Проаналізуймо, чого чекати страхувальникам від нового Порядку №23, що діє з 12 жовтня 2020 р.
Які перевірки проводитимуться за новим Порядком?
Видів перевірок від ФСС буде всього два: камеральні та документальні. Документальні перевірки можуть бути планові або позапланові; виїзні або невиїзні.
Зверніть увагу: документальною невиїзною перевіркою вважається перевірка, яка проводиться в приміщенні відповідного робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення за згодою (письмовою заявою) страхувальника.
Отже, страхувальник може змінити місце проведення документальної перевірки. Він має право подати письмову заяву про проведення перевірки у приміщенні робочого органу виконавчої дирекції ФСС або його відділення. Але спеціальних норм щодо впливу зміни проведення перевірки на порядок і строки її проведення в Порядку №23 немає.
Отже, на нашу думку, подавати таку заяву варто до початку перевірки, після отримання направлення (тобто якщо йдеться про документальну планову перевірку). Можливості відмовити на таке прохання страхувальника фахівці ФСС, виходячи з тексту Порядку, не мають. Але й переносити строки проведення перевірки через це не будуть.
Кого перевіряє ФСС?
Виходячи із зазначених вище предметів перевірок, він перевірятиме страхувальників. А ними є роботодавці та інші особи, які зобов'язані сплачувати ЄСВ (п. 10 ст. 1 Закону про ЄСВ і ч. 2 ст. 1 Закону №1105).
Отже, під увагу Фонду потраплять роботодавці та самозайняті особи, які сплачують ЄСВ за себе. Але не всі, а ті, хто звертався до ФСС за отриманням фінансування лікарняних, декретних тощо або ж має борги перед Фондом ще з часів до запровадження ЄСВ.
Камеральна перевірка: як проводиться та які має наслідки?
Камеральна перевірка ФСС — це перевірка, яка проводиться у приміщенні одного з органів ФСС. I присутність страхувальника не потрібна, підтвердні документи від нього не вимагаються.
Фахівці ФСС аналізуватимуть своєчасність подання звітів, повідомлень про виплату коштів застрахованим особам, внесення виправлень до раніше поданих звітів, заяви-розрахунки, несвоєчасність повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів Фонду, наявність заборгованості зі сплати страхових коштів до Фонду виключно на підставі даних, що зберігаються у відповідних інформаційно-аналітичних системах Фонду.
Камеральну перевірку проводять посадові особи Фонду без будь-якого спеціального рішення керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду) або скерування на її проведення.
За результатами камеральної перевірки у разі встановлення порушень складають довідку, яку підписують посадові особи Фонду, що проводили перевірку, із зазначенням даних про неправомірне використання коштів Фонду. Довідка є підставою для документальної позапланової перевірки або включення страхувальника до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний період.
Документальна планова перевірка і план-графік її проведення
План-графік проведення документальних планових перевірок на наступний квартал ФСС формуватиме щокварталу до 20 числа останнього місяця кварталу, що передує плановому.
Порядком №23 передбачено, що плани-графіки проведення документальних планових перевірок оприлюднюватимуться на регіональних вебсторінках офіційного вебпорталу Фонду не пізніше наступного робочого дня після реєстрації відповідного наказу!
Документальна планова перевірка одного й того самого страхувальника проводиться не частіше ніж один раз на рік!
Зверніть увагу!
За наявності у страхувальника відокремлених підрозділів документальна планова перевірка щодо такого страхувальника може здійснюватися одночасно в усіх відокремлених підрозділах протягом строку здійснення одного планового заходу.
Як потрапити до плану перевірок від ФСС?
До плану-графіка проведення документальних планових перевірок відбирають страхувальників, щодо яких є хоча б одна з таких підстав:
1) зростання кількості оплачених листків непрацездатності та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум матеріального забезпечення на зазначені цілі у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;
2) здійснення виплат матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, наближених до максимальних розмірів з розрахунку на один день;
3) наявність витрат страхових коштів ФСС за відсутності сплати страхувальником єдиного внеску.
Зверніть увагу!
Страхувальники, щодо яких є декілька підстав для перевірок, включаються до плану-графіка проведення документальних планових перевірок на наступний квартал у першу чергу.
