У «ДК» №5/2021 ми розглядаємо нову форму звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. А тут поговоримо, як у ній виправити помилки. Як свіжі, яких припустилися під час її складання за I квартал 2021 року, так і старіші, яких припустилися ще у старих формах звітів з ЄСВ та формі №1ДФ.
Порядок №4, оновлений Наказом №773, передбачає внесення змін до такої звітності у двох випадках:
1) у разі самостійно виявлених платником помилок;
2) на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.
Але це не є нововведенням, адже те саме було передбачено Порядком №4 у попередній редакції щодо виправлень у формі №1ДФ.
Які повідомлення можуть надіслати податківці? Наприклад, про виявлення під час камеральної перевірки неправомірного застосування податкової соціальної пільги. Порядок інформування податкових агентів про такі випадки затверджено наказом Мінфіну від 19.05.2017 р. №514. А наслідки цього порушення докладно прописані у пп. 169.2.4 ПКУ.
I ПКУ для звітності про нараховані фізособам доходи та утримані з них податки встановлює особливі правила внесення уточнень. Так, звичайні правила коригування податкової звітності зазначені у ст. 50 ПКУ. Але податкові агенти мають право провести перерахунок податку на доходи фізосіб, результати якого відображаються у звітності за квартал, у якому цей перерахунок було зроблено.
Отже, і штрафи за порушення складання єдиної звітності будуть різні, і їх розмір залежить від того, які помилки виправляються, яким чином і наскільки швидко. Розмір штрафів, звісно, залежатиме й від того, хто знайшов помилки у звіті — сам податковий агент чи податківці.
Який звіт вважається прийнятим?
Поданим і прийнятим до граничного строку подання вважається звіт, який прийнятий контролюючим органом та пройшов увесь контроль, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного звіту за такий звітний (податковий) період.
Ось на це зверніть, будь ласка, увагу. Це норма, яка раніше стосувалася Звіту з ЄСВ (щомісячного), а тепер вона стосується єдиної звітності загалом.
Тож подавати такий звіт в останній день граничного строку не радимо! А раптом він не пройде контроль у ПФУ, який веде Реєстр застрахованих осіб? На весь контроль витрачається, як правило, близько трьох днів, тож подавайте звіт заздалегідь і не зволікайте з цим, аби встигнути виправити помилки.
Подавати єдину звітність можна буде чотирма шляхами:
1) засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням вимог законів про електронні документи та про електронні довірчі послуги;
2) на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;
3) поштою з повідомленням та описом вкладення, за умови що кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п'яти;
4) на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до Розрахунку не перевищує п'яти.
Якщо ви звітуєте в електронному вигляді
Ті, хто звітує в електронному вигляді, гарантовано і швидко отримають квитанцію про відмову в прийнятті звіту із зазначенням причини (помилок, виявлених на контролі).
Тож можна встигнути виправити ці помилки і подати звіт заново.
Але позаяк звіт не пройшов контролю, то він не вважається прийнятим. Тому для виправлення помилок доведеться перездавати його наново («Звітного» типу). Порядковий номер такого звіту теж не буде враховувати той, що не прийнято.
А от якщо помилки були виявлені у вже прийнятому звіті, тоді треба буде подавати або «Звітний новий», або «Уточнюючий» тип звіту, вже з наступним порядковим номером.
Виправляємо помилки у звіті типу «Звітний новий»
За необхідності коригування звіту типу «Звітний» до закінчення строку його подання подають звіт із типом «Звітний новий». Наприклад, якщо ви вже подали звіт за I квартал 2021 року і його прийнято, то в разі виправлення помилок до 11 травня 2021 року подаєте звіт типу «Звітний новий».
Якщо потрібні коригування у звіті з типом «Звітний новий», до закінчення строку його подання знову подається звіт типу «Звітний новий». Тобто якщо ви виправили помилку до 11 травня, але припустилися при цьому нової помилки, — виправляєте це також «Звітним новим» та обов'язково зазначаєте номер Розрахунку (у хронологічному порядку незалежно від типу Розрахунку).
