Вже з січня 2021 року роботодавці місячного Звіту з ЄСВ (додаток 4 до Порядку №435) не складають і не подають. Натомість за I квартал 2021 року подаватимуть нову єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Як це зробити, читайте далі.
Основні правила
Починаючи з 1 січня 2021 року роботодавці звітують з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за єдиною формою звітності. За законами №115 та №116 з 1 січня 2021 року передбачено подавати звітність про нарахування ЄСВ у складі звітності з ПДФО (для податкових агентів у складі ф. №1ДФ). Таку звітність подають до податкового органу за основним місцем обліку платника ЄСВ.
Мінфін довго готувався до цього і розробляв проєкт того, як має виглядати така форма. I ось нарешті цю форму затверджено, про що ми писали ще в «ДК» №1-2/2021.
Уперше подавати нову форму єдиної звітності слід за I квартал 2021 року. Це передбачено Наказом №773. Як і раніше, на подання цього звіту роботодавцю дається 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Отже, вперше цю форму треба буде подати до 11 травня 2021 року (включно).
Востаннє стару форму Звіту з ЄСВ (додаток 4 до Порядку №435) подають за грудень 2020 року (до 20 січня 2021 року включно). А щодо ПДФО та ВЗ за старою формою за IV квартал 2020 року востаннє доведеться відзвітувати до 9 лютого 2021 року включно.
Про старі форми звітності ми в цій статті говорити не будемо, а перейдемо до розгляду вже нової єдиної форми звітності.
Новий звіт — перший погляд
Якщо коротко, то зовні нова форма єдиної звітності мало чим нагадує колишню форму №1ДФ. Хоч і має схожу назву. Та й номер форми звіту йде в історію — сполучення літер «ДФ» ми далі зустрінемо лише у додатку 4 до нової звітності, далі — 4ДФ.
Оновлена форма дістала назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску».
Новий розрахунок складається з:
— основної частини (розділ I «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», розділ II «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби)»;
— додатка 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1);
— додатка 2 «Відомості про осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку, при усиновленні дитини, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною з інвалідністю» (Д2);
— додатка 3 «Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу» (Д3);
— додатка 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ);
— додатка 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5);
— додатка 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6).
При цьому:
— Д2 формується та подається лише районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення;
— Д3 формується та подається до податкових органів платниками єдиного внеску, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб, які проходять строкову військову службу у Збройних силах України, інших утворених відповідно до закону військових формуваннях, Службі безпеки України та службу в органах і підрозділах цивільного захисту;
— Д6 формується та подається у разі, коли платник єдиного внеску має робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, в іншому випадку Д6 до звіту не формується.
По суті, звичайного роботодавця цікавлять лише основна частина звіту і три додатки: Д1, Д4 та Д5!
Тепер розглянемо їх окремо.
Основна частина звіту
Основна частина звіту — це аналог старої таблиці 1 щомісячного Звіту з ЄСВ. Яка, як відомо, мала заголовну частину і саму таблицю з числовими даними.
Заголовна частина — в ній будуть як уже знайомі нам реквізити, так і нові.
Чому тут є знайомі реквізити будь-якої податкової декларації, зрозуміло — обов'язкові реквізити податкової звітності є стандартними й узагальнені у п. 48.3, 48.4 ПКУ. Йдеться про дані щодо роботодавця й органу ДПС, до якого звіт подаватиметься, щодо дати подання та підписів керівника і головбуха.
Проте буде в цій частині й дещо нове.
По-перше, типів звіту тепер не 3, а 4. До звітної, звітної нової та уточнюючої форм додали довідкову. Що це і навіщо? Як пояснює новий Порядок складання звіту, рядок 014 «Довідковий» заповнюється, якщо платник ЄСВ подає звіт із типом «Звітний», у додатках якого є інформація про призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат.
По-друге, у поданих звітів з'явилася власна нумерація, яка наводитиметься у рядку 02 основної частини звіту. Як зазначено у примітках, номер звіту визначатиметься в хронологічному порядку незалежно від його типу.
