Iндивідуальна податкова консультація ГУ ДПС у м. Києві від 09.09.2020 р. №3763/IПК/25-15-05-08-12
Щодо оформлення первинних документів
Суттєво. Поки на акт наданих послуг не накладено підписи сторін, послуги не вважаються наданими, а зазначення в акті недостовірної інформації щодо фактичних обсягів та складу таких послуг не відповідає нормам законодавства.
! СГ
Головне управління ДПС у м. Києві розглянуло звернення про надання індивідуальної податкової консультації стосовно оформлення первинних документів та, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі — Кодекс), у межах компетенції повідомляє.
Згідно із запитом, що розглядається, платник звернувся з питаннями:
щодо можливості накладання електронного підпису на акт наданих послуг до 20 числа місяця, наступного за місяцем їх надання;
щодо правомірності зазначення в акті наданих послуг недостовірних даних у частині їх обсягів та складу.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку визначені Законом України від 16.07.99 р. №996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі — Закон №996).
Первинний документ — документ, який містить відомості про господарську операцію (абз. 11 ст. 1 Закону №996).
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (частина перша ст. 9 Закону №996).
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов'язкові реквізити:
назву документа (форми);
дату складання;
назву підприємства, від імені якого складено документ;
зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (частина друга ст. 9 Закону №996).
Господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (частина 5 ст. 9 Закону №996).
Відповідно до п. 1.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. №88 (далі — Положення №88), господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування.
Записи в облікових регістрах провадяться на підставі первинних документів, створених відповідно до вимог цього Положення.
Згідно з п. 2.1 Положення №88 первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.
Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України від 22.05.2003 р. №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон №851).
Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Склад та порядок розміщення обов'язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством (ст. 5 Закону №851).
Згідно зі ст. 6 Закону №851 для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.
Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
Відповідно до ст. 7 Закону №851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 05.10.2017 р. №2155-VII «Про електронні довірчі послуги».
Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
З огляду на вищевикладене факт надання-отримання послуг засвідчується підписами посадових осіб обох сторін — учасників господарської операції безпосередньо в момент складання акта в електронному вигляді, крім того, зазначення в актах наданих послуг недостовірної інформації щодо фактичних обсягів та складу таких послуг не відповідає нормам чинного законодавства України.
Разом з цим інформуємо, що оскільки регулювання питань методології бухгалтерського обліку та фінансової звітності здійснюється центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері бухгалтерського обліку, затверджує національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку в державному секторі, інші нормативно-правові акти щодо ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності (частина друга ст. 6 Закону №996), то з питання оформлення первинних документів у електронному вигляді доцільно звернутися до Міністерства фінансів України.
Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.