Неплатіжні та підроблені банкноти в касі

Тим, хто має справу з готівкою, доводиться постійно турбуватися про те, щоб уникнути збитків від потрапляння до каси неплатіжних та підроблених грошових знаків — банкнот та монет. Але що робити, якщо прикра несподіванка вже сталася і в касі виявлено таку банкноту або монету?

Правила визначення платіжності банкнот

Під час роботи з готівкою касири (особи, що виконують їх функції) мають керуватися правилами визначення платіжності банкнот і монет Національного банку України, встановленими в Постанові правління НБУ від 23.10.2013 р. №422 (пп. 3.3 Положення №637). Касир зобов'язаний приймати без будь-яких обмежень придатні до обігу, зношені та значно зношені банкноти та монети. Не приймаються підроблені банкноти, якщо вони виявлені на етапі приймання оплати від покупця. Якщо касир має обґрунтовані сумніви щодо того, чи є банкнота непідробленою, йому також не слід приймати таку банкноту.

Платіжні, неплатіжні та підроблені банкноти (монети)

Платіжні банкноти — справжні банкноти, що за встановленими НБУ критеріями можуть використовуватися за всіма видами платежів, а також для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви, для переказів та обміну.

Неплатіжні банкноти — справжні банкноти, що не можуть використовуватися за всіма видами платежів, а також для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів у зв'язку з набуттям у процесі обігу ознак зношення та пошкодження, які не відповідають установленим НБУ критеріям, а також навмисно пошкоджені з метою вчинення кримінального правопорушення банкноти; навмисно пошкоджені монети (з надрізами, отворами, надломами); деформовані монети; банкноти (монети), які виведені НБУ з обігу; зразки банкнот.

Підроблені банкноти — імітації (копії, фальсифікації) справжніх банкнот, що виготовлені будь-яким способом, уключаючи промисловий, усупереч установленому законодавством України порядку. До підроблених належать також перероблені банкноти, на яких будь-яким способом (наклеюванням, малюванням, друкуванням, комбінуванням частин від справжніх та підроблених банкнот тощо) змінені зображення, що визначають номінал, рік затвердження зразка (виготовлення), банк-емітент, інші реквізити та елементи дизайну, і які за зовнішнім виглядом можуть бути сприйняті як справжні банкноти.

Пункт 2 розділу I Правил №422

Платіжні банкноти (п. 1 розділу II Правил №422) поділяються на придатні та непридатні до обігу (п. 2 та п. 3 розділу II Правил №422).

Придатні до обігу банкноти видаються банками без будь-яких обмежень фізичним та юридичним особам. Фізичні та юридичні особи зобов'язані без будь-яких обмежень приймати придатні до обігу банкноти (монети¹) за всіма видами платежів та для переказів, а банки, крім того, для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви.

¹ Надалі будемо говорити лише про банкноти, адже найбільших збитків завдають саме неплатіжні або підроблені банкноти, особливо великого номіналу. Наслідки виявлення неплатіжних або підроблених монет будуть такі самі, але розмір збитків зазвичай значно менший.

Непридатні до обігу банкноти поділяються на:

1) зношені банкноти та монети (п. 4 та п. 5 розділу II Правил №422). Фізичні та юридичні особи зобов'язані без будь-яких обмежень приймати зношені банкноти та монети за всіма видами платежів та для переказів, а банки, крім того, для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для обміну на придатні до обігу монети. Зокрема, це означає, що касир не має права відмовити покупцю у прийманні зношених банкнот. Згодом такі банкноти можна буде здати до банку під час інкасації. Банк зарахує кошти на рахунок, а саму банкноту вилучить з обігу;

2) значно зношені банкноти (п. 6 розділу II Правил №422). Банки зобов'язані без будь-яких обмежень приймати від фізичних та юридичних осіб банкноти з ознаками значного зношення або пошкодження, які не мають ознак підроблення та які зберегли цілу частину площею не менше ніж 55% своєї початкової площі; розірвані (розрізані) на дві частини, на яких збереглись обидва однакові номери та серія, і загальна площа цих частин є не меншою, ніж 55% початкової площі банкноти. Фізичні та юридичні особи зобов'язані приймати такі банкноти згідно з п. 2.13 Положення №637. Видавати здачу зношеними та значно зношеними банкнотами не можна — їх слід здати до обслуговуючого банку;