Наприклад, якщо ви вже подали «Звітний» тип звіту за I квартал і до закінчення строку подання (до 11 травня) подали «Звітний новий», то номер такого звітного нового буде 2 (попри те що йдеться про один і той самий звітний період).
З'явилася можливість подання уточнюючої форми правонаступником ліквідованого податкового агента (для ЄСВ це важливо, так). Для цього в основній частині звіту з'явився рядок 034, у якому правонаступник зазначає податковий номер попередника, за якого подає уточнення.
Як і раніше, за наявності у юрособи філій (відокремлених підрозділів) передбачено 2 варіанти подання звіту: або філія звітує самостійно, або головне підприємство звітує за себе та за філію. Відповідно для цього у формі нового звіту передбачено рядки 033 та 035.
По-третє, у форми звіту з'явилися додатки. Тому в основній частині звіту з'явився рядок 06, у якому треба зазначити, які саме додатки у складі звіту подаються. При цьому позначку «х» проставити замало: слід уточнити кількість додатків і кількість аркушів, на яких вони були складені!
Iнтеграція у форму квартального розрахунку даних про ЄСВ призвела й до появи в ньому рядків щодо всіх можливих варіантів нарахування цього внеску (а також інших аналогічних платежів з попередньої історії оподаткування). Тож не дивуйтеся, коли побачите в заголовній частині рядка 08 «Клас професійного ризику виробництва». Цей рядок заповнюють лише в разі подання уточнень за період до 1 січня 2016 року.
По-четверте, в заголовній частині треба буде визначитися, хто ви є. Для цього слід поставити позначку у рядках 091 — 094. Вибір невеликий — ви можете бути або роботодавцем (для фізосіб це вибір за умовчанням), або бюджетною установою чи одним із варіантів підприємств організацій інвалідів.
Далі йтимуть уже знайомі з таблиці 1 Звіту з ЄСВ (для роботодавців) реквізити — так, про штатну кількість працівників не можна забути й тут! Але й тут є новина: відобразити слід середньооблікову кількість штатних працівників і зробити це треба в розрізі:
— місяців кварталу. Так, у службових рядках рядка 10 передбачено три графи, які так і пронумеровані (1, 2, 3) за номером місяця у кварталі;
— категорій працівників. Так, окремі службові рядки передбачено для даних про працівників загалом, про осіб з інвалідністю і про осіб, які мають додаткові гарантії з працевлаштування (див. ст. 14 Закону про зайнятість).
Також у розрізі місяців кварталу треба навести дані про облікову кількість штатних працівників. Нагадаємо, що різницю між середньообліковою та обліковою кількістю штатних працівників встановлює Iнструкція зі статистики кількості працівників. А полягає вона в тому, що облікову кількість наводять на певну дату, а середньооблікову — в середньому за певний період. Яка дата вважатиметься ключовою для наведення показника облікової кількості, автори Порядку №4 не зазначають. Сподіваємося, податківці подбають про відповідну консультацію.
У рядках 105 — 107 треба зазначити кількість застрахованих осіб певної категорії (звичайні роботодавці заповнюватимуть рядок 105!). Далі — уточнити кількість жінок (рядок 108) і чоловіків (рядок 109).
А ті, хто претендує на компенсацію ЄСВ згідно з ч. 3 ст. 24 та ч. 2 ст. 27 Закону про зайнятість, зазначатимуть у рядку 110 кількість створених у звітному періоді нових робочих місць. У Порядку №4 про заповнення цього рядка нічого не пояснюється, проте саме такими були роз'яснення ПФУ раніше , і навряд чи ситуація зміниться надалі.
Нове робоче місце
Нове робоче місце — це робоче місце, яке створене у зв'язку зі створенням нового суб'єкта господарювання (крім того, що створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань, навичок та вмінь працівника.
Пункт 12 частини 1 ст. 1 Закону про зайнятість
Що роз'яснював ПФУ
...в Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування затверджений наказом Міністерства доходів і зборів України від 09.09.2013 р. №454) (далі — Звіт) передбачено відображення кількості новостворених робочих місць.
