Чи має ФОП вести кадрові документи щодо найманих працівників? Який їх перелік згідно з вимогами чинного законодавства? Чи ведуть та обліковують підприємці трудові книжки працівників?
У ФОПа, так само як і у юридичних осіб, що використовують працю найманих працівників, повинна вестися вся кадрова документація відповідно до чинних норм законодавства.
Такою на сьогодні є позиція Держпраці, а підтвердження цього Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва наводив у листах від 18.02.2011 р. №1751 та від 24.02.2011 р. №1875.
А що буде, якщо цих документів підприємець не вестиме? Будуть штрафи, принаймні передбачені ст. 265 КЗпП, розмір яких прямо залежить від того, яких документів немає. Наприклад, якщо працівник не буде оформлений на роботу (немає наказу про його прийняття та трудового договору в письмовій формі), то штраф на кожного такого працівника становитиме 30 мінімальних зарплат. А якщо такий наказ є, але немає повідомлення про його прийняття, підприємцю загрожуватиме штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати (один штраф за всі «інші порушення»).
Далі наведемо перелік кадрових документів, про які має подбати підприємець. Цей перелік не є вичерпним (зокрема, типової форми кадрового наказу/розпорядження на всі випадки життя немає, а причини її складання можуть бути різноманітними), але ми розглянули найпоширеніші форми.
Штатний розпис
Почнімо з найскандальніше відомої вимоги Держпраці до ФОПа — складати штатний розпис.
Останні кілька років фахівці цієї служби стверджують: питання, пов'язані з обліком штатних працівників, регулюються Iнструкцією №286, дія якої поширюється на всіх юридичних осіб, їх філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб — підприємців, що використовують найману працю.
На підставі цього Держпраці вважає, що вимоги визначати, які працівники перебувають у штаті (і, власне, сам штат), поширюються і на ФОПа.
Однак Мінсоцполітики нещодавно змінило свою думку з цього приводу — див. лист від 21.05.2019 р. №34/0/23-19/133 та статтю у «ДК» №22/2019.
Заяви працівника
Чинним законодавством не передбачено обов'язку написання заяви щодо прийняття на роботу взагалі і зокрема у ФОПа.
Як зазначають деякі фахівці, «заява — це данина правовому звичаю, що покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу».
Тож якщо в наказі про прийняття зазначаються всі умови праці, такі як посада, зарплата, виконувана робота, дата початку роботи та працівник поставив свій підпис на знак ознайомлення з ним, — навіть за відсутності заяви трудовий договір вважатиметься укладеним.
Але є випадки, коли без заяви не обійтися. Наприклад, для того, щоб звільнення працівника відбулось за власним бажанням, він повинен про це бажання письмово повідомити роботодавця і в більшості випадків робить це заздалегідь (ст. 38 КЗпП). Те саме стосується і випадку, коли працівник просить надати йому відпустку, яка не була зазначена в графіку відпусток, або ж перенести/поділити щорічну основну відпустку (ст. 11, 12 Закону про відпустки). У цих випадках одного наказу і згоди з ним працівника недостатньо, якщо потрібно довести, що ініціатором події є сам працівник.
Кадрові накази (розпорядження)
У ФОПа, який має найманих працівників, повинні бути кадрові накази, аналогічні до тих, що їх мають юрособи.
За призначенням накази, як правило, поділяють на три групи:
1) з питань основної діяльності;
2) з адміністративно-господарських питань;
3) з особового складу (з кадрових питань).
Накази з особового складу або з кадрових питань можуть оформлюватися на підставі типових форм первинної облікової документації зі статистики праці (Наказ Держкомстату від 05.12.2008 р. №489), до яких належать накази:
— про прийняття на роботу (типова форма №П-1);
— про надання відпустки (типова форма №П-3);
— про припинення трудового договору (контракту) (типова форма №П-4).
Щодо цих форм підприємець має вибір: або дотримуватися їх, або розробити власні форми наказів. А ось решту форм наказів підприємцю доведеться розробляти самостійно, адже їх типової форми не передбачено.
