Підприємство видає кошти під звіт директору шляхом перерахування на корпоративну картку з метою купівлі службового автомобіля. Директор знімає з картки готівку та розраховується нею. Які строки звітування за видані кошти? Які документи слід додати до авансового звіту?
Порядок звітування
Якщо готівка одержана довіреною особою підприємства (підзвітною особою) з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу (що в просторіччі називають корпоративною карткою), таку готівку використовують за призначенням без оприбуткування в касі підприємства.
Довірена особа відповідно до п. 20 Положення №1481 зобов'язана подати до бухгалтерії підприємства в установлені строки і порядку:
— звіт про використання готівки;
— підтвердні документи про витрачання готівки;
— документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала);
— а також внести до каси невитрачений залишок готівки.
1 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 р. №148.
Строк звітування
Готівка під звіт видається на інші виробничі (господарські) потреби (окрім видачі на закупівлю сільгосппродукції та/чи брухту металів) — на строк не більше ніж два робочі дні, включно з днем отримання готівки під звіт (п. 19 Положення №148).
Авансовий звіт, відповідно до пп. 170.9.2 ПКУ, подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому підзвітна особа завершує виконання окремої цивільно-правової дії. Тобто використати зняту готівку треба протягом 2 р. д. з дня зняття коштів, включаючи день зняття, а звіт з доданими документами подати протягом 5 банківських днів з дати витрачання коштів.
Готівкові обмеження
Розраховуючись готівкою, знятою за допомогою картки, врахуйте обмеження п. 6 Положення №148. Так, якщо директор розраховується за придбаний автомобіль із суб'єктом господарювання (юрособою чи ФОПом), то він може за один день передати такому суб'єкту готівку в сумі до 10000 грн. Якщо з фізособою (не ФОПом) — у сумі до 50000 грн.
Підтвердні документи, які додаються до авансового звіту
По-перше, документи про одержання готівки — чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала. Ми сказали про це вище.
По-друге, документи про витрачання готівки.
Якщо готівку вносять до каси юрособи, таким документом може бути квитанція до ПКО чи чек РРО.
Якщо готівку передають ФОПу, також може бути чек РРО або інший документ, яким ФОП оформляє отримання готівки. Чинне законодавство форму і вид такого документа не регламентує. Це може бути квитанція до ПКО, розписка в отриманні коштів, акт на прийняття готівки, товарний чек тощо.
Якщо готівка передається фізособі, яка не є ФОПом, така фізособа може надавати розписку в отриманні коштів чи інший подібний документ.
Якщо, крім витрачання готівки, директор (підзвітна особа) отримує від продавця автомобіль, до авансового звіту він також долучає первинний документ на отримання автомобіля: акт, накладну тощо.
Олександр ЗОЛОТУХIН, «Дебет-Кредит»