В таблиці 1 додатка 4 Звіту зазначається кількість створених нових робочих місць у звітному періоді — зазначається один раз і лише тоді, коли на підприємстві створено нове робоче місце у зв'язку із створенням нового суб'єкта господарювання (крім того, який створений шляхом припинення) або збільшенням штатної чисельності працівників за умови відсутності скорочення (зменшення) середньомісячної чисельності за попередні 12 місяців, а також створене шляхом модернізації або зміни технології виробництва, що потребують нових знань та вмінь працівника, незважаючи, що на них не були прийняті працівники.
В таблиці 5 додатка 4 Звіту зазначається дата створення нового робочого місця (штатної одиниці), на яке у звітному періоді працевлаштований даний працівник. Дата (число, місяць та рік) створення може не співпадати з датою початку трудових відносин.
В таблиці 6 додатка 4 Звіту в Реквізиті 22 «Ознака нового робочого місця» зазначається позначка «Х» у разі працевлаштування особи на нове робоче місце та заповнюється протягом 2 років.
Заголовну частину заповнили? Переходимо до табличної
I що ми бачимо? Три розділи, з яких тільки один — перший! — стосується звичайних роботодавців.
Розділ I має назву «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників у розрізі місяців звітного кварталу», де:
— у першому рядку (і службових до нього) показують суму нарахованих фізособам доходів;
— у другому — той самий дохід, але в межах максимальної величини, на яку нараховується ЄСВ;
— у третьому — суму нарахованого на ці доходи ЄСВ;
— у четвертому — суму донарахованого або доутриманого ЄСВ унаслідок виправлення помилок попередніх звітних періодів;
— у п'ятому — суму нарахованої на ці донарахування (доутримання) ЄСВ пені.
Зменшення ЄСВ минулих звітних періодів відображають у шостому рядку.
I все це фіксують у розрізі трьох місяців. Тобто, знову ж таки, кожен із рядків має три графи (1, 2, 3).
Далі йдуть два рядки з нескладними розрахунками:
— у сьомому рядку — сума ЄСВ до сплати (рядок 3 + рядок 4 — рядок 6). Він ще має розбивку за місяцями;
— у восьмому рядку — сума ЄСВ до сплати всього. Тобто сума ЄСВ за 3 місяці, наведена у сьомому рядку (графа 1 + графа 2 + графа 3).
Заповнюють розділ I у гривнях із копійками.
Розділ II має назву «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби)».
Розділ III — «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за патронатних вихователів, батьків-вихователів та прийомних батьків в розрізі місяців звітного кварталу».
Ці розділи, як зрозуміло з їхніх назв, заповнюватимуть лише окремі категорії страхувальників, які не належать до бізнесу, тож їх ми не розглядаємо.
Наприкінці основної частини є рядок, у якому проставляють позначку про подання доповнення до звіту згідно з п. 46.2 ПКУ. Таке доповнення подається, якщо чинної форми звіту платнику податків забракло і він вирішив подати у довільній формі доповнення, яке дозволяє виконати його податкові обов'язки та розрахувати суму податку (збору) відповідно до ПКУ. Тож наприкінці нової форми звіту, в разі подання такого доповнення, треба зазначити його зміст і кількість аркушів.
Таблиця 1 є, а що з таблицею 6? Чи буде персоніфікація?
Звісно, буде! Для цього призначено додаток 1, який складено за прикладом старої таблиці 6 щомісячного Звіту з ЄСВ.
Тобто ті дані, які ви наводите в основній частині звіту, ви розшифровуєте у додатку 1 у розрізі працівників та місяців, у яких ці доходи та суми ЄСВ нараховано.
Проте зовнішня подібність оманлива — відмінності, хоч і невеликі, все-таки є.