3) з дефектами виробника (п. 10 розділу II Правил №422). Банки зобов'язані без будь-яких обмежень приймати від фізичних та юридичних осіб банкноти (монети) з дефектами виробника для обміну на придатні до обігу банкноти (монети), а також за всіма видами платежів, для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів. Фізичні та юридичні особи такі банкноти можуть не приймати до каси — такого зобов'язання для них не встановлено.

Елементи захисту банкнот оприлюднюються на сайті НБУ за посиланням https://bank.gov.ua/control/uk/publish/category?cat_id=79053.

Касири повинні бути обізнані з ними та з ознаками платіжності банкнот.

Банкноти, забруднені «банківською фарбою»

Особливу увагу звернемо на банкноти, забруднені спеціальним розчином унаслідок несанкціонованого втручання в спецпристрій для зберігання цінностей (так званою банківською фарбою). Вони належать до категорії значно зношених. Фізичні та юридичні особи не мають права приймати такі банкноти за всіма видами платежів та для переказів (п. 9 розділу II Правил №422). Банки зобов'язані вилучати їх під час приймання готівки від фізичних і юридичних осіб за всіма видами платежів, а також для зарахування на рахунки, вклади, акредитиви та для переказів і в установленому порядку передавати їх для проведення розслідувань та відповідних досліджень до правоохоронних органів.

Обміняти такі банкноти суб'єктам господарювання не вдасться, тому що уповноважені підрозділи НБУ обмінюють їх тільки банкам та не мають права здійснювати обмін справжніх банкнот, забруднених фарбою унаслідок несанкціонованого втручання в спецпристрій для зберігання цінностей, фізичним та юридичним особам.

Обрізані банкноти

Нерідко такі банкноти мають вузькі плями фарби лише по краях, унаслідок чого «умільці» просто відрізають від банкноти забруднений край. Тому касирам треба стежити і за розміром банкнот: якщо виявиться банкнота навіть на 1-2 міліметри коротша, ніж потрібно, а також на ній будуть помітні сліди відрізу, це може бути «мічена» банкнота, яка вважається забрудненою спеціальним розчином. Непомітно здати банку таку банкноту під час інкасації не вдасться — банк її неодмінно виявить під час перерахунку та не зарахує відповідну суму на рахунок.

Відповідальність касира

Під час приймання готівки на оплату товарів, робіт, послуг касир підприємства або ФОП повинен перевірити справжність банкнот візуально, на дотик та за допомогою детектора валют (за його наявності). Цей обов'язок випливає з того, що касир зобов'язаний приймати до каси лише справжні банкноти — придатні до обігу, зношені та значно зношені. Для належного виконання касиром цих обов'язків керівництво підприємства (або фізична особа — підприємець) може забезпечити касира технічними засобами для перевірки справжності банкнот — детекторами валют. Якщо роботодавець цього не зробить, він не зможе покласти на касира повну матеріальну відповідальність за збитки, пов'язані з потраплянням до каси підроблених банкнот та монет. Щодо цього див. ст. 131 КЗпП, згідно з якою роботодавець зобов'язаний створити працівникам умови, необхідні для нормальної роботи і забезпечення повного збереження дорученого їм майна.

Звісно, касир може відповідати за приймання лише тих підроблених банкнот, ознаки підроблення яких можна визначити візуально, на дотик або за допомогою наданих касиру детекторів валют. Якщо ж наявні у касира детектори валют не виявлять якісно підроблену банкноту і така банкнота буде здана до банку під час інкасації і виявлена банком, в цьому випадку на касира не можна покладати матеріальну відповідальність, адже його вини в цьому немає. Ризик приймання такої банкноти несе підприємство або ФОП. Усі ці моменти слід чітко прописати в договорі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність касира: які саме детектори валют надаються касиру та в яких випадках касир звільняється від матеріальної відповідальності.