А ось документальні планові перевірки страхувальників, щодо яких немає підстав для включення до плану-графіка проведення документальних планових перевірок, здійснюють не частіше ніж один раз на три роки! Хоча, у принципі, це не означає, що перевіряти раз на три роки мають усіх. Адже рішення, кого включати до плану-графіка, а кого ні, прийматимуть самі фахівці ФСС.
Про те, що у вас проводитиметься планова документальна перевірка, ви дізнаєтеся не лише з плану-графіка, а й отримавши повідомлення (форма якого затверджена як додаток 2 до Порядку №23).
У яких випадках перевірку проводять позапланово?
Документальні позапланові перевірки ФСС проводить за наявності хоча б однієї з таких підстав:
1) подання протягом місяця страхувальником до оплати за рахунок коштів Фонду листків непрацездатності за страховими випадками, які настали цього місяця, та які видані 10 і більше відсоткам застрахованих осіб, а для мікропідприємств (не більше 10 осіб) та малих підприємств (не більше 50 осіб) 50 і більше відсотків від загальної кількості застрахованих осіб страхувальника в цьому періоді за умови відсутності зростання рівня захворюваності;
2) видання одним закладом охорони здоров'я або лікарем, що проводить господарську діяльність з медичної практики як фізособа-підприємець, 30 і більше відсотків листків непрацездатності у страхувальника;
3) збільшення в 1,1 і більше разів видатків Фонду на матеріальне забезпечення порівняно з попереднім місяцем за умови відсутності у страхувальника аналогічного зростання фонду оплати праці;
4) виявлення робочим органом виконавчої дирекції Фонду або його відділенням за результатами камеральної перевірки даних про неправомірне використання коштів Фонду;
5) системні порушення щодо використання страхових коштів Фонду, зокрема за результатами двох попередніх документальних перевірок встановлено порушення використання страхових коштів Фонду;
6) неподання страхувальником повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування Фондом сум, зазначених у заяві-розрахунку;
7) подання страхувальником письмової заяви про здійснення перевірки за його бажанням;
8) початок процедури припинення юридичної особи в результаті її реорганізації або ліквідації, а також у разі припинення підприємницької діяльності ФОПа або відокремленого підрозділу юридичної особи, відкриття провадження у справі про банкрутство страхувальника, отримання від ДПС повідомлення про прийняття фізособою, яка здійснює незалежну професійну діяльність, рішення про зняття з обліку платника ЄСВ;
9) звернення застрахованої особи про порушення страхувальником законодавства у сфері загальнообов'язкового державного соціального страхування;
10) надання заперечень до акта проведеної перевірки у разі, коли страхувальник у своїх запереченнях посилається на обставини, що не були досліджені під час перевірки, та об'єктивний їх розгляд неможливий без позапланової перевірки. Така перевірка проводиться виключно з питань, що стали предметом оскарження;
11) на вимогу правоохоронних органів або за рішенням суду.
Тобто, як бачимо, підставою для позапланової документальної перевірки можуть бути як відверті порушення з боку страхувальника, так і непрямі ознаки їх можливої наявності (кількість листків непрацездатності, зростання суми фінансування від ФСС тощо). Також ці перевірки можуть проводитися на вимогу правоохоронців (суду) і за скаргою працівників. Право замовити таку перевірку має і сам страхувальник! Але проводити перевірку чи ні, вирішуватиме керівник відповідного органу ФСС. Призначається така перевірка наказом і проводиться без попереднього повідомлення.
Якими документами оформлюють документальну перевірку?
Про перший документ ми вже сказали — це наказ про її призначення.
На підставі виданого наказу оформлюється направлення на проведення документальної перевірки за формою згідно з додатком 1 до Порядку №23. Направлення видається у двох примірниках. Перший примірник вручається під підпис керівникові або уповноваженій особі страхувальника, про що робиться відповідний запис у другому примірнику, який залишається в посадової особи Фонду.
Зверніть увагу: у направленні обов'язково наводять підставу (тобто чому прийшли) і предмет (тобто по що прийшли) перевірки.
Перевірці підлягають документи, які стосуються виплат за рахунок ФСС та погашення боргів перед Фондом, за звітні періоди поточного та попередніх років, за які не здійснювалася перевірка.