Наприклад: маємо 25 граф таблиці. Але за рахунок зміни у нумерації заголовної частини додатка (введення службових рядків) насправді додано нову, 25-ту графу! Вона дозволяє вносити виправлення до додатка 1, і не так, як це було у Звіті з ЄСВ, а так, як це було у формі №1ДФ. Тобто до кожного рядка вводиться окрема графа, в якій можна за потреби (якщо подається звітна нова або уточнююча форми) проставити «0» на додавання цього рядка до вже поданого додатка 1, або «1» — для вилучення цього рядка. Або комбінувати ці ознаки для заміни одного рядка на інший. Докладний опис цього механізму наведено у примітці 17 до Д1.
А кадрові дані про працівників? Що там з таблицею 5?
Вона теж має нову форму. I навіть зберегла свій номер — це тепер додаток 5 до звіту.
Д5 до звіту подають, якщо протягом звітного періоду:
— укладено або розірвано трудовий договір (цивільно-правовий договір, крім цивільно-правового договору, укладеного з фізособою-підприємцем, якщо виконувані роботи (надавані послуги) відповідають видам діяльності, зазначеним у витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань) із застрахованою особою;
— укладено або розірвано трудовий договір із застрахованою особою, яка працевлаштована на нове робоче місце;
— особу переміщено з одного структурного підрозділу до іншого, переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника єдиного внеску;
— особу призначено на нову посаду;
— особа вперше вступила на військову службу або закінчила проходження військової служби (із виключенням зі списків особового складу військової частини (військового навчального закладу, установи тощо)) у порядку, встановленому положеннями про проходження військової служби;
— особі надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами (у тому числі особам із числа військовослужбовців, осіб рядового і начальницького складу);
— особі надано відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
— особі надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.
Виглядає дуже знайомо, чи не так? Проте зверніть увагу:
— рядків у Д5 налічується 20 (у таблиці 5 їх було 19), назви рядків дуже схожі, але нумерація інша, не сплутайте;
— у табличній частині Д5 з'явилися рядки про внутрішнє сумісництво (рядок 11) і про переведення на іншу посаду, до іншого підрозділу в одного роботодавця (рядок 12). Тобто на запитання, а як показати ці підстави складання додатка, фахівці Мінфіну відповіли. Заповнятимуться вони, до речі, дуже просто: «1» — якщо так або «0» — якщо ні.
При цьому рядок 11 тісно пов'язаний із заповненням рядка 10 (де зазначається певний трудовий період) — по суті, вони заповнюються лише одночасно! Наприклад, якщо ви призначаєте працівника на певну посаду, в рядку 10 показуєте дату початку трудових відносин, а в рядку 11 одночасно показуєте, чи є він внутрішнім сумісником, чи ні.
Відповідно, рядок 12 заповнюєте лише у разі, якщо відбувається переведення працівника на іншу посаду або роботу, переміщення до іншого підрозділу;
— у цій таблиці не буде рядка з кодом ЗКППТР (щодо назви посади працівника). Однак професійна назва посади (рядок 13) та код за КП (рядок 14) — залишилися!
— рядок 20 виконує функції щодо видалення (ознака «1») або додавання (ознака «0») певного рядка до таблиці додатка і заповнюється лише в «Звітній новій» або «Уточнюючій» формі.
А де ж ПДФО та ВЗ?
Так, ви правильно зрозуміли — в основній частині звіту їх не буде. Ці платежі податковий агент відображає у додатку 4ДФ. На відміну від основної частини, цей додаток має лише 3 знайомі типи (звітний, звітний новий та уточнюючий). Проте нумерація (рахування поданих додатків) зберігається (рядок 2).
Зверніть увагу!
У заголовній частині додатка 4ДФ зазначають:
— у рядку 4 навпроти напису «Працювало за трудовими договорами» — кількість працівників, що працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному періоді, щодо яких нараховується дохід за ознакою 101;
— у рядку 5 навпроти напису «Працювало за цивільно-правовими договорами» — кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді, щодо яких нараховується дохід за ознакою 102.
