Працівник повернув до каси всю суму невикористаних коштів, що були видані йому під звіт, наступного дня після їх одержання у зв'язку з невиконанням доручення з купівлі ТМЦ. Авансовий звіт не склали.
Чи вважається порушенням відсутність авансового звіту у такому разі і чи можуть перевіряючі накласти штраф 25% від цієї суми?
Звичайно, вищеописана ситуація не нова і трапляється чи на не кожному підприємстві. Спробуймо все з'ясувати раз і назавжди.
Розпочнімо із самого штрафу. Фінансові санкції у вигляді штрафу встановлюються у разі порушення юрособами та підприємцями норм з регулювання обігу готівки у національній валюті. Такий штраф накладається у розмірі 25% від виданої суми, зокрема, за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів.
При цьому 25% штрафу розраховуються не із суми невідзвітованих коштів, а від суми готівкових (!) коштів, наданих після невідзвітування (абз. 5 п. 1 Указу №436).
Що ж до самих норм з регулювання обігу готівки, за порушення яких і передбачено такий штраф, то вони встановлені Положенням №637.
Так, у п. 2.11 Положення №637 визначено, що видача відповідній особі готівкових коштів під звіт здійснюється за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. Звітування за одержані під звіт готівкові кошти відбувається відповідно до законодавства України.
Ось тут і починається плутанина. Річ у тім, що, по суті, строки подання звіту про використання коштів передбачено в ПКУ (хоча це нормативний документ, що регулює оподаткування, а не сферу готівкового обігу, за порушення якого й накладається штраф у розмірі 25%).
Згідно з пп. 170.9.2 ПКУ, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Сума готівки, яка залишається у підзвітної особи, повертається до або під час подання звіту.
Те саме зазначено у Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженому наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. №841, й у п. 11 р. ІІ Інструкції №591.
1 Норми Інструкції №59 є обов'язковими для виконання для бюджетних установ та організацій. Як сказано у листі Міндоходів від 03.07.2013 р. №6091/6/99-99-22-02-04-15/169, госпрозрахункові підприємства можуть використовувати Інструкцію №59 як допоміжний (довідковий) документ.
Крім цього, на випадок скасування відрядження (тобто працівник у будь-якому разі не завершить його, бо й не розпочав) у п. 11 р. ІІ Інструкції №59 чітко сказано: якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти. Про подання у такому разі звіту про використання коштів в Інструкції ані слова.
Усі вищезгадані норми законодавства наштовхують на висновок, що підзвітна особа повинна подавати звіт про використання коштів, наданих під звіт, лише за наявності факту завершення виконання окремої цивільно-правової дії чи відрядження, на проведення яких були видані їй кошти, за рахунок особи, що надала кошти під звіт.
Відповідно, якщо доручена цивільно-правова дія не була виконана або було скасовано відрядження і кошти, видані під звіт, повернено до каси підприємства у повному розмірі, то складати авансовий звіт не треба, адже для цього немає законодавчих підстав.
Погоджується з цим і ВАСУ1, говорячи, що у разі відсутності авансового звіту санкції за порушення в сфері обігу готівки, тобто штраф у розмірі 25%, до платника податків не можуть бути застосовані при повному й вчасному поверненні невикористаних підзвітних коштів.
1 Ухвала ВАСУ від 05.02.2014 р. №К/9991/76176/12 у справі №2а-4979/12/2070, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/37093151.
Утім, на практиці податківці під час перевірок трохи інакше трактують вимоги щодо подання авансового звіту. Вони хочуть бачити авансовий звіт — як документ, в якому працівник, що отримав підзвітні кошти, відзвітує, що він нічого не витратив, а підтвердженням цього буде прибутковий касовий ордер, в якому сума відповідатиме видатковому касовому ордеру. Аргумент податківців — в Указі №436 і Положенні №637 йдеться про звітування за видані/отримані кошти, а не про використання коштів. На думку перевіряючих, при поданні порожнього авансового звіту якраз і відбувається звітування, яке вимагається п. 2.11 та п. 2.12 Положення №637.
Як ще один аргумент проти такого підходу податківців можна навести норми, що регулюють контроль за дотриманням порядку ведення операцій із готівкою, а саме глави 7 Положення №637.
1. Під час проведення перевірок аналізується порядок видачі підприємствами сум під звіт, виявляються факти неправомірної видачі готівки під звіт працівникам, які повністю не розрахувалися (а не не відзвітували) за попередньо видані їм кошти (п. 7.37 Положення №637).
2. Під час перевірки можуть аналізуватися дані бухгалтерських регістрів, зокрема тих, у яких за дебетом відображаються кошти, видані з каси під звіт, і відшкодування перевитрат за звітами про використання коштів, а за кредитом — суми витрат за звітами про використання коштів, що підтверджені бухгалтерією (тобто звіт необхідний для підтвердження понесених витрат при використанні коштів), та повернення невикористаних коштів (п. 7.38 Положення №637).
3. Під час перевірки звітів про використання коштів для вирішення господарських питань особлива увага приділяється дотриманню підзвітними особами встановлених термінів складання та подання до бухгалтерії відповідних звітів, своєчасності повернення до каси підприємств залишку невикористаних коштів одночасно з відповідним звітом (тобто звіт потрібен при поверненні невитраченого залишку підзвітних коштів, а не всієї суми таких коштів. Прямо про необхідність подання звіту, у разі якщо підзвітні кошти взагалі не витрачалися, у цілому Порядку №637 не сказано ані слова), наявності оригіналів підтвердних документів, їх погашенню тощо (п. 7.39 Положення №637).
Висновки
Вважаємо, що особа, яка отримала підзвітні кошти й не використала їх та в повному обсязі й у встановлені строки повернула назад до каси підприємства, не повинна складати авансового звіту. Адже порядок подання такого звіту передбачає наявність факту завершення виконання окремої цивільно-правової дії чи відрядження, що, до речі, буде підтверджено первинними документами, які подаються разом зі звітом. Іншого порядку подання авансового звіту законодавством не передбачено.
У такому разі наступна видача готівкових підзвітних коштів за відсутності авансового звіту не має бути підставою для застосування штрафу у розмірі 25% від суми виданих коштів.
Судова практика наразі на боці платників податків.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- Указ №436 — Указ Президента України від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Інструкція №59 — Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. №59.
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637.
Катерина КАЛАШЯН, «Дебет-Кредит»