Коли добові оподатковуватимуться ПДФО та військовим збором? Як правильно підтвердити витрати на відрядження щодо проживання, проїзду та оформлення візи? Про все це далі.
Добові
У 2019 році сума добових для відряджень у межах території України, що не оподатковується ПДФО, становить 417,30 грн.
А сума збільшення розміру добових витрат на відрядження понад встановлені норми включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника ПДФО і, своєю чергою, оподатковується ПДФО за ставкою 18% (без коефіцієнта) і військовим збором за ставкою 1,5%.
Для відряджень за кордон — не вище 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, з розрахунку за кожен день.
Зокрема, згідно з пп. 170.9.1 ПКУ сума добових визначається в разі відрядження:
— у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових буде об'єктом оподаткування ПДФО та військовим збором.
Iнші витрати на відрядження
За тим же пп. 170.9.1 ПКУ визначено, що не є доходом працівника сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження у межах фактичних витрат. А саме на:
— проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
— оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
— наймання інших житлових приміщень;
— оплату телефонних розмов;
— оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування;
— інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат.
Таксі у відрядженні
Тернопільські податківці 09.11.2018 р. зауважили: якщо юрособа не фінансується за рахунок бюджетних коштів, то суми відшкодованих витрат за користування таксі під час відрядження як в межах території України, так і за кордоном не є об'єктом оподаткування ПДФО та військовим збором, за умови документального підтвердження оплати за таксі.
Алкоголь, тютюн та чайові
У будь-якому разі включаються до оподатковуваного доходу вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, суми чайових, за винятком випадків, коли суми таких чайових включаються до рахунку згідно із законами країни перебування, а також плата за видовищні заходи.
Таблиця
Чим підтвердити витрати
|
Види витрат
|
Документальне підтвердження
|
| на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) | транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона, якщо його обов'язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту; розрахункові документи про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі на чартерні рейси |
| на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни); на наймання інших житлових приміщень |
рахунки, отримані із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання |
| на оплату телефонних розмов | рахунки-фактури за надані послуги, оригінали документів, що підтверджують оплату |
| на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз) | оригінали документів, що підтверджують оплату |
| на обов'язкове страхування | страхові поліси |
| інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат | оригінали документів, що підтверджують оплату таких витрат |
| будь-які витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає | запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає |
Оплата за проживання через посередника
Податківці в IПК від 12.12.2018 р. №5195/5/99-99-13-02-03-16/IПК уточнили: якщо оплата вартості проживання здійснюється відрядженою особою на користь посередника, який фактично не надає послуги з розміщення або проживання, то сума відшкодування таких витрат роботодавцем включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такої відрядженої особи як додаткове благо та оподатковується на загальних підставах. Тобто і ПДФО за ставкою 18%, і військовим збором за ставкою 1,5%.
Але позиція ДФС є надто фіскальною. Наразі норми п. 170.9 ПКУ не вимагають сплачувати за найм житла під час відрядження безпосередньо особі, яка надає послуги з такого найму.
До того ж факт проживання і вартість цих витрат працівник може документально підтвердити. Але хто вже отримав таку IПК, має її дотримуватися та визнавати такі витрати доходом працівника.
Дата квитка не збігається з датою наказу про відрядження: чи буде ПДФО?
Податківці у ЗIР, підкатегорія 103.17, на підставі норм пп. 170.9.1 ПКУ та Iнструкції №59 зауважили, що не є доходом у вигляді додаткового блага працівника сума відшкодованих коштів на проїзд, за умови наявності та належним чином оформлених транспортних квитків, що засвідчують вартість цих витрат.
Тому, аби при перевірках ДФС не визнавала додаткове благо у вигляді відшкодованої суми квитка у зв'язку з невідповідністю його дати та дати наказу про відрядження, краще одразу вносити відповідні зміни до наказу про відрядження або видати наказ про продовження його строку залежно від причини.
Щодо залізничних квитків
Податківці у ЗIР, підкатегорія 103.17, зазначають, що саме посадковий документ, перевізний документ, документ на повернення та документ на послуги, роздруковані на паперовому носії, є розрахунковими документами (транспортними квитками).
Якщо документального підтвердження витрат немає
Оподаткування ПДФО проводиться відповідно до п. 164.5 ПКУ. За цією нормою базою оподаткування ПДФО доходу у негрошовій формі є сума доходу, збільшена на натуральний коефіцієнт (1,2195). Звісно, такий оподатковуваний дохід є об'єктом для оподаткування військовим збором. При цьому база оподаткування для нього не визначається. Тобто потрібно утримати військовий збір за ставкою 1,5% без збільшення на коефіцієнт.
Сума ПДФО утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) платника податку за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.
Звісно, визнане додаткове благо слід відобразити в розрахунку за формою №1ДФ. Позаяк, за роз'ясненням податківців, така сума відноситься до оподатковуваного доходу у вигляді додаткового блага, то в розрахунку №1ДФ вона відображається з ознакою доходу «126». При цьому у розділі I сума вказується у графах 3 та 3а з коефіцієнтом.
Посадковий талон
З 15.03.2019 р. набрав чинності наказ Державної авіаційної служби від 26.11.2018 р. №1239. Відповідно з його нормами з цієї дати фактично посадковий талон може бути як у паперовому, так і в електронному вигляді (мобільний посадковий талон). В останньому випадку працівник для підтвердження витрат на переліт може надати роздруківку електронного посадкового талону, прикріпивши до нього маршрут-квитанцію. Але такий підхід ще не підтверджено роз'ясненнями податківців.
Надміру витрачені кошти
У листі ДФС у м. Києві від 10.03.2017 р. №5087/10/26-15-13-01-12 податківці розглядали порядок дій роботодавця у разі неповернення працівником коштів, наданих на представницькі цілі.
Згідно з пп. 164.2.11 ПКУ оподатковуваним ПДФО доходом є сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, розмір якої обчислюється відповідно до п. 170.9 ПКУ. Такий дохід буде оподатковуватися за правилами оподаткування додаткового блага.
У момент видачі коштів під звіт у працівника не виникає оподатковуваного доходу відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ.
Але слід пам'ятати, що відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ не оподатковуються ПДФО документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламною метою.
Тож у разі відсутності підтвердних документів витрачені кошти на представницькі цілі будуть вважатися також додатковим благом.
Нагадаємо, що за УПК № 181 у разі підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи, виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування ПДФО і військовим збором.
У формі №1ДФ надміру витрачені кошти буде відображено з ознакою доходу «118». При цьому в ф. №1ДФ не відображають суми виданих коштів під звіт, бо такі кошти не є оподатковуваним ПДФО доходом відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ.
ЄСВ
Згідно з п. 3.15 розд. III Iнструкції №5 та п. 6 розд. I Переліку №1170 витрати на відрядження: добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення, компенсаційні виплати та добові, які виплачуються при переїзді на роботу в іншу місцевість згідно з чинним законодавством, не належать до фонду оплати праці та не є базою для нарахування ЄСВ. Тому ці суми не включаються до бази нарахування ЄСВ. У тому числі це стосується суми коштів, витрачених працівником на відрядження понад встановлені законодавством норми та не повернутих у встановлені строки. Відповідно у таблиці 6 звіту з ЄСВ ці суми також не відображаються.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»