Як працювати з ПРРО в офлайн-режимі? Як присвоюється діапазон фіскальних номерів та використовуються ці номери? Проаналізуймо положення новозатверджених Мінфіном порядків.
Зараз поговоримо про один з аспектів застосування ПРРО, робота яких міцно пов'язана з роботою фіскального сервера. Зокрема, саме податківці присвоюють фіскальним касовим чекам відповідні номери. До речі, про нові форми таких чеків ми вже писали докладно в «ДК» №29/2020.
А що як зв'язок із таким сервером раптом обірвався? Для такого випадку законодавці передбачили, що продавець має забронювати собі «запасні» фіскальні номери.
Те, як про всяк випадок зробити собі запас фіскальних номерів для чеків, прописано у Порядку визначення діапазону та у Порядку застосування ПРРО.
На кого поширюються нові правила?
Дія Порядку застосування ПРРО поширюється на суб'єктів господарювання, їхні господарські одиниці та представників (уповноважених осіб) суб'єктів господарювання, які із застосуванням ПРРО здійснюють розрахункові операції у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг у готівковій та/або безготівковій формі, а також операції з приймання готівки для подальшого її переказу.
Нагадаємо, що старт застосування програмного РРО заплановано на 1 серпня 2020 року.
Програмний РРО — це програмний, програмно-апаратний або програмно-технічний комплекс у вигляді технологічного та/або програмного рішення, що використовується на будь-якому пристрої та в якому фіскальні функції реалізовані через фіскальний сервер контролюючого органу і який призначений для реєстрації розрахункових операцій при продажу товарів (наданні послуг), операцій з торгівлі валютними цінностями в готівковій формі та/або реєстрації кількості проданих товарів (наданих послуг), операцій з приймання готівки для подальшого переказу.
Тобто на відміну від уже звичного апаратного РРО, за яким продавець лише повідомляє податківців про проведені розрахункові операції, у роботі ПРРО податківці виконують значні функції.
По-перше, контролюючий орган забезпечує безкоштовне програмне рішення для використання суб'єктом господарювання для роботи ПРРО.
По-друге, сервер ДПС виконуватиме фіскальні функції, тобто не лише збиратиме та зберігатиме інформацію про проведені через ПРРО розрахункові операції, а й забезпечуватиме їх проведення.
Що це означає? Формування розрахункових документів (електронних чеків) здійснюватиме як ПРРО пристрій, на якому встановлено відповідне програмне забезпечення, розроблене податківцями. Це може бути ваш смартфон, планшет, ноутбук або інший пристрій.
Роботі ПРРО в офлайні у Порядку застосування ПРРО присвячено розділ V. I ось що він каже.
Фіскальний сервер не відповідає — переходимо в офлайн
Якщо ПРРО працює нормально, сформовані розрахункові документи слід буде зареєструвати на податковому сервері. Це обов'язкова вимога, і покупцям треба надавати вже зареєстровані чеки.
А що як цей сервер тимчасово вийде з ладу або обірветься зв'язок із ним? Альтернатива у вигляді розрахункової книжки з квитанціями або апаратним РРО законодавством не передбачена. Натомість існуватиме процедура попереднього бронювання номерів «запасних» електронних фіскальних чеків.
I ще: у п. 2 розд.V Порядку застосування ПРРО прописано, що ПРРО має бути автоматично переведений в онлайн-режим роботи з ДПС одразу після відновлення зв'язку зі сервером.
Нагадаємо!
До обов'язків СГ з 1 серпня 2020 року буде додано новий: щодо створення контрольної стрічки у паперовій та/або електронній формі і забезпечення їх зберігання на ПРРО у разі здійснення розрахункових операцій у режимі офлайн — до моменту передачі електронних розрахункових документів, електронних фіскальних звітів, електронних фіскальних звітних чеків до фіскального сервера контролюючого органу.
У разі проведення розрахункових операцій у період відсутності зв'язку між програмним РРО та фіскальним сервером контролюючого органу потрібно:
— протягом години після відновлення такого зв'язку повідомити контролюючий орган засобами телекомунікацій про час і дату початку та завершення проведення розрахункових операцій у цей період;
— зазначати у розрахунковому документі про проведення розрахункової операції у режимі офлайн. Але такий режим може тривати не більше 36 годин зі створенням електронних розрахункових документів, яким присвоюються фіскальні номери з діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС;
— суб'єкт господарювання може використовувати фіскальні номери з діапазону фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером контролюючого органу, не більше 168 годин протягом календарного місяця.
Як працювати з ПРРО у режимі офлайн?
Для цього слід заздалегідь отримати в ДПС діапазон (тобто певну кількість зарезервованих) фіскальних номерів, сформованих фіскальним сервером ДПС. Тільки їх можна буде використовувати у ПРРО для нумерації розрахункових документів у період відсутності зв'язку між ПРРО та фіскальним сервером у режимі офлайн.