Матеріальна відповідальність касира

Працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов'язків згідно зі ст. 130 КЗпП.

Відповідальність застосовується у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини підприємству у разі, якщо між працівником і підприємством укладено письмовий договір про взяття на себе працівником повної матеріальної відповідальності за незабезпечення цілості майна та інших цінностей, переданих йому для зберігання або для інших цілей (ст. 134 КЗпП). Необхідність укладання договору про повну матеріальну відповідальність з касиром передбачена п. 4.7 Положення №637.

Якщо касир вважатиме, що він не виконав свій обов'язок (зокрема, щодо перевірки банкнот) з вини працедавця, який не надав йому для цього належні детектори (що є обов'язком працедавця згідно зі ст. 21 КЗпП), він може звернутися до суду (ст. 137 КЗпП). У тому разі, коли буде доведено, що підроблені або пофарбовані банкноти було отримано від покупця через недбалість касира, касир нестиме повну матеріальну відповідальність на суму завданих підприємству збитків.

Вилучення з обігу підроблених банкнот

Питання вилучення з обігу підроблених банкнот досить докладно регулює Iнструкція №174. Так, згідно з п. 4.1 гл. 4 р. IV Iнструкції №174, банк у разі виявлення під час приймання, видачі, оброблення готівки сумнівних щодо справжності та платіжності банкнот (монет), у тому числі навмисно пошкоджених з метою вчинення кримінального правопорушення, пошкоджених під час надзвичайного режиму банкнот національної валюти, а також сумнівних щодо справжності банкнот іноземної валюти зобов'язаний вилучити їх з оформленням довідки про вилучення (прийняття) банкнот (монет) для дослідження (додаток 18) у трьох примірниках.

В Iнструкції №174 визначено поняття сумнівних банкнот (монет) — це банкноти (монети), справжність або платіжність яких викликає сумнів, а також ті, що мають ознаки підроблення, до проведення їх дослідження та складання експертом (фахівцем) НБУ відповідного акта (п. 4 р. I Iнструкції №174). Також і за власним бажанням юрособи чи фізособи мають право звернутися до банку (філії чи відділення) з проханням провести дослідження сумнівних банкнот або монет національної валюти та сумнівних банкнот іноземної валюти, які пред'являються тільки з метою отримання висновку установи НБУ (п. 4.3 гл. 4 р. IV Iнструкції №174). Дослідженням сумнівних щодо справжності банкнот (монет) займаються територіальні управління, Центральне сховище та Департамент готівково-грошового обігу НБУ. Банк (філія, відділення) надсилає такі банкноти (монети) безпосередньо до територіального управління, яке в разі неможливості прийняти відповідне рішення надсилає їх для проведення додаткових досліджень до Центрального сховища (п. 4.5 гл. 4 р. IV Iнструкції №174).

Строки проведення дослідження банкнот визначені в п. 4.8 гл. 4 р. IV Iнструкції №174, а також дається 3 робочі дні на відправлення грошей на дослідження відділенням банку, яке їх вилучило (п. 4.6 гл. 4 р. IV Iнструкції №174). Після закінчення дослідження за його результатами буде оформлено опис банкнот (монет) (додатки 20 та 21 до Iнструкції №174) та акт про дослідження сумнівних банкнот (монет), які відправляються до такого відділення банку ще протягом 3-х робочих днів (п. 4.9 гл. 4 р. IV Iнструкції №174). Про результати дослідження банк повідомляє власників коштів. За їх бажанням банк має ознайомити їх під підпис з актом про дослідження сумнівних банкнот (монет).

Якщо за результатами дослідження виявиться, що сумнівні та неплатіжні банкноти національної валюти є підробленими, банк повинен їх списати з відповідних позабалансових рахунків, на які вони були оприбутковані під час вилучення (п. 4.10 гл. 4 р. IV Iнструкції №174). Банк не обмінює такі банкноти на платіжні. Якщо ж досліджувані банкноти виявляться справжніми, то банк повністю відшкодовує пред'явникам суму банкнот (монет) національної валюти та повертає їм справжні банкноти іноземної валюти або за їх бажанням приймає їх для здійснення касових операцій.