Журнал обліку кадрових документів
Якщо є накази, то повинен бути і їх облік (і нумерація). Накази з особового складу реєструють і обліковують у журналі реєстрації наказів.
Законодавство не визначає форми такого журналу. Орієнтовна форма журналу реєстрації наказів рекомендована Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 р. №09-487.
Журнал реєстрації наказів повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом та печаткою за її наявності.
Наказ (розпорядження) про прийняття
Наказ про прийняття на роботу до ФОПа необхідний. Як правило, наказ оформлюють у довільній формі, але за основу беруть типову форму №П-1, затверджену Наказом №489.
У наказі слід звертати увагу на зазначення, зокрема, такої інформації:
— дата прийняття на роботу і статус місця роботи (основне, за сумісництвом);
— якщо трудові відносини укладаються на певний період, треба уточнити його тривалість та причини такого обмеження (ці причини мають бути поважними — ст. 23 КЗпП). Особливу увагу зверніть на норми ст. 39-1 КЗпП;
— конкретний розмір заробітної плати і графік роботи працівника;
— тривалість випробного терміну.
Продовження дії строкового трудового договору на невизначений строк
Якщо після закінчення строку трудового договору (пункти 2 і 3 статті 23) трудові відносини фактично тривають і жодна із сторін не вимагає їх припинення, дія цього договору вважається продовженою на невизначений строк.
Трудові договори, що були переукладені один чи декілька разів, за винятком випадків, передбачених частиною другою статті 23, вважаються такими, що укладені на невизначений строк.
Дата прийняття на роботу (тобто початку виконання працівником його трудових обов'язків) є важлива тому, що підприємці, так само як юрособи, зобов'язані повідомити податківців про цю подію. Iнакше працівника заборонено допускати до роботи (ст. 24 КЗпП).
Форму і порядок повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 р. №413. Повідомлення має бути надіслано суб'єктом господарювання та отримано органами Державної фіскальної служби до моменту фактичного допуску працівника до роботи. Щоб уникнути непорозумінь, Держпраці рекомендує подавати повідомлення напередодні дати початку роботи працівника, тобто дата наказу про прийняття працівника на роботу та дата початку роботи працівника не повинні збігатися.
Щодо розміру зарплати найманого працівника, то тут спеціальних правил для підприємців немає. Але вони зобов'язані дотримуватися загальних правил, встановлених КЗпП та Законом про оплату праці, зокрема, щодо мінімального розміру місячного посадового окладу (не нижче за прожитковий мінімум для працездатних осіб) та решти мінімальних гарантій з оплати праці.
Зверніть увагу, що хоча мінімальний оклад встановлений у розмірі прожиткового мінімуму, фактично працівник не може отримувати менш ніж розмір мінімальної зарплати — 4173 грн в 2019 році. Докладніше про т. зв. доплату до МЗП див. у «ДК» №13/2018.
ФОПи мають право встановлювати випробний строк для найманих працівників. Та є певні категорії осіб, для яких випробування під час прийняття на роботу не встановлюється (частина третя ст. 26 КЗпП).
Випробний строк може застосовуватися роботодавцем задля перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. Зверніть увагу: це право, а не обов'язок роботодавця.
Випробний строк може встановлюватися лише за взаємною згодою роботодавця та працівника.
Якщо сторони домовилися про випробний строк, про це обов'язково зазначається в наказі про прийняття на роботу та в трудовому договорі (при наявності).
Строк випробування під час прийняття на роботу, якщо інше не встановлено законодавством України, не може перевищувати 3-х місяців, а для робітників — 1-го місяця (ст. 27 КЗпП).
Отже, ФОПи мають право встановлювати випробний строк для найманих працівників за таких умов:
1) випробний строк установлюють за згодою працівника;
2) умови та тривалість випробного строку обумовлюють у наказі про прийняття на роботу й у трудовому договорі;
3) установлювати випробний строк можна всім категоріям працівників, окрім осіб, перелічених у ч. 3 ст. 26 КЗпП.