Використання ПРРО у період відсутності зв'язку між ПРРО та фіскальним сервером без отриманого в ДПС діапазону забороняється. Така сама заборона діятиме й у разі, якщо раніше отриманий діапазон ви вже використали. Тобто для роботи в режимі офлайн вам потрібні зарезервовані і невикористані фіскальні номери для чеків.
Пунктом 3 розд. V Порядку застосування ПРРО визначено правила роботи програмного забезпечення ПРРО під час роботи офлайн. Воно має забезпечувати постійний контроль:
1) відновлення зв'язку ПРРО з фіскальним сервером та перевіряти наявність такого зв'язку перед кожним розрахунковим документом;
2) дотримання граничних строків застосування ПРРО офлайн, інформувати користувачів ПРРО про час офлайн-роботи та припинити проведення розрахунків в офлайн у разі досягнення граничних строків використання ПРРО в офлайн;
3) дійсності ЕЦП та попередження особи, яка здійснює розрахунки через ПРРО, про закінчення терміну дії ключа за 168 годин до відповідної дати, а в разі офлайн-розрахунків та неможливості застосування ключа надати можливість використовувати ЕЦП головного касира або керівника.
Під час роботи ПРРО в режимі офлайн кожному створеному електронному розрахунковому документу (у тому числі фіскальному чеку) присвоюються фіскальні номери з діапазону.
Такі електронні документи мають зберігатися до моменту отримання від фіскального сервісу підтвердження про їх доставку.
До того ж у разі проведення офлайн-розрахунків інформацію про це СГ зобов'язані зазначати в розрахункових документах (рядок 26 форми чека на товар/послугу і, відповідно, рядок 24 форми чека видачі коштів).
Як податківці вестимуть облік виданих фіскальних номерів?
Засобами фіскального сервера ДПС буде вестись облік усіх виданих діапазонів для ПРРО із зазначенням статусу кожного номера:
— зарезервований — після видачі фіскального номера суб'єктові господарювання та до моменту прийняття електронного розрахункового документа із зарезервованим фіскальним номером з діапазону;
— використаний — після прийняття фіскальним сервером електронного розрахункового документа із зарезервованим фіскальними номером з діапазону.
На підставі цієї інформації ДПС на запит покупця через Електронний кабінет для перевірки справжності та достовірності розрахункового документа, виданого в режимі офлайн, надаватиме:
— інформацію про суб'єкта господарювання, господарську одиницю та зарезервований фіскальний номер розрахункового документа, якщо фіскальний номер має статус зарезервованого;
— дані розрахункового документа, якщо фіскальний номер має статус використаного.
Який вигляд матиме фіскальний номер діапазону ПРРО?
Зарезервований за ПРРО фіскальний номер уже не складатиметься з двох частин (закритої та відкритої), як це передбачалося проєктом Порядку, а буде унікальним випадковим набором даних!
Це передбачено п. 5 розділу II Порядку визначення діапазону.
На скільки операцій резервується діапазон?
Для кожного ПРРО, внесеного до реєстру програмних РРО, фіскальний сервер формує окремий діапазон фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи ПРРО в режимі офлайн.
Перша порція діапазону для ПРРО формується фіскальним сервером під час присвоєння ПРРО фіскального номера та внесення його до Реєстру.
Така порція зарезервованих фіскальних номерів містить дві тисячі номерів. За потреби за заявою суб'єкта господарювання може бути збільшено таку кількість на максимальну кількість чеків, сформованих ПРРО в режимі онлайн протягом 36 годин безперервно протягом календарного року.
Наступні порції зарезервованих фіскальних номерів для ПРРО формуються щоразу після приймання фіскальним сервером від ПРРО пакета створених таким ПРРО копій електронних розрахункових документів із присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами з діапазону. Такі порції містять зарезервовані фіскальні номери у кількості, що відповідає кількості отриманих від відповідного ПРРО копій розрахункових документів з використаними фіскальними номерами з діапазону.
Чи можна відмовитися від діапазону виданих фіскальних номерів?
Суб'єкт господарювання може прийняти рішення про те, що у разі відсутності зв'язку між ПРРО та фіскальним сервером розрахункові операції не здійснюються до моменту належного встановлення такого зв'язку, про що суб'єкт повідомляє під час реєстрації ПРРО або в період його експлуатації. У разі отримання такого повідомлення для ПРРО фіскальний сервер не формує діапазон або раніше виданий діапазон анулюється. Це передбачено п. 6 розділу II Порядку визначення діапазону.
Як використовувати фіскальні номери?
Фіскальні номери, видані для роботи ПРРО, суб'єкт господарювання має право використовувати:
1) після переведення ПРРО в режим офлайн та до завершення такого режиму;
2) виключно тим ПРРО, якому видано діапазон(!);
3) під час проведення будь-яких розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг у готівковій та/або безготівковій формі;
4) у фіскальних чеках, створених відповідним ПРРО в режимі офлайн, з позначкою про роботу ПРРО в режимі офлайн;
5) з урахуванням того, що один номер може бути використаний лише один раз та для одного електронного розрахункового документа, виданого відповідним ПРРО в режимі офлайн.