Виправляємо помилки у звіті типу «Уточнюючий»
Розрахунок із типом «Уточнюючий» подають після закінчення строку подання розрахунку з типом «Звітний» та/або «Звітний новий».
Наприклад, якщо ви вже подали звіт за I квартал 2021 року і його прийнято, в разі виправлення помилок після 11 травня 2021 року подаєте звіт типу «Уточнюючий».
Як ці типи звіту складають?
Порядок заповнення «Звітного нового» та «Уточнюючого» звітів при коригуванні сум податку на доходи фізосіб, військового збору є однаковим.
«Звітний новий» та «Уточнюючий» подаються на підставі інформації з раніше поданих звітів і містять інформацію лише за рядками з реквізитами або сумами нарахованого податку на доходи фізосіб, військового збору, які уточнюються.
Для заповнення також використовують інформацію з повідомлень про виявлені помилки, які надсилаються платникові контролюючими органами!
Позаяк у єдиній звітності податку на доходи фізосіб та військовому збору присвячено четвертий додаток, то у ньому якраз і виправлятимуть такі помилки. Але аналогічно виправлятимуть і помилки в рядках додатків Д1 і Д5, для чого в них передбачено додаткові рядки.
Адже Порядок №4 каже: для вилучення одного помилкового рядка з попередньо поданої (прийнятої) інформації потрібно повторити всі графи такого рядка й у відповідній графі додатків проставити «1» — на вилучення рядка.
Зверніть увагу!
Не всі рядки додатків мають графи на видалення і додавання. Наприклад, інформацію щодо кількості людей, які працювали за трудовими або цивільно-правовими договорами, в додатку 4ДФ, на жаль, виправити неможливо.
Тож для введення нового або пропущеного рядка слід повністю заповнити всі його графи й у відповідній графі додатків проставити «0» — на введення рядка.
Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно повністю заповнити два рядки, один з яких вилучає попередньо внесену інформацію, а інший вносить правильну інформацію. Тоді в першому рядку відповідної графи проставляють «1» — рядок на вилучення, а в другому «0» — рядок на введення.
Тобто виправлення в усіх трьох додатках звіту уніфікували за принципом, який діяв у формі №1ДФ.
Однак під час виправлення помилок у Д1 і лише під час заповнення «Уточнюючого» типу коригують суми ЄСВ з використанням типів нарахувань 2 та 3, а відповідні графи і ознаки «0» або «1» не застосовують.
Що це означає? Погляньмо на приклад.
Приклад 1 Ви подали «Звітний» тип єдиної звітності і помилилися в сумі нарахованої працівнику зарплати: зазначили 10000 грн, а треба було 14000 грн. Відповідно зміняться і суми ЄСВ (за умовами прикладу — 22%), ПДФО та ВЗ.
В усіх частинах звіту, яким виправляємо цю помилку, зазначаємо обов'язкову інформацію, тобто «шапку» й основної частини, і додатків, звісно ж, треба буде заповнити, а наприкінці поставити дату подання і підписи.
Якщо подаємо не лише основну частину, а й додатки, — про це теж треба зазначити в основній частині. Додатки, інформацію щодо яких не коригуємо, у рядку 06 не записуємо та відповідно не подаємо.
Це те, що спільного. А далі, залежно від типу звіту, можливі два варіанти.
Варіант 1. Строк подання звіту ще не закінчився, ви подаєте тип «Звітний новий»:
а) в основній частині звіту в розділі I відображаємо лише різницю! Тобто у рядках 1 та 2 покажемо 4000 грн, а у рядку 3 — 880 грн (відповідну інформацію показуємо і в службових рядках, де розшифровуємо, що це за дохід і на що була нарахована ця сума ЄСВ). Не забувайте, що нова форма звіту вимагає інформації за місяцями — тобто показати такі суми треба буде у графі того місяця, в якому їх нараховано! Звітний період буде той самий, порядковий номер звіту — наступний, рядки 4 та 5 не заповнюємо;
б) в додатку Д1 зазначаємо дані лише щодо працівника, щодо якого виправляємо подану інформацію. I заповнюємо два рядки — в першому повторюємо ті дані, які вже зазначали у попередньому звіті, у графі 25 проставляємо «1» на вилучення, в другому — правильні дані, у графі 25 проставляємо «0» на додавання;
в) аналогічні дії в додатку 4ДФ — вилучаємо один рядок і додаємо інший.