Кому заборонено встановлювати випробування
Випробування не встановлюється при прийнятті на роботу:
— осіб, які не досягли вісімнадцяти років;
— молодих робітників після закінчення професійних навчально-виховних закладів;
— молодих спеціалістів після закінчення вищих навчальних закладів;
— осіб, звільнених у запас з військової чи альтернативної (невійськової) служби;
— інвалідів, направлених на роботу відповідно до рекомендації медико-соціальної експертизи;
— осіб, обраних на посаду;
— переможців конкурсного відбору на заміщення вакантної посади;
— осіб, які пройшли стажування при прийнятті на роботу з відривом від основної роботи;
— вагітних жінок;
— одиноких матерів, які мають дитину віком до чотирнадцяти років або дитину-інваліда;
— осіб, з якими укладається строковий трудовий договір строком до 12 місяців;
— осіб на тимчасові та сезонні роботи;
— внутрішньо переміщених осіб;
— при прийнятті на роботу в іншу місцевість;
— при переведенні на роботу на інше підприємство, в установу, організацію;
— в інших випадках, якщо це передбачено законодавством.
Зверніть увагу, що під час випробування на працівників повною мірою поширюється трудове законодавство та виплачується повний розмір зарплати, обумовлений угодою сторін (не менше мінімальної зарплати за виконану норму праці).
Письмовий трудовий договір
Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Зазначена норма КЗпП зобов'язує підприємців укладати трудові договори виключно у письмовій формі.
При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи. Це факти відомі, а як щодо типової форми такого трудового договору?
Держпраці роз'яснює, що підприємці можуть використовувати форму трудового договору, затверджену наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 р. №260. При цьому рядки такого договору, які раніше заповнювали співробітники центру зайнятості, не заповнюються. Адже з 01.01.2015 року фізособам-підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в центрах зайнятості.
Утім, можливість використання типової форми трудового договору не означає обов'язку такого використання. Тобто підприємець має повне право розробити форму трудового договору самостійно і вносити до нього усі необхідні зміни. Але, звісно, що зміст такого договору не повинен суперечити КЗпП та решті законодавства з праці, податковому та соціальному законодавству.
Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник і видано наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.
Трудова книжка
Відповідно до ч. 3 ст. 48 КЗпП трудові книжки ведуть на всіх працівників, які працюють понад 5 днів. Відповідно до п. 2.2 Iнструкції №58, вперше трудову книжку заповнює роботодавець не пізніше тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу.
Працівник, з яким укладається трудовий договір за основним місцем роботи, повинен надати роботодавцю трудову книжку. А працівникові, який стає до роботи вперше і трудової книжки не має, її повинен завести роботодавець (який мусить мати бланки трудових книжок).
Але чи поширюються ці вимоги на підприємців? Так, і «ДК» писав про це в №14/2017. Навіть у разі заповнення трудової книжки вперше підприємець має право підписати першу сторінку трудової книжки як особа, відповідальна за видання трудових книжок.
Записи до трудової книжки про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу чи звільнення, а також про нагороди й заохочення ФОП уносить після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення, і вони повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Печатка — за наявності
У п. 2.12 Iнструкції №58 зазначається про необхідність засвідчення печаткою підприємства (або печаткою відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка. Та якщо підприємець не має печатки, то записи в трудовій книжці завіряються лише підписом підприємця (лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. №492/06/186-15).
Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою (за її наявності).
Але є і відмінність порівняно з юрособами: підприємець не веде обліку трудових книжок та не зберігає їх. Про це йдеться, зокрема, у листі Мінсоцполітики від 20.03.2019 р. №14/0/23-19/133 (див. «ДК» №15/2019, коментар «ДК»).
Особова картка та особова справа
Особова справа — це комплект кадрової документації щодо певного працівника. Як правило, вона складається з кадрових наказів щодо цього працівника та оригіналів або копій документів, на підставі яких ці накази були складені (копія першої сторінки паспорта або іншого документу, що посвідчує особу, копія витягу з реєстру фізосіб — платників податків, копії дипломів та сертифікатів, довідок та посвідчень).
Є один нюанс: ФОПи не повинні вести особові справи. Порядок ведення особових справ визначений Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях. Однак їх ведення спрощує пошук у документах необхідної інформації.
А ось обов'язок вести особові картки працівників, на думку Держпраці, поширюється і на підприємців.
