не знали, отже, порушили КЗпП. I що?
Звертаємо вашу увагу, що умова про випробування має бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Отже, помилка у визначенні випробного строку може призвести до невизнання цього наказу як правильно складеного загалом. А це вже — ризик отримати штраф у розмірі 30 МЗП!
Навіть якщо наказ не визнають нечинним, його визнають складеним із помилкою. Тобто порушення однаково визнають. I мінімум, що загрожує роботодавцю, — це штраф за «інші» порушення в розмірі 1 МЗП.
Про те, як правильно встановити випробний термін новоприйнятим працівникам, ми докладно розповіли в «ДК» №6/2018.
Відсутній або неправильно складенийштатний розпис
Як театр починається з гардеробу, так найму працівників передує складання штатного розпису. Цей документ містить усе — і наявність вакансій, і назви посад, і розмір оплати праці. Тож не випадково фахівці Держпраці вважають: для дотримання норм трудового законодавства без штатного розпису не обійтися. I дають докладні поради, як складати цей документ і вносити (за потреби) до нього зміни (або виправляти в ньому помилки).
Окремого штрафу за порушення щодо штатного розпису в ст. 265 КЗпП не передбачено. Тож за це «інше» порушення (і добре, якщо всі знайдені помилки стосуються штатного розпису загалом) буде застосовано штраф у розмірі 1 МЗП. Або не буде, якщо роботодавець швидко усуне ці порушення за приписом.
Відсутня або неправильно складена особова картка працівника
Тут ситуація склалася така.
Держпраці вважає ведення особових карток працівників обов'язковим, незалежно від організаційно-правової форми та форми власності роботодавця. Це основний первинний документ з обліку особового складу, про що ми писали в «ДК» №43/2018 і №4/2020. Тобто роки минають, а позиція Держпраці щодо цього не змінюється.
Зверніть увагу!
Не всі фахівці згодні з цим. Є думка, що наказ Державного комітету статистики та Міністерства оборони України від 25.12.2009 р., який затвердив типову форму П-2 «Особова картка працівника», є актом, прийнятим виключно на виконання Закону України «Про військовий обов'язок та військову службу», та, відповідно, не є актом законодавства з праці.
Проте обережні роботодавці, як правило, не сперечаються, а заводять особові картки на всіх працівників. Власні поради, як це робити, ми навели в «ДК» №44/2017.
Окремого фінансового штрафу за порушення цього обов'язку не передбачено. Отже, Держпраці каратиме як за «інше» порушення законодавства з праці. I тут, найімовірніше, розмір штрафу буде пропорційним до кількості працівників, щодо яких це порушення скоєно. Тобто, наприклад, якщо маємо 30 працівників, щодо яких ми не вели особових карток, то штраф буде: 30 х 6000 = 180000 грн.
А в разі якщо Держпраці виявила порушення у порядку ведення вами особових карток, не панікуйте: вимагайте припису, в якому має бути зазначено, що саме і як виправити. Виконаєте припис — штрафу не буде. Звісно, якщо далі ви хоча б протягом року не порушуватимете правил ведення особових карток.
Трудова відсутня або ведеться з помилками Тут ситуація, скажімо так, — перехідна.
До 10 червня 2021 року діють старі правила, і паперову трудову книжку слід вести і зберігати за основним місцем роботи працівника. Про різні випадки внесення записів до трудової книжки ми розповіли на прикладах у «ДК» №29/2017.
Кожна помилка при її веденні — це підстава для застосування штрафу за «інші» порушення в розмірі 1 МЗП! Про це Держпраці писала в листі від 24.09.2018 р. №4501/4/4.3-зв-18, див. «ДК» №43/2018 і коментар «ДК».
Але весь час існування паперових трудових книжок їх звинувачували і в застарілості, і навіть у сумнівному легальному статусі. Проблеми й аргументи щодо цього ми навели в «ДК» №30/2018.
I ось у трудовому законодавстві відбулися зміни: паперові трудові книжки намагаються замінити на їх електронний аналог — запис у Реєстрі застрахованих осіб, який веде ПФУ. Докладно ми про це написали в «ДК» №12/2021.
