Як оформити відносини з працівником підприємства, якщо він на робочому місці користується власним ноутбуком (або іншим майном). Який договір можна застосувати? Яке буде оподаткування?
Оформлення
Факт використання працівником свого майна у діяльності підприємства повинен бути оформлений документально. Це може бути відплатний договір оренди такого майна або безоплатний договір позички майна.
Договір оренди (найму) майна регулюється главою 58 ЦКУ. Звертаємо увагу, що договір оренди транспортного засобу за участю фізособи підлягає нотаріальному посвідченню (ст. 799 ЦКУ). Договори оренди іншого рухомого майна (зокрема, оргтехніки) обов'язковому нотаріальному посвідченню не підлягають.
Договір позички (регулюється главою 60 ЦКУ), за яким однією зі сторін є юрособа, укладається лише у письмовій формі. Обов'язковому нотаріальному посвідченню підлягають договори позички транспортного засобу (крім наземних самохідних транспортних засобів), у якому хоча б однією стороною є фізособа (ст. 828 ЦКУ). Позаяк автомобіль є наземним транспортним засобом, нотаріальне посвідчення договору позички автомобіля законом не вимагається. Договір позички іншого рухомого майна теж не підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню.
Підприємство може обрати будь-який з цих цивільно-правових договорів (які регулюються нормами ЦКУ) на власний розсуд.
КЗпП допускає використання інструментів, належних працівникам, з компенсацією за їх зношування (ст. 125 КЗпП). На думку автора, ноутбук (або автомобіль чи інше майно, яке належить до основних засобів; у цьому випадку потрібно врахувати критерії наказу про Облікову політику підпримства) — це не інструмент, тож ця стаття КЗпП не поширюється на використання основних засобів.
Отже, використання підприємством ОЗ, що належать працівникам, можливе тільки на умовах договорів оренди або позички.
Оподаткування виплат за договором оренди
Згідно з пп. 164.2.2 ПКУ до доходу фізособи від надання майна в оренду за договором оренди включається вся сума коштів, сплачена за користування майном — орендна плата.
Такі доходи оподатковуватимуться ПДФО за ставкою, передбаченою п. 167.1 ПКУ (18%), та військовим збором за ставкою 1,5%.
Податковий агент — юрособа, що нараховує (виплачує) дохід фізособі за надання нею в оренду майна, сплачує (перераховує) ПДФО до відповідного бюджету за своїм місцезнаходженням (місцем реєстрації).
Підприємство-орендар відображає нарахований та виплачений дохід у вигляді орендної плати за орендоване майно та інформацію щодо утримання та перерахування до бюджету ПДФО та військового збору у формі №1ДФ. У розділі I ф. №1ДФ такий дохід слід відобразити за ознакою доходу «127». Порядок сплати передбачено ст. 168 ПКУ.
Витрати на виплату орендної плати працівнику за використання його майна, витрати на поточний ремонт чи витратні матеріали відносять до витрат підприємства на загальних підставах — залежно від напряму використання такого майна: Д-т 23, 91-94 К-т 631 (685).
Звісно, всі ці деталі повинні бути врегульовані у договорі оренди майна.
Наслідки договору позички
Позаяк договір позички безоплатний, то й працівник-позичкодавець не отримує оподатковуваного доходу, а підприємство-користувач не несе витрат. Проте договір позички, як і договір оренди, буде підставою для визнання витрат на утримання та роботу позиченого майна (поточний ремонт, витратні матеріали тощо, за умови врегулювання цих питань у договорі позички).
Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»