Підприємство регулярно скеровує у відрядження менеджерів з продажу з метою презентації обладнання (пошук потенційних клієнтів). Менеджерів багато, як і поїздок, результатів поїздки відразу немає, тобто неможливо відразу укласти договори. Як оформляти такі відрядження та які потрібні документи, щоби підтвердити зв'язок із госпдіяльністю та зі 100-відсотковою певністю мати витрати?
Насамперед зазначимо, що з 01.01.2015 р. об'єкт оподаткування податком на прибуток визначається за правилами бухобліку з коригуванням на податкові різниці, визначені ПКУ.1
1 З урахуванням оновленого пп. 134.1.1 ПКУ, якщо річний дохід платника податку від будь-якої діяльності (за вирахуванням непрямих податків), визначений за правилами бухобліку за останній річний звітний період, не перевищує 40 млн грн.
Різниці на негосподарські витрати у ПКУ немає. Отже, всі понесені підприємством витрати, які відповідають визначенню витрат згідно з П(С)БО 16, на підставі первинних документів відображають в обліку як витрати.
Нагадаємо, що згідно з п. 6 П(С)БО 16 витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.
Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображають у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені. У запитанні, описаному вище, йдеться про витрати на збут (рахунок 93).
Згідно зі ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Авансовий звіт є таким документом.
Зв'язок витрат із госпдіяльністю потрібен лише стосовно ПДВ (якщо придбаваються товари, послуги для підприємства) та ПДФО/ВЗ — з огляду на компенсацію витрат відрядженого працівника.
Перелік витрат, які понесені у відрядженні та відшкодовуються працівникам (без оподаткування), містить пп. 170.9.1 ПКУ. Для відшкодування таких витрат потрібно надати підтвердні (розрахункові) документи. Однією з обов'язкових умов для їх звільнення від оподаткування є зв'язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця.
Зв'язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, можна підтвердити такими документами (абз. 16 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):
— запрошенням сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
— укладеним договором або контрактом;
— іншим документом, який установлює чи засвідчує бажання встановити цивільно-правові відносини;
— документами, що засвідчують участь відрядженої особи у переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає .
Те саме, по суті, сказано й в Iнструкції №59, яка має довідковий характер для госпрозрахункових підприємств і на основі якої зазвичай і складається наказ про відрядження по підприємству.
Але наголосимо, що це не виключний перелік. Так що необхідний перелік документів можна закріпити у наказі по підприємству.
Тож, судячи з переліку, наведеного у ПКУ чи Iнструкції №59, можна використовувати як підтвердження зв'язку з госпдіяльністю щонайменше один із вищенаведених документів. Звісно, задля спокою бажано зібрати якомога більше документів. Як варіант, можна передбачити встановлення внутрішнього документа, як-от звіту після переговорів, з якого випливатиме, яким є рішення за наслідками перемовин, та/або звіту про укладені договори за певний період (квартал, півріччя, рік).
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит», ACCA DipIFR