Переказали кошти через електронну платіжну систему з однієї корпоративної картки на іншу. Операцію здійснював директор, хоча картка-платник відкрита на працівника, а картка-одержувач на нього (директора). Як відобразити операцію в обліку? Чи потрібен авансовий звіт і хто повинен його писати?
Електронні платіжні системи (англ. Electronic Payment Systems) призначені для здійснення платежів за товари, послуги (або, як у нашому випадку, переказу грошей з рахунку на рахунок) через Інтернет.
Кошти на корпоративному рахунку є коштами підприємства і не належать працівникові, на якого випущена корпоративна платіжна картка. А тому в звичайній ситуації для використання коштів на корпоративному рахунку навіть довіреній особі підприємства потрібен наказ директора підприємства. Але оскільки в цьому разі кошти переказав сам директор, то такий наказ не потрібен.
Проте кошти, зняті за допомогою корпоративної картки через банкомат, набувають для довіреної особи підприємств — держателя корпоративної карти статус підзвітних коштів1. Так само і податківці розглядають витрати, сплачені корпоративною карткою у відрядженні і під час здійснення цивільно-правових дій, як підзвітні кошти, згідно з пп. 170.9.3 ПКУ.
1 Відповідно до п. 2.12 Положення про ведення касових операцій, затвердженого постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637, фізичні особи — довірені особи підприємств, які отримали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу, використовують їх за призначенням без оприбуткування в касі. Ці довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом з підтвердними документами у встановлені терміни і в порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торгового термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Чи будуть кошти, перераховані з одного корпоративного рахунку на іншій через електронну платіжну систему, підзвітними? На наш погляд — так. Адже держателем корпоративної картки була довірена особа, і перерахування проводилося не на підставі платіжного доручення, складеного підприємством для банку, в якому відкритий корпоративний рахунок, а на підставі платіжного документа, складеного довіреною особою, через електронну платіжну систему.
А тому довіреній особі необхідно скласти авансовий звіт про такі перераховані з корпоративного рахунку кошти (і якщо користування корпоративною картою відбулося не у відрядженні, то в терміни, встановлені пп. 170.9.3 ПКУ).
На доказ того, що ці кошти були перераховані з одного рахунку підприємства на інший рахунок підприємства, можна додати квитанції або інші документи електронної платіжної системи, а також оригінали виписок банку з обох корпоративних рахунків. Оскільки другий корпоративний рахунок також належить цьому підприємству, то якщо гроші були зараховані на нього тією ж сумою, що і відправлені з першого корпоративного рахунку, питання про використання підзвітних коштів з корпоративної картки довіреної особи буде закрито. Витрати, пов'язані з таким перерахуванням коштів (за розрахунково-касове обслуговування банком і електронною платіжною системою), будуть віднесені до складу адміністративних витрат підприємства.
Ганна БИКОВА, «Дебет-Кредит»