З часу скасування печатки тривають суперечки щодо її застосування на первинних документах та надання таким документам юридичної та доказової сили. Пропонуємо вашій увазі аналіз сучасної судової практики1.
Первинні документи — без печатки
Первинні документи, зокрема акти виконаних робіт, складаються з врахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік. Так, крім назви документа (форми), дати складання, назви підприємства, від імені якого складено документ, та змісту й обсягу госпоперації, одиниці її виміру, акт також має містити:
— посади осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
1 Коментар до постанови ВС від 20.12.2018 р. у справі №924/70/18.
Пунктом 2.5 Положення №88 передбачено, що документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.
Утім, коли ми говоримо про спори з органами ДФС, то суди вказують на те, що відсутність печатки на деяких первинних документах (актах, видаткових накладних, ТТН тощо) нівелює значення їх як первинних документів лише за умови, що податківці доведуть такий факт належними доказами. Iнакше, за наявності інших документів, що підтверджують реальність здійснення госпоперації, відсутність печатки не може вказувати на втрату статусу документа як первинного.
А ось у господарських спорах печатка має зовсім інше значення.
Як довести, що роботи виконано та передано?
Наприклад, складання актів виконаних робіт оцінюється не лише виходячи зі змісту документа (тобто свідчить не лише про погодження обсягу та вартості виконаних виконавцем робіт). Такий акт є підставою для виникнення обов'язку щодо здійснення розрахунків за отриманий товар. I ось тут виникає безліч запитань: потрібна для такого складання печатка чи ні? А якщо печатку підприємство має, але на якийсь акт вона не потрапила, — такий акт дійсний чи ні?
Що каже Мін'юст?
Мін'юст у листі від 14.08.2014 р. №6820-0-4-14/8.1 послався на ч. 2 ст. 207 ЦКУ, за якою правочин, що його вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Обов'язковість скріплення правочину печаткою може бути визначена за письмовою домовленістю сторін.
Порушення домовленості сторін щодо форми договору може мати наслідком визнання такого договору неукладеним (наприклад, у разі обрання сторонами для письмової форми правочину обов'язкового скріплення печатками).
А як щодо актів та решти документів, які складаються між контрагентами?
Що кажуть суди?
В оглядовому листі ВСУ від 18.02.2013 р. «Про практику вирішення спорів, пов'язаних із виконанням договорів підряду» зазначено таке.
Відповідно до ч. 4 ст. 882 ЦКУ, передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. У разі відмови однієї зі сторін від підписання акта про це вказується в акті і він підписується другою стороною.
Акт, підписаний однією стороною, може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими.
Про печатку знову, як бачимо, ані слова, — потрібен саме підпис.
Печатка замість підпису
Відповідно до чинного законодавства підрядник не повинен вчиняти жодних дій щодо спонукання замовника до підписання акта виконаних робіт, а має лише констатувати факт відмови від підписання акта.
Але деякі ФОПи та юрособи все-таки намагаються спонукати замовника підписати акт або хоча би поставити печатку (без підпису). На думку багатьох СГ, це може захистити їх в суді. Але чи це так?
У коментованій нами справі суду були надані два примірники акта виконаних робіт: один — підписаний замовником, але не скріплений печаткою. Iнший — містить лише відбиток печатки замовника без підпису уповноваженого представника. Зміст спору полягав у тому, що коли виконавець почав вимагати сплати коштів, замовник відмовився від цього, посилаючись на недоліки обох примірників документа.
Апеляційна інстанція зазначила, що підписаний акт виконаних робіт (без печатки) є первинним документом у розумінні Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88, бо містить відомості про відповідну госпоперацію. Проте підпис уповноваженої особи в цьому разі нічим не підтверджено (навіть довіреністю).
Iнший акт містить лише відбиток печатки без жодного підпису. Водночас відбиток печатки ЮО повинен, на думку суду, засвідчувати підпис відповідальної особи. Проте на акті підпису немає, а тому відбиток печатки сам по собі не має юридичного значення.
За таких обставин апеляційний суд дійшов висновку, що надані обидва примірники акта приймання виконаних робіт не є належними доказами на підтвердження виконання робіт з огляду на їх невідповідність наведеним вимогам закону.
Проте ми все ж таки говоримо про господарський спір, не податковий. А господарський суд має з'ясувати обставини, які призвели до використання печатки без підпису і підпису без печатки.
Тому коли справа дійшла до ВС, то з'ясувалося ось що.
Судом апеляційної інстанції зазначено, що відбиток печатки було поставлено працівником бухгалтерії, на зберіганні якого перебувала печатка, з порушенням вимог ст. 92 ЦКУ.
Але при цьому не перевірено, чи була така особа призначена наказом директора товариства персонально відповідальною особою за зберігання відповідної печатки. А це стало підставою для повернення справи на новий розгляд.
Зверніть увагу!
Якщо все-таки виявиться, що печатка була поставлена без відома керівника (іншої відповідальної особи) замовника та з перевищенням повноважень бухгалтера (який лише зберігає печатку та не має повноважень на вчинення дій від імені підприємства), то рішення суду може бути неочікуваним для виконавця.
Печатка у підприємця
Щодо використання печатки ФОПом варто знати, що особливості статусу громадянина як СГ визначаються ст. 128 ГКУ, яка не містить вимог щодо обов'язкової наявності у нього печатки. Нормативно-правові акти з питань оподаткування не передбачають і обов'язку платника податків повідомляти контролюючі органи про отримання або знищення печатки.
Навіть якщо йдеться про договір між юрособою та ФОПом, то сторони можуть домовитись про використання печатки чи відмову у її застосуванні при оформленні договору та первинних документів на його виконання.
А отже, ФОПам варто пам'ятати:
1) замовник зобов'язаний прийняти роботу, виконану підрядником відповідно до договору підряду, оглянути її і в разі виявлення допущених у роботі відступів від умов договору або інших недоліків негайно заявити про них підрядникові. Не варто шукати шляхів отримання відбитка печатки з метою вимагати оплати за виконані роботи — якщо замовник не заявить про недоліки, він втрачає право надалі відмовити в оплаті;
2) підрядник не повинен вчиняти жодних дій щодо спонукання замовника до підписання акта виконаних робіт, а має лише констатувати факт відмови від підписання акта, зазначивши про це у договорі. Тільки обґрунтована відмова замовника підписати акт може поставити під сумнів підписаний лише виконавцем акт.
Наталія КАНАРЬОВА, «Дебет-Кредит»