Чіткого переліку таких документів у Порядку №23 немає, проте уявлення про нього можна отримати, проаналізувавши текст акта документальної перевірки (додаток 4 до Порядку №23). Перевірятимуть усе: і листки непрацездатності, і протоколи рішень комісії (уповноважених) із соцстрахування, і порядок розрахунку середньої зарплати, з якої призначалися виплати, і факти та правильність самих виплат працівникам тощо.
За умови наявності акта про вилучення документів для знищення, не внесених до Національного архівного фонду попередніх років, перевірці підлягають документи за всі роки, які не підлягали знищенню за актом про вилучення.
Результати документальної перевірки оформлюють у формі акта документальної перевірки, який ми вже згадали. Акт перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими особами Фонду, які проводили документальну перевірку, керівником або уповноваженою особою страхувальника, головним бухгалтером (бухгалтером) та головою комісії (уповноваженим) із соціального страхування страхувальника в останній день перевірки на кожній сторінці із зазначенням на останній сторінці загальної кількості сторінок.
Один примірник акта перевірки вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника, а другий примірник з позначкою про отримання зберігається в робочому органі ФСС, який здійснив документальну перевірку.
Додатками до акта перевірки є копії первинних або інших документів, які підтверджують наявність фактів порушень (наприклад: накази, заяви працівників, копії листків непрацездатності, протоколи засідань комісії (уповноваженого) із соціального страхування, відомості, за якими працівники отримують основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, графіки роботи тощо), а в акті перевірки наводяться узагальнені дані. Зазначені додатки повинні бути підписані посадовими особами Фонду, а також керівником або уповноваженою особою страхувальника.
Отже, на вимогу посадових осіб Фонду, які проводять перевірку, страхувальник зобов'язаний надати належним чином завірені копії документів, які засвідчують відповідні факти, та необхідні письмові пояснення, які долучаються до матеріалів перевірки. У разі відмови посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей факт, вносячи відповідний запис про це із зазначенням переліку ненаданих документів.
Зверніть увагу!
У разі виявлення під час документальної перевірки сум матеріального забезпечення, нарахованих страхувальником з порушенням законодавства та включених ним до заяви-розрахунку, але ще не профінансованих ФСС, посадові особи Фонду в акті перевірки фіксують цей випадок.
При цьому заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо усунення виявлених помилок та/або недостовірних відомостей. А страхувальник робить відповідні виправлення у регістрах бухгалтерського обліку та заново подає виправлену заяву-розрахунок до ФСС.
Скільки триватиме документальна перевірка?
Тривалість документальної планової перевірки страхувальника встановлюється з урахуванням обсягу робіт, які належить виконати під час її проведення, та кількості посадових осіб Фонду, які проводять перевірку.
Але строк проведення:
— документальної планової перевірки страхувальників не може перевищувати десяти робочих днів, а страхувальників — суб'єктів мікро-, малого підприємництва — п'яти робочих днів;
— документальної позапланової перевірки страхувальників не може перевищувати десяти робочих днів, а страхувальників — суб'єктів мікро-, малого підприємництва — двох робочих днів.
Продовження строків документальної перевірки страхувальників можливе не більш ніж на п'ять робочих днів, а щодо страхувальників — суб'єктів мікро-, малого підприємництва — не більш ніж на два робочі дні за рішенням керівника робочого органу виконавчої дирекції Фонду (керівника відділення робочого органу виконавчої дирекції Фонду), яке оформляється наказом, копія якого не пізніше наступного робочого дня вручається керівнику або уповноваженій особі страхувальника під підпис або надсилається рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
Чи можна не допустити до документальної перевірки?
Так, для цього є кілька законних підстав.
Підстава перша. У направленні зазначається склад посадових осіб Фонду, що здійснюють документальну перевірку. I кожна з таких осіб повинна мати службове посвідчення — без нього це направлення не дійсне, і до перевірки можна не допустити.
Підстава друга. Направлення на проведення документальної перевірки є чинним лише протягом зазначеного в ньому строку здійснення документальної перевірки. Тобто «прострочені» направлення вже не є підставою для перевірки.