Там само зазначили, що з 10 червня 2021 року нові паперові трудові книжки роботодавець заводити вже не буде, а записи до старих паперових трудових книжок вноситиме лише на прохання працівника.
Щодо тих трудових книжок, які на цю дату зберігатимуться у роботодавців, почнеться перехідний п'ятирічний період. Роботодавці повинні будуть відсканувати їх та надіслати ПФУ, після чого видати на руки працівникам.
Отже, ті роботодавці, які швидко оцифрують наявні в них трудові книжки, зможуть їх швидко позбутися — повернути працівникам. Але не забудьте зробити про це запис у Книзі обліку трудових книжок (із підписом працівника про отримання трудової книжки).
Положення про оплату праці, про відрядження тощо — чи вони обов'язкові?
У роз'ясненнях Держпраці та консультаціях інших фахівців ми часто натрапляємо на назви таких внутрішніх розпорядчих документів. Але насправді жоден закон чи підзаконний нормативний документ не вимагає від роботодавця складати та затверджувати їх. Якщо вже колективний договір не є обов'язковим, то що казати про такі документи. Тому штрафу за їх відсутність не буде.
Але правда в тому, що скласти їх — це шматок роботи кадровика (або іншої особи, якій доручено розробити цей внутрішній документ), адже типової форми немає. Проте, коли такий документ складено й затверджено, він значно полегшує подальше життя і кадровиків, і бухгалтерії. Адже їм не доведеться щоразу бігати до керівника і радитись, які доплати і премії платимо цього місяця, який у нас розмір добових і за яким графіком організовано працю під час відрядження.
До того ж самі фахівці Держпраці кажуть: у ст. 13 КЗпП зазначено, що докладну інформацію про виплату надбавок або премій треба обов'язково зафіксувати у колективному договорі компанії. Однак якщо такого договору немає або він не зареєстрований у встановленому законодавством порядку, то ця інформація визначається в одному з таких документів:
— окремому положенні, погодженому з первинною профспілковою організацією;
— одному з розділів положення про оплату праці;
— трудовому договорі або контракті.
Насправді така порада (щодо наявності положень) у КЗпП навіть щодо бюджетників не міститься. Проте мати такі документи, аби пояснити порядок оплати на вашому підприємстві, не завадить.
Помилки при веденні табеля обліку робочого часу
Відповідно до ч. 2 ст. 30 Закону про оплату праці роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік роботи, що її виконує працівник, та бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Але форма табеля обліку використання робочого часу затверджена Наказом №489. Згідно з п. 2 примітки до типової форми «Табеля обліку використання робочого часу» встановлено, що ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. За потреби форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві. Отже, затверджена Наказом №489 форма «Табеля обліку використання робочого часу» має рекомендаційний характер.
Держстат — про рекомендаційний характер табеля
Зазначене підтверджується також листом Держстату від 12.01.2012 р. №9/4-10/9 «Щодо заповнення табеля обліку використання робочого часу». Так, згідно з абзацом 4 зазначеного листа, типова форма № п-5 «Табель обліку використання робочого часу» надається як рекомендована для застосування і використовується як формалізований набір показників у складі первинного обліку підприємства щодо використання робочого часу, необхідний для заповнення форм державних статистичних спостережень з праці. На практиці табель використовується також з іншою метою, тож підприємство за потреби має право застосовувати й іншу форму табеля, але при цьому обов'язковою для респондентів є наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників, які визначено формами державних статистичних спостережень з праці.