Тобто без цієї довідкової інформації і тут не обійшлись. Але хоча б пояснили, як рахувати цю кількість — за кількістю заповнених рядків із відповідною ознакою доходу.
Цей додаток, крім заголовної частини, має табличну, в якій два розділи.
Для роботодавців найцікавішим є розділ I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору». Він є таким собі міксом двох розділів старої форми №1ДФ. Тож навряд чи викликатиме запитання. Навіть виправлення до цього розділу вноситимуться так само, як і раніше (див. нову графу 10 розділу I).
Проте зверніть увагу: з I кварталу 2021 року відображати в розрізі фізосіб доведеться не лише доходи та ПДФО, а й суму утриманого та сплаченого до бюджету військового збору!
I ще: заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни наступного місяця, має бути відображена в 4ДФ за той період, до якого входить попередній місяць, за який заробітну плату нараховано. Наприклад, у 4ДФ за січень відображають заробітну плату, нараховану у січні та виплачену в лютому, за лютий (нараховану у лютому та виплачену в березні), за березень (нараховану в березні та виплачену в квітні).
Чим це відрізняється від старого порядку? А тим, що раніше таке відображення зарплати (нараховано = виплачено в одному кварталі) було обумовлено вимогою виплати зарплати у встановлені законом строки! Тепер такої вимоги немає, і навіть у разі, якщо зарплата за березень була виплачена 30 квітня, її треба відображати як виплачену у звіті за I квартал.
Щодо ПДФО та ВЗ такого винятку не буде, і їх треба відображати за фактом нарахування або сплати у звітному кварталі.
Суму нарахованого доходу у графі 3а, суму виплаченого доходу у графі 3, суму нарахованого ПДФО у графі 4а, суму перерахованого до бюджету ПДФО у графі 4, суму нарахованого військового збору у графі 5а, суму перерахованого військового збору у графі 5 відображають у гривнях із копійками!
У графі 6 «Ознака доходу» зазначають ознаку доходу, наведену у розділі 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» додатка 2 до оновленого Порядку №4. Відповідно, щодо кожної фізособи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізособи слід заповнювати лише один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 «Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта2», крім граф 7, 8 та 9 4ДФ, які заповнюються одноразово.
Для тих фізосіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 7, 8 не заповнюють.
Що відображають у розділі II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею», можна здогадатися з назви:
— у рядку «Оподаткування процентів» загальна сума доходу, нарахованого у вигляді процентів, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО відображаються у гривнях з копійками. Відомості про фізособу — платника податку, якій нараховано доходи у вигляді процентів, не зазначають;
— у рядку «Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума нарахованого ПДФО та загальна сума перерахованого до бюджету ПДФО відображаються у гривнях із копійками. Відомості про фізособу — платника податку, якій нараховані доходи у вигляді виграшів (призів) у лотерею, не зазначають.
Наприкінці додатка 4ДФ проставляють (крім дати подання та підписів):
— кількість заповнених рядків розділу I;
— кількість фізосіб, на яких подано інформацію;
— кількість сторінок додатка.
Під час визначення кількості заповнених рядків розділу I підсумковий рядок не враховують.
Ось, власне, і все, що на сьогодні треба знати про нову форму. Сподіваємося, вам буде просто її скласти, а якщо й будуть помилки, то у статті у «ДК» №5/2021 ми окремо розглядаємо, якими штрафами це загрожуватиме і як ці помилки виправити!
Нормативна база
- Закон №115 — Закон України від 19.09.2019 р. №115-IX «Про внесення змін до Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» щодо подання єдиної звітності з єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування і податку на доходи фізичних осіб».
- Закон №116 — Закон України від 19.09.2019 р. №116-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо подання єдиної звітності з єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування і податку на доходи фізичних осіб».
- Закон про зайнятість — Закон України від 05.07.2012 р. №5067-VI «Про зайнятість населення».
- Наказ №773 — Наказ Міністерства фінансів України від 15.12.2020 р. №773 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 13 січня 2015 року №4».
- Порядок №4 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 р. №4.
- Порядок №435 — Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 р. №435.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»