Підстава третя. Якщо йдеться про планову перевірку, то про неї страхувальника мали повідомити заздалегідь. Право на проведення документальної планової перевірки страхувальника надається лише у разі, коли йому не пізніше ніж за десять календарних днів до дня проведення зазначеної перевірки вручено під підпис або надіслано рекомендованим листом із повідомленням про вручення письмове повідомлення про проведення документальної планової перевірки із зазначенням дати початку проведення такої перевірки за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку. Якщо такого повідомлення не було або його надіслано несвоєчасно, страхувальник має право не допускати посадову особу Фонду до здійснення документальної планової перевірки.
А що як не допустити до перевірки без поважних підстав?
У разі відмови керівника або уповноваженої особи страхувальника в допуску посадових осіб Фонду до проведення документальної перевірки посадові особи Фонду за місцем проведення такої перевірки невідкладно складають у двох примірниках акт довільної форми, що засвідчує факт відмови, із зазначенням заявлених страхувальником причин відмови.
Перший примірник акта вручається під підпис відразу після його складання керівникові або уповноваженій особі страхувальника, другий примірник залишається в посадової особи Фонду.
При цьому треба пам'ятати: перешкоджання (відмова, недопущення) з боку страхувальника у проведенні посадовими особами Фонду документальної перевірки є підставою для притягнення посадових осіб страхувальника до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 188-23 КУпАП, а також зупинення виплат Фондом відповідно до ст. 10 Закону №1105.
Як оскаржити акт перевірки?
У разі незгоди страхувальника з висновками перевірки чи фактами і даними, викладеними в акті перевірки, страхувальник має право подати заперечення та/або додаткові документи до відповідного робочого органу ФСС, який проводив перевірку, протягом п'яти робочих днів з дня, наступного за днем підписання (відмови від підписання) та/або отримання акта.
Робочий орган ФСС розглядає заперечення та/або додаткові документи до акта перевірки протягом семи робочих днів, наступних за днем їх отримання, та надає на них письмову відповідь, яка вручається під підпис керівникові чи уповноваженій особі страхувальника або надсилається рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
Які санкції можуть застосувати до страхувальника-порушника?
Тут варіантів два: повернення раніше отриманих від ФСС коштів та фінансові санкції (штрафи).
Рішення про санкції приймається протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення/отримання страхувальником акта перевірки, а в разі подання страхувальником заперечень та/або додаткових документів до акта перевірки — протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем вручення або надсилання страхувальнику письмової відповіді.
Нагадаємо!
Згідно з ч. 6 ст. 15 Закону №1105, у разі порушення порядку використання страхових коштів роботодавці відшкодовують Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів та/або вартість наданих соціальних послуг і сплачують штраф у розмірі 50 відсотків такої суми!
Страхувальник зобов'язаний сплатити (повернути) визначену у рішенні суму коштів протягом десяти робочих днів, наступних за днем отримання такого рішення!
У разі несвоєчасної сплати (повернення) цих коштів на страхувальника накладається новий штраф та нараховується пеня відповідно до абз. 2 та 3 ч. 6 ст. 15 Закону №1105.
Як оскаржити рішення про санкції?
Страхувальник може оскаржити рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій або рішення про застосування фінансових санкцій в судовому порядку чи звернутися до спеціальної комісії Фонду з питань вирішення спорів, створеної при робочому органі виконавчої дирекції Фонду.
До комісії скаргу подають протягом десяти робочих днів з дня, наступного за днем отримання страхувальником рішення, що оскаржується!
Рішення комісії щодо розгляду скарги страхувальника протягом трьох робочих днів з дня його постановлення надсилається страхувальникові та робочому органу виконавчої дирекції Фонду.
Рішення комісії при робочому органі виконавчої дирекції Фонду може бути оскаржено до комісії, створеної при виконавчій дирекції Фонду, а рішення останньої — до правління Фонду. Рішення комісій можуть бути оскаржені до суду.
Тобто, по суті, маємо вже знайому процедуру адміністративного та судового оскарження. Який варіант обрати, вирішуватиме сам страхувальник. Він може спочатку пройти кілька комісій за різними рівнями ФСС і далі боротися у суді. А може одразу звернутися до суду.
Нормативна база
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Закон №1105 — Закон України від 23.09.99 р. №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Закон про ЄСВ — Закон України від 08.07.2010 р. №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування».
- Порядок №23 — Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою ФСС від 02.10.2020 р. №23.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»