Варіант 2. Строк подання звіту закінчився, ви подаєте тип «Уточнюючий»:
а) в основній частині звіту в розділі I відображаємо лише різницю! Тобто у графах 1 та 2 покажемо 4000 грн, а у графі 3 — 880 грн. Звітний період буде той самий, порядковий номер звіту — наступний, рядки 4 та 5 не заповнюємо. Загалом тут усе буде аналогічно до «Звітного нового» типу;
б) Порядок каже: якщо до Д1 з типом «Уточнюючий» платник єдиного внеску поза межами звітного (податкового) періоду під час подання включив відомості, що стосуються однієї або декількох застрахованих осіб, які не були вчасно внесені, або збільшив їх, то таке збільшення відбувається у додатках стосовно застрахованих осіб з типом нарахувань 2.
Тобто в додатку Д1 зазначаємо дані лише щодо працівника, щодо якого виправляємо подану інформацію. Але двох рядків у цьому разі не буде! Буде один на додавання, і показати треба буде лише різницю! Зробимо це з повторенням «недохідних» даних про працівника, із зазначенням у графах 16 і 17 суми збільшення доходу 4000 грн, а у графі 20 — суми збільшення ЄСВ 880 грн. У графі 09 проставимо код типу нарахувань 2;
в) а ось у додатку 4ДФ вилучаємо один рядок і додаємо інший. Тобто тут буде так само, як і в «Звітному новому».
Щодо ЄСВ є й інший спосіб виправлення помилок, якщо вони були знайдені у минулих звітних періодах
Порядок каже: платник єдиного внеску у звітному (податковому) періоді може зробити коригування та виправити помилку, допущену у попередніх звітних (податкових) періодах, здійснити донарахування або зменшення єдиного внеску, застосовуючи коди типу нарахувань 2 та 3.
Але коди передбачено лише для додатка Д1, тобто помилки щодо додатка 4ДФ у такий спосіб не виправиш.
Проте якщо взяти умови прикладу 1 і виправляти помилку в наступному звіті, який вигляд це матиме на практиці?
Приклад 2 Тут лише один варіант — виправляємо помилку у поточному звіті за попередній. Для цього:
а) у розділі I основної частини звіту, крім даних звітного кварталу, зазначаємо у рядку 4 (і в службовому рядку 4.1) суму ЄСВ 880 грн. Значення рядка 4 увійде до загального підсумку звіту — він враховується під час визначення суми ЄСВ до сплати в рядках 7 та 8.
При цьому виникає певний казус. Нова форма звіту вимагає наводити інформацію за місяцями — тобто показати такі суми треба буде у графі того місяця, у якому їх нараховано. Але ж у цьому випадку йдеться про суми, нараховані у минулому звітному періоді. I тому в якій графі показати ці суми, наразі не зрозуміло. Найімовірніше, хай би в якій графі показав, це не буде помилкою — точно місяць і рік нарахування буде відображено в Д1.
Рядок 5 заповнюємо, лише якщо внаслідок помилки була недоплата з ЄСВ, яка призвела до нарахування пені, — для періоду карантину це не актуально;
б) у додатку Д1, крім даних поточного кварталу, зазначаємо окремим рядком дані щодо працівника, стосовно якого виправляємо подану інформацію. Але двох рядків у цьому випадку не буде! Буде один на додавання, і показати треба лише різницю! Зробимо це з повторенням «недохідних» даних про працівника, із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань 2, у графі 10 — місяця та року, в якому здійснено нарахування, у графі 16 і 17 — суми збільшення доходу 4000 грн, а у графі 20 — суми збільшення ЄСВ 880 грн;
в) на жаль, у додатку 4ДФ (принаймні виходячи з тексту Порядку №4 та наявної форми звіту) відобразити в поточній формі доходи і податки минулих періодів не вдасться. Тож цей варіант виправлення застосовний лише для тих, хто помилився в основній частині і в додатку Д1, а от для 4ДФ доведеться подавати уточнюючий звіт.