Під час роботи ПРРО в режимі офлайн кожному створеному електронному розрахунковому документу (у тому числі фіскальному чеку) присвоюються фіскальні номери відкритої частини з діапазону, що не були використані.
Після переведення ПРРО в режим офлайн перший невикористаний зарезервований фіскальний номер присвоюється електронному повідомленню про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв'язку між ПРРО та фіскальним сервером із позначкою «початок переведення ПРРО в режим офлайн».
Якщо ПРРО переведено в офлайн перед формуванням Z-звіту
Якщо в період роботи офлайн настав термін формування Z-звіту, то він має бути сформований після закінчення зміни після видачі останнього розрахункового документа та до подання повідомлення про відкриття нової зміни за ф. №3-ПРРО.
Про це повідомлення, як і про те, як працювати з ПРРО, ми докладно розповідаємо в окремій статті у «ДК» №30/2020. А зараз треба запам'ятати лише одне: навіть під час роботи офлайн Z-звіт слід буде формувати своєчасно!
I такому Z-звіту також присвоюється з діапазону фіскальний номер, наступний за фіскальним номером фіскального чека, що виданий останнім цього дня (зміни).
А фіскальний номер фіскального чека, що виданий першим наступного дня (зміни), повинен мати фіскальний номер, наступний у порядку зростання, за фіскальним номером електронного фіскального звіту або фіскального звітного чека за попередній день.
Повідомлення ДПС щодо офлайн-розрахунків
За п. 6 розд. V Порядку застосування ПРРО під час переведення ПРРО в офлайн потрібно сформувати повідомлення за формою №4-ПРРО. Таке повідомлення має зберігатися на ПРРО до моменту передачі його до фіскального сервісу після відновлення зв'язку.
А от після відновлення зв'язку з фіскальним сервером має бути сформовано одночасно нове повідомлення за ф. №4-ПРРО з позначкою щодо завершення роботи офлайн та присвоєнням відповідного фіскального номера з діапазону та пакет даних. Цей пакет має містити повідомлення про початок роботи офлайн, чеки та повідомлення про закінчення роботи офлайн. Підписуватиме таке повідомлення особа, яка здійснювала розрахунки.
Ще раз увага: фіскальний номер повідомлення! Він присвоюється з отриманого заздалегідь діапазону номерів (отже, врахуйте, що 2 номери вам будуть потрібні для таких повідомлень).
Тож після відновлення зв'язку між ПРРО та фіскальним сервером у момент виходу ПРРО з режиму офлайн перший невикористаний зарезервований фіскальний номер присвоюється електронному повідомленню про проведення розрахункових операцій у період відсутності зв'язку між ПРРО та фіскальним сервером з позначкою «завершення режиму офлайн».
При цьому існуватиме закрита частина фіскального номера електронного розрахункового документа, яка не зазначається в електронних розрахункових документах, що формуються ПРРО, та використовується виключно для формування контрольної суми (значення) електронного розрахункового документа, в якому використано відповідну відкриту частину фіскального номера з діапазону.
Формування контрольної суми
Контрольна сума (значення) формується за допомогою одностороннього алгоритму гешування даних:
— фіскального номера ПРРО;
— закритої частини фіскального номера;
— відкритої частини фіскального номера;
— локального номера ПРРО;
— дати формування електронного документа, приведеної до формату «дд.мм.рррр»;
— часу формування електронного документа, приведеного до формату «гг:хх», де «гг» — в діапазоні від 0 до 24, а «хх» — в діапазоні від 00 до 59;
— суми «всього» у форматі «гггггг.кк».
В один період часу для всіх ПРРО застосовується одна геш-функція, визначена ДПС. Iнформація про те, яка геш-функція використовується для формування контрольної суми (значення), оприлюднюється в Електронному кабінеті із зазначенням періоду початку та завершення її використання.
Відкрита частина фіскального номера електронного розрахункового документа, контрольна сума (значення) та позначка про роботу ПРРО в режимі офлайн в обов'язковому порядку фіксуються в електронних розрахункових документах (у тому числі фіскальному чека), що формуються ПРРО, під час роботи ПРРО в режимі офлайн.
Протягом години після встановлення зв'язку з фіскальним сервером здійснюється передача до фіскального сервера пакета копій створених ПРРО розрахункових документів із присвоєними їм у режимі офлайн фіскальними номерами з діапазону.
У разі надходження до фіскального сервера електронних розрахункових документів, сформованих у режимі офлайн, здійснюється перевірка щодо дотримання порядку використання діапазону.
Нормативна база
- Порядок застосування ПРРО — Порядок реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. №317.
- Порядок визначення діапазону — Порядок визначення діапазону, видачі, резервування, використання фіскальних номерів, що присвоюються електронним розрахунковим документам під час роботи програмного реєстратора розрахункових операцій в режимі офлайн, затверджений наказом Мінфіну від 23.06.2020 р. №317.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»