З огляду на судову практику, навіть якщо Держпраці доведе, що табель ви вели з порушеннями, штраф за це становитиме 1 мінімальну заробітну плату. Щоправда, з 02.02.2020 р. цей штраф Держпраці може застосовувати за кожне порушення (і як це тлумачити, — невідомо, бо наразі через карантин судової практики замало). Тому, позаяк рахунок йде на тисячі гривень, аби не битися за кожну помилку, треба:
— обрати, яку форму обліку робочого часу ви бажаєте використовувати. Позаяк встановлена державою форма має рекомендований характер, ви можете внести до неї зміни або взагалі затвердити власну форму. Держпраці погоджується: роботодавця не можуть притягти до відповідальності за відсутність табелів обліку використання робочого часу, якщо забезпечено облік використання робочого часу в інший спосіб! Проте форма такого обліку має бути на підприємстві, і бажано, щоб у якомусь внутрішньому документі (наприклад, в обліковій політиці підприємства або в наказі про ведення кадрової документації) така форма була зазначена. А за потреби — щоб до неї були внесені зміни (в цьому самому внутрішньому розпорядчому документі);
— старанно дотримуватися власно встановлених правил ведення форми табеля. Це можуть бути правила, прописані у примітках до державної статистичної форми (повної процедури ведення цієї форми, на жаль, немає), або правила, які ви придумаєте самі до самостійно розробленої форми табеля. Але вони мають бути не лише затверджені на вашому підприємстві, а й постійно виконуватися;
— і, звісно ж, інформація, наведена в табелі, має бути правдива та повна. Поради щодо ведення табелів обліку робочого часу ми навели в «ДК» №8/2017 і №21/2020.
Судова практика
Про це йдеться у постанові Iвано-Франківського окружного адміністративного суду від 27.06.2017 р. у справі №809/804/17. Це взагалі дуже цікава справа. Адже фахівці Держпраці намагалися довести, що на підприємстві були не зафіксовані в табелі роботи у святкові та неробочі дні тощо без проведення подвійної оплати. А це порушення мінімальних гарантій в оплаті праці, за що штраф становить нині 2 МЗП за кожного працівника, стосовно якого скоєно порушення.
Проте суд вважав за доцільне звернути увагу на те, що передбачена абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗпП відповідальність роботодавців у вигляді штрафу настає лише за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці, а не за неналежне ведення документації щодо обліку робочого часу!
Адже, як не крути, а табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам заробітної плати, допомоги по тимчасовій непрацездатності, сум за період щорічних відпусток, інших виплат. Складений і підписаний відповідальною за ведення табеля особою та погоджений керівником організації табель подається до бухгалтерії. Позаяк табель є однією з головних підстав для нарахування заробітної плати, будь-які виправлення в ньому не допускаються.
Помилки у документах з нарахування зарплати
Тут не менш цікава ситуація, аніж із табелем, на чому ми наголошували вже досить давно.
У далеких 1990-х — 2000-х роках широко застосовувалися відомості нарахувань заробітної плати, затверджені наказом Держкомстату №144. Серед них — добре всім відомі розрахунково-платіжні, розрахункові відомості, особові рахунки і накопичувальні нарахування.
Хоча цей наказ втратив чинність ще з 01.01.2009 р., але більшість бухгалтерів і далі ведуть ці форми, хоча на сьогодні є чинними зовсім інші форми типових документів з обліку розрахунків із працівниками! Вони затверджені Наказом №489 і мають тільки два види:
— форма П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника» (тобто це розрахунковий листок);
— форма П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».
Наскільки обов'язково застосовувати саме ці форми? Позаяк такі відомості є вже не так кадровими, як бухгалтерськими первинними документами, на них поширюється норма п. 2.7 Положення №88. А вона дозволяє підприємствам самостійно розробляти форми первинних документів, головне — щоб вони містили обов'язкові реквізити, зазначені у п. 2.4 Положення №88.
Тобто насправді документи про нарахування зарплати можуть бути будь-якої, і не обов'язково типової, форми. Їх форма — це вже частина бухгалтерського, а не кадрового обліку оплати праці. I щодо нюансів ведення цих документів фахівці Держпраці не штрафуватимуть (як і за правильність заповнення касової або банківської документації щодо виплати зарплати).
Проте і цих форм фахівці Держпраці під час перевірки вимагатимуть. Адже їм треба встановити, чи всім прийнятим на роботу працівникам нараховувалася зарплата, чи дотримувався при цьому роботодавець мінімальних гарантій з оплати праці, чи були такі виплати повними та своєчасними тощо.
Отже, штраф за «інші» порушення за документами з нарахування та виплати зарплати, лікарняних, декретних тощо під час перевірки Держпраці навряд чи виникне. А ось виявити серйозніші порушення ці документи допоможуть дуже просто.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971 р. №322-VIII.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 р. №8073-X.
- Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.1995 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».
- Наказ №489 — Наказ Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. №489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
- Положення №88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. №88.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»