А якщо припустилися помилки у старих формах звітів?
Нічого страшного. Старі форми звітів скасували, проте виправити старі помилки можна в новій формі єдиної звітності.
Форма 4ДФ майже дублює стару форму №1ДФ, тож проблем не мало би бути (алгоритм виправлення наведено вище). А в основній частині звіту до рядків 4 і 6 передбачено навіть спеціальні службові рядки, в яких можна розшифрувати, у чому саме полягала помилка і яка тоді була ставка соцвнеску чи збору.
Єдине, на що слід звернути увагу, — це виправлення помилок щодо військового збору, допущених у формі №1ДФ. Для цього у новій формі встановлено спеціальні правила, адже раніше інформація про військовий збір подавалася у звітності загальною сумою, без персоніфікації, як у новій формі.
У рядку «Військовий збір» під час коригування показників 4ДФ за минулі періоди зазначаємо період, за який подано звітність, що коригується. Коригування показників за періоди до 1 січня 2021 року в розділі I графи 5а, 5 не заповнюємо. Для вилучення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір — виключення» повторюємо всі графи помилкового рядка, а в рядку «Військовий збір» — правильну інформацію.
Висновки
Якщо треба виправити «недохідні» дані про працівника (наприклад, IПН), то подають «Звітний новий» або «Уточнюючий» типи:
— щодо податку на доходи фізосіб та військового збору для цього підійде комбінація «основна частина + 4ДФ». А позаяк сума доходу не зміниться, то в основній частині буде заповнено лише «шапку» та відомості про поданий додаток (те, що ми зазвичай називаємо «пустишкою»);
— щодо персоніфікації з ЄСВ для цього підійде комбінація «основна частина + Д1». А якщо «недохідні» дані стосуються кадрової інформації, то разом подаватимуть «основну частину + Д5».
Помилки щодо дохідних даних виникають, як правило, в усіх частинах звіту, тому подавати треба весь пакет звітного нового або уточнюючого типу.
А ось якщо в одному звіті в додатку Д1 виникли помилки як дохідні, так і не дохідні, і граничний строк подання цього звіту вже минув, то виправляти їх доведеться окремо (тобто подавати один звіт «Уточнюючий», в комбінації «основна частина + Д1», в якому виправляємо дохідні помилки, і другий «Уточнюючий» — із виправленням недохідних помилок)! Цього вимагає пп. 7 п. 9 розділу V оновленого Порядку №4.
А тепер про винятки…
Якщо ви утримали податку на доходи фізосіб більше чи менше, ніж треба (а щодо ЄСВ та інших помилок не було), то виправите шляхом перерахунку.
Це може бути річний перерахунок, перерахунок під час звільнення працівника (вони проводяться обов'язково) або за будь-який інший період за бажанням податкового агента (це передбачено п. 169.4 ПКУ).
Перерахунок сум доходів провадять у такій послідовності:
Етап 1. Уточнюють суми нарахованих доходів працівникам за кожен місяць розрахункового періоду, а також інші виплати, які входять до складу зарплати згідно з Iнструкцією №5.
Етап 2. Перевіряють правильність розподілу перехідних відпусткових і допомоги з тимчасової непрацездатності за місяцями, за які вони нараховані, для виявлення того, чи не відображені в одному місяці виплати, які належать до різних місяців.
Етап 3. Перевіряють правильність застосування податкової соціальної пільги. Для цього розраховану помісячно суму оподатковуваного доходу порівнюють із граничним доходом, який дає право на застосування ПСП. Також перевіряють наявність підстав для застосування ПСП. Якщо ПСП застосовується на двох і більше дітей, слід перевірити за свідоцтвом про народження, чи не виповнилося комусь із дітей 18 років. ПСП на дітей застосовується до кінця року, в якому дитина досягає 18 років, а в разі її смерті до досягнення зазначеного віку — до кінця року, на який припадає смерть. Право на отримання такої ПСП втрачається у разі позбавлення платника податку батьківських прав або якщо він відмовляється від дитини чи передає її на державне утримання, у тому числі у закладах для дітей-сиріт і дітей, позбавлених батьківського піклування, незалежно від того, чи береться плата за таке утримання, чи ні, а також якщо дитина стає курсантом на умовах її повного утримання починаючи з податкового місяця, в якому відбулася така подія. Звісно, що про всі ці події працівник зобов'язаний повідомляти роботодавця. Крім того, перевіряють наявність заяв та копій документів працівників, які мають право на ПСП до доходу.
