На майже кожному підприємстві виникають ситуації, коли працівника доводиться скеровувати у відрядження за кордон. У більшості випадків це стосується підприємств, які займаються ЗЕД. При скеруванні у відрядження підприємство має видати інвалюту на витрати, пов'язані з відрядженням. I ось на цьому етапі слід чітко вказати працівнику на неможливість використання інвалюти для придбання товарів для підприємства у такому відрядженні. Але, на жаль, на практиці працівники не завжди дослухаються до таких застережень. I в результаті маємо складений авансовий звіт щодо придбаних товарів невисокої вартості за кордоном. Що з цим робити? Які штрафи очікують підприємство? Як вийти з такої ситуації?
Якими способами можна видавати інвалюту для відрядження?
Безготівковий аванс
За п. 8.3 Iнструкції №492, кошти з поточного рахунку в іноземній валюті юридичної особи та фізичної особи — підприємця можуть бути використані за допомогою електронного платіжного засобу, в тому числі для одержання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження.
Готівковий аванс
Резиденти-юрособи і фізособи-підприємці та іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном) (п. 2.1 Правил №200).
Але згідно з п. 2.2 Правил №200 уповноважений банк видає готівкову іноземну валюту з поточного рахунку юридичної особи — резидента або іноземного представництва тільки на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представнику на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані:
— прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;
— розрахунок витрат.
Отримана юридичними особами — резидентами та іноземними представництвами готівкова іноземна валюта з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, може використовуватися виключно з метою, з якою вона отримана. Таким є правило цільового використання, встановлене п. 8.14 Правил №200.
Чи може працівник придбати товар під час перебування у закордонному відрядженні та розрахуватися готівкою або карткою, зокрема корпоративною?
За ст. 7 Декрету №15-93, у розрахунках між резидентами і нерезидентами в межах торговельного обороту використовуються як засіб платежу іноземна валюта і грошова одиниця України — гривня. Такі розрахунки здійснюють лише через уповноважені банки в порядку, встановленому Національним банком України.
Тож виходить, що розрахунки з нерезидентами можна проводити тільки у безготівковій формі через уповноважені банки.
За порушення цієї норми Декрету №15-93 до підприємства застосовується штраф у розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися під час таких розрахунків.
За невиконання вимоги ст. 7 Декрету №15-93 передбачено штраф у розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися під час розрахунків, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день здійснення цих розрахунків (абз. 6 п. 2 ст. 16 Декрету №15-93).
Отже, працівник, який перебуває в закордонному відрядженні, не може придбати за готівкову іноземну валюту ТМЦ для потреб підприємства незалежно від того, чи йдеться про його власні кошти, чи про видані під звіт.
Щодо цього є лист Мінфіну від 12.10.2010 р. №31-26030-12-29/27606.
Мінфін — про придбання ТМЦ за валюту у відрядженні за кордон
<...>
Статтею 7 Декрету Кабінету Міністрів України від 19 лютого 1993 року №15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю» визначено, що в розрахунках між резидентами та нерезидентами у межах торгового обороту використовується як засіб платежу іноземна валюта. Такі розрахунки здійснюються тільки через уповноважені банки.
<...>
Водночас слід зазначити, що питання придбання працівником для підприємства товарно-матеріальних цінностей за власні кошти і правомірності їх подальшого відшкодування врегульовано положеннями статей 1158 і 1160 Цивільного кодексу України щодо права особи, яка вчинила дії в майнових інтересах іншої особи без її доручення, вимагати від цієї особи відшкодування фактично вчинених витрат за умови подання звіту про здійснення таких витрат, якщо вони були виправдані обставинами, за яких були вчинені дії.
<...>
Лист Мінфіну від 12.10.2010 р. №31-26030-12-29/27606
Чи можна придбати у закордонному відрядженні ТМЦ, розплатившись за допомогою корпоративної картки?
Ні, не можна. Це теж суперечить нормам Iнструкції №492 та правилам розрахунків у іноземній валюті, встановленим у ст. 7 Декрету №15-93.
За таке придбання на підприємство може бути накладено штраф у розмірі, еквівалентному сумі валютних цінностей, що використовувалися при розрахунках, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день здійснення цих розрахунків на підставі норм ст. 16 Декрету №15-93.
А що робити підприємству, якщо працівник все ж таки не послухався та придбав товар?
Якщо керівник підприємства або інший працівник усе-таки придбає за іноземну валюту необхідний товар для підприємства, а підприємство його оприбуткує, то до підприємства буде застосовано штраф відповідно до Декрету №15-93.
Щоб вийти з цієї ситуації без небажаних наслідків, можна вчинити так. Якщо працівник придбав товар за власні кошти, підприємство може придбати куплений товар у працівника як у фізособи. Але при цьому підприємство буде податковим агентом.