При цьому ведення особової картки за типовою формою, затвердженою наказом Держкомстату, Міністерства оборони України від 25.12.2009 р. №495/656, не є обов'язковим. Водночас така форма містить важливу облікову інформацію, яка згідно з законодавством має вестися роботодавцем. А саме: відомості про військовий облік; призначення працівника та переведення; надання відпусток. Отже, підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, але при цьому має пам'ятати про обов'язкові відомості, які ця картка повинна містити. Докладно про заповнення цієї форми ми писали в «ДК» №44/2017.
Посадова інструкція
Вважаємо, ФОПам теж потрібно створювати посадові інструкції для працівників, яких вони наймають. Позаяк кожен працівник має знати про свої права та обов'язки, покладені на нього.
Необхідність посадових інструкцій опосередковано випливає зі ст. 29 КЗпП, яка говорить про обов'язкове роз'яснення працівнику його прав й обов'язків. Посадові інструкції — внутрішні нормативні акти, які визначають основні функціональні права, обов'язки, відповідальність працівників. Отже, складати їх варто для працівників всіх посад (професій), що працюють в підприємця.
Докладно про складання посадових інструкцій ми писали в «ДК» №9/2019.
Правила внутрішнього трудового розпорядку
Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі — ПВТР) потрібні кожному роботодавцю, а отже, і підприємцю. Звісно, у ФОПів, у яких два-три наймані працівники, це викличе здивування. Та якщо у підприємця таких працівників, наприклад, перевищує 10 осіб, то він і сам буде зацікавлений у наявності цього кадрового документа. Мінсоцполітики висловилося про необхідність ПВТР для всіх роботодавців, у т. ч. для ФОПів, у листі від 21.06.2017 р. №312/0/22-17/13, який ми публікували в «ДК» №16/2018 і коментар «ДК».
Про ПВТР ідеться у ст. 142 КЗпП, і хоча там сказано лише про підприємства, установи, організації, та не зайвим буде створити цей документ і ФОПу. Адже ст. 29 КЗпП говорить про те, що будь-який роботодавець має обов'язок ознайомлювати працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (а щоб це зробити, потрібно ПВТР мати).
Звісно, що кожен роботодавець розробляє власні Правила. Але вони повинні відповідати за змістом типовим ПВТР, затвердженим постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213.
Таким чином, якщо працівник уважно ознайомиться та поставить свій підпис під ПВТР, він вже не скаже, що не знав, що на робочому місці він має бути о восьмій, а не о десятій, або не знав, які правила надання відпусток чи оголошення простою.
Докладніше про правила внутрішнього трудового розпорядку читайте в «ДК» №13/2017.
Що зазначати в ПВТР
ПВТР можуть містити таку інформацію:
— порядок прийняття на роботу (строки випробування при прийнятті на роботу для різних категорій людей) та звільнення;
— робочий час (початок, закінчення тощо);
— час відпочинку (початок і закінчення роботи);
— порядок надання відпусток;
— порядок переведення/переміщення працівників (у т. ч. у випадках зміни істотних умов праці, простою тощо);
— порядок застосування до працівників заходів заохочення;
— відповідальність за порушення трудової дисципліни та порядок дисциплінарних стягнень;
— права та обов'язки працівників.
Табель обліку робочого часу
Підстава для нарахування заробітної плати працівників — це табель обліку робочого часу. Тому, якщо працівники підприємця отримують оплату за відпрацьований час (за місячною або годинною тарифною ставкою, окладом), без табеля йому не обійтися.
Табель має типову форму №П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджену Наказом №489. Також ФОП може користуватися будь-якою іншою зручною для нього формою.
Ця форма має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати.
При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. ФОП має право на спрощення типової форми табеля.
Залишити в ній слід лише необхідні йому показники, але такий документ обов'язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.
Табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій — він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат тощо, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу, — тому він буде об'єктом уваги для:
податківців у частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше ніж мінімальна;
інспекторів з праці — в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.
Про те, як правильно заповнити табель обліку робочого часу, «ДК» писав у №8/2017.
Галина КАЗНАЧЕЙ, «Дебет-Кредит»