Якщо особа за власним бажанням передавала на перевірку банкноти (монети) і за результатами дослідження вони виявилися неплатіжними засобами, то такі банкноти або монети на вимогу пред'явника повинні бути повернуті протягом шести місяців з дня їх прийняття для дослідження. Якщо ж пред'явник не звертається до банку за такою готівкою, то після закінчення зазначеного вище строку неплатіжні банкноти (монети) утилізуються з оформленням відповідного акта (п. 4.10 гл. 4 р. IV Iнструкції №174).

Бухгалтерський облік

Iнкасація коштів з каси відображається в бухобліку за дебетом субрахунку 311 «Поточні рахунки в національній валюті» та за кредитом субрахунку 301 «Готівка в національній валюті» з використанням транзитного субрахунку 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»: Д-т 333 К-т 301 — вилучення готівки з каси під час інкасації та Д-т 311 К-т 333 — зарахування інкасованої готівки на рахунок. На практиці таке зарахування може статися і наступного дня. Під час інкасації працівники банку не перевіряють справжність банкнот та правильність суми готівки, що передається інкасаторам. Готівка перевіряється та перераховується касирами банку при зарахуванні коштів на рахунок СГ. Якщо під час такої перевірки буде виявлено сумнівні або підроблені банкноти, вони вилучаються з обігу, а на рахунок СГ зараховується інкасована сума готівки за мінусом таких банкнот.

При встановленні повної матеріальної відповідальності касира за приймання до каси підробленої банкноти сума збитків відноситься в дебет субрахунку 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей», кореспондуючи з кредитом субрахунку 333. Такі суми також відображаються на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі та втрати від псування цінностей». Після встановлення винної особи сума збитків списується з субрахунку 072 одночасно з проведенням Д-т 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» К-т 716 «Відшкодування раніше списаних активів». Погашення збитків винною особою відображається проведенням Д-т 301 (311) К-т 375. Якщо сума завданих збитків за письмовою заявою касира, погодженою з керівником, утримується із зарплати винної особи (після сплати податків і зборів), то робиться проведення Д-т 661 «Розрахунки за заробітною платою» К-т 375.

Коригування фінрезультату з метою оподаткування податком на прибуток для цих випадків нормами ПКУ не передбачено.

Приклад На АЗС отримано денну виручку через РРО від реалізації палива в сумі 30600 грн (у т. ч. ПДВ — 5100 грн). З РРО було вилучено та через службу інкасації банку передано для зарахування на банківський рахунок підприємства 28200 грн. Під час перерахування інкасованої суми у банку виявлено сумнівну банкноту номіналом 500 грн та передано на експертизу до НБУ. За результатами дослідження було з'ясовано, що банкнота є підробленою.

Варіант А. На робочому місці касира є детектор валют, і ця банкнота успішно пройшла перевірку на цьому детекторі. Під час перерахування готівки у банку вона була визнана сумнівною та за результатами експертизи — підробленою. Вини касира немає, ризик збитків несе підприємство.

Варіант Б. На робочому місці касира є детектор валют, який дозволяє виявити факт підроблення саме цієї банкноти, але касир недбало поставився до своїх обов'язків з перевірки банкнот (адже відомо, що банкноти великих номіналів підроблюються найчастіше і їх слід перевіряти на детекторі). У цьому випадку касир несе повну матеріальну відповідальність за завдані підприємству збитки.

Відповідні проведення наведено в таблиці.

Таблиця

Облік збитків від виявлення підроблених банкнот

Нормативна база

• КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. №322-VIII.
• ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
• Iнструкція №174 — Iнструкція про ведення касових операцій банками в Україні, затверджена постановою правління НБУ від 01.06.2011 р. №174.
• Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.
• Правила №422 — Правила визначення платіжних ознак та обміну банкнот, розмінних та обігових монет національної валюти України, затверджені постановою НБУ від 23.10.2013 р. №422.

Юлія ЄГОРОВА, «Дебет-Кредит»