Нагадуємо, що за ст. 173 ПКУ оподаткування ПДФО доходу від продажу рухомого майна має відбуватися за ставкою 5%. У пп. 14.1.105 ПКУ наголошено, що поняття «майно» вживається у значенні, наведеному в ЦКУ. А згідно з п. 2 ст. 181 ЦКУ рухомими речами (майном) є речі (майно), які можна вільно переміщувати у просторі.
Якщо спиратися на чинні норми ПКУ, ставка для оподаткування ПДФО у розмірі 18% для рухомого майна не може бути застосована. Для таких операцій установлена спеціальна ставка у розмірі 5%.
Думка податківців щодо ПДФО з доходу від продажу майна підприємству
Наразі податківці мають власну точку зору щодо оподаткування доходу фізособи від продажу товарів підприємству. Так, у листі ДФС від 03.02.2016 р. №1136/Ф/99-99-17-03-03-14 надано роз'яснення: якщо платник податків — фізична особа продає товар (у листі розглядалося питання продажу мобільного телефону чи побутової та цифрової техніки) суб'єкта господарювання, то дохід, отриманий від такого продажу, включається податковим агентом до складу загального оподатковуваного доходу платника податку як інші доходи (пп. 164.2.20 ПКУ) й оподатковується ПДФО за ставкою 18%.
Відповідне роз'яснення міститься й у ЗIР, підкатегорія 103.03*. У ньому податківці дійшли висновку: «Якщо фізична особа здійснює продаж (реалізацію) товару, відмінного від рухомого та нерухомого майна, іншій фізичній особі, то дохід, отриманий від такої діяльності, включається до складу загального оподатковуваного доходу платника податку та підлягає оподаткуванню за ставкою 18%».
* Відповідь на запитання: «За якою ставкою ПДФО оподатковується дохід, отриманий ФО від продажу товару, відмінного від рухомого та нерухомого майна іншій ФО?».
Такий дохід також оподатковують військовим збором за ставкою 1,5% на підставі норми пп. 1.2 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
У формі №1ДФ дохід від продажу рухомого майна фізособою податковий агент відображає з ознакою доходу «105».
У разі придбання товарів за кошти, видані для відрядження, працівнику доведеться повернути ці кошти до каси підприємства, бо підстав для їх витрачання він не мав. Якщо ж керівник підприємства затвердить авансовий звіт із такими витратами, тим самим підприємство порушить обмеження, зазначені вище.
Які строки та правила повернення залишку авансу в інвалюті?
Надміру витрачені кошти мають бути повернуті до каси підприємства до або при поданні авансового звіту працівником. Такий порядок повернення встановлено п. 3 Порядку №841.
Цією самою нормою визначено строки подання авансового звіту. Він подається до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.
При цьому, якщо під час службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає Звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (п. 3 Порядку №841).
Недотримання цих термінів тягне за собою включення неповерненої суми до оподатковуваного доходу працівника (пп. 170.9.1 ПКУ). ПДФО буде утримуватися із бази оподаткування, яка визначається шляхом збільшення суми надміру витрачених коштів на натуральний коефіцієнт за правилами, викладеними в п. 164.5 ПКУ.
Після складання авансового звіту працівник зобов'язаний повернути до каси або на відповідний рахунок підприємства невикористану частину авансу в тих грошових одиницях, у яких йому видали аванс (п. 17 р. III Iнструкції №59). Про це також було зазначено в листі Мінфіну від 21.05.2014 р. №31-07250-06-29/12181. Хоча всім давно відомо, що норми Iнструкції №59 не поширюються на підприємства небюджетної сфери. Тож як бути таким підприємствам?
Мінфін — про валюту авансу на відрядження за кордон
<...>
Якщо при вибутті у відрядження за кордон передбачається здійснення витрат на території України, це має бути враховано при складанні кошторису витрат на відрядження.
Працівник, що відряджається за кордон, повинен забезпечуватися авансом відповідно до наведених в кошторисі витрат: у гривнях — для здійснення витрат за час проїзду територією України, в іноземній валюті — для здійснення необхідних витрат за кордоном.
<...>
Лист Мінфіну від 21.05.2014 р. №31-07250-06-29/12181
Відповідно до п. 8.4 Правил №200 невикористаний залишок готівкової іноземної валюти, що її підприємство отримало з поточного рахунку в іноземній валюті для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, підлягає зарахуванню безпосередньо на поточний рахунок в іноземній валюті в уповноваженому банку України протягом п'яти банківських днів з часу його оприбуткування до каси підприємства.
Якщо кошти не будуть повернуті своєчасно до каси або на поточний рахунок, вони вважатимуться надміру витраченими і підлягатимуть оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% за правилами, встановленими для додаткового блага на підставі п. 164.5 ПКУ.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- ЦКУ — Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. №435-IV.
- Декрет №15-93 — Декрет КМУ від 19.02.93 р. №15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю».
- Iнструкція №59 — Iнструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59.
- Iнструкція №492 — Iнструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.
- Правила №200 — Правила використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджені постановою НБУ від 30.05.2007 р. №200.
- Порядок №841 — Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841.
Ганна РУСАНОВА, «Дебет-Кредит»