Етап 4. Проводять остаточне оподаткування розрахованого (уточненого) оподатковуваного доходу щомісяця і визначають уточнену суму податку на доходи фізосіб до сплати для кожного місяця окремо.
Етап 5. Обчислюють остаточну річну суму податку на доходи фізосіб, що складається зі сум податку, визначених за результатами перерахунку кожної окремої місячної оподатковуваної суми доходу.
Етап 6. Порівнюють загальну суму податку на доходи фізосіб, обчислену внаслідок перерахунку, з фактично утриманим ПДФО протягом розрахункового періоду.
Етап 7. Відображають результати перерахунку у єдиній звітності за той квартал і місяць, у якому перерахунок проведено.
Останній етап — найголовніший. Адже можна виправити суму податку на доходи фізосіб і не сплачувати за це штрафу! I жодних уточнень звітності минулих періодів робити не треба.
Штрафи, штрафи, штрафи...
Триває карантин, і більшість роботодавців не звертає уваги на штрафи, бо переважна частина їх потрапляє під мораторій. До останнього числа місяця, в якому закінчиться карантин, можна буде виправляти помилки з податку на доходи фізосіб, військового збору та єдиного соцвнеску без фінансових санкцій.
Навіть зі «самоштрафами» ситуація дуже лояльна. Податківці у ЗIР роз'яснюють: у разі самостійного виправлення помилок, виявлених у податкових деклараціях (крім ПДВ, рентної плати) за звітний (податковий) період протягом періоду проведення заходів, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19) (до останнього календарного дня місяця (включно), в якому завершується дія карантину), платник податку на суму заниженого податкового зобов'язання не нараховує штрафних санкцій, передбачених п. 50.1 ПКУ, та пеню.
Проте коли карантин закінчиться, доведеться повертатися до сплати штрафів, а вони вже більші, ніж раніше.
Пунктом 119.1 ПКУ встановлено відповідальність податкового агента за неподання, подання з порушенням встановлених строків, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов'язань платника податку та/або до зміни платника податку, у розмірі 1020 грн.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 грн.
Зверніть увагу!
Передбачені п. 119.1 ПКУ штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізособам за товари (роботи, послуги), виникли у зв'язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ, тобто внаслідок перерахунку, про який ми говорили вище.
I ще! За п. 119.3 ПКУ штрафи, передбачені п. 119.1 ПКУ, не застосовуються у випадках, якщо помилки щодо ідентифікаційного номера у звіті були виправлені податковими агентами самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.
Аналогічні штрафи застосовуватимуться й у разі подання нової звітності, в т. ч. щодо помилок з ЄСВ, — так диктує Закон №115 (яким встановлено правила подання єдиної звітності).
Але з цією нормою вийшла колізія. Закон №115, коли каже про застосування аналогічних штрафів щодо ЄСВ (у складі єдиної звітності), посилається на п. 119.2 ПКУ. А до ПКУ з 23 травня 2020 року (Законом №466) внесено зміни, і тепер штрафи за порушення правил складання та подання такої звітності передбачено п. 119.1.
Тобто формально нині ще від цього штрафу стосовно помилок з ЄСВ можна відбитися. Проте потреби в цьому немає, адже тривають карантин і мораторій на штрафи та пеню. А далі, можливо, законодавці виправлять колізію.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Закон №115 — Закон України від 19.09.2019 р. №115-IX «Про внесення змін до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» щодо подання єдиної звітності з єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування і податку на доходи фізичних осіб».
- Закон №466 — Закон України від 16.01.2020 р. №466-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо вдосконалення адміністрування податків, усунення технічних та логічних неузгодженостей у податковому законодавстві».
- Наказ №773 — Наказ Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. №773 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року №4».
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. №4.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»