Іноді в роботі бухгалтера виникають ситуації, в яких знайти правильне рішення непросто, навіть заново перечитавши всі відповідні нормативні документи. У таких випадках наші передплатники завжди можуть розраховувати на допомогу «гарячої лінії» «Дебету-Кредиту». Наводимо відповіді на запитання, що стосуються особливо нестандартних ситуацій у касових операціях.
Чи враховуються виплати на відрядження при розрахунку ліміту залишку готівки в касі за видатками?
Ліміт каси підприємства встановлюють самостійно на підставі розрахунку ліміту залишку готівки в касі. Установлений ліміт каси затверджується внутрішніми наказами (розпорядженнями) підприємства.
За рішенням керівника підприємства ліміт каси може встановлюватися на підставі розрахунку середньоденної видачі готівки з каси. У разі встановлення ліміту каси на підставі середньоденної видачі готівки при розрахунку враховують дані рядків 3 та 4 таблиці «Касові обороти» додатка 8 до Положення №637. Згідно з рядком 3 цієї таблиці до розрахунку середньоденної видачі готівки з каси не включають виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів. Відповідно до п. 1.2 Положення №637 та п. 3.15 Інструкції №5, витрати на відрядження (добові, вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення) не належать до виплат, пов'язаних з оплатою праці.
Отже, у разі встановлення ліміту каси на підставі показника середньоденної видачі готівки з каси, для розрахунку ліміту за цим показником беруть до уваги виплати готівкою на різні потреби (до речі, у листі НБУ від 29.02.2008 р. №11-113/818-2372 (див. «ДК» №15/2008) зазначалося: у т. ч. готівка, видана з каси підприємства для здавання до банку), а також на відрядження (крім виплат, пов'язаних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів).
Підприємство здало готівкову виручку через інкасаторську службу після операційного часу роботи банку. Чи вважаються такі кошти понадлімітними?
Відповідно до п. 1.2 Положення №637 ліміт каси — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час. Ліміт каси підприємства встановлюють самостійно (додатково див. «ДК» №36/2014). Вони можуть тримати в позаробочий час у своїх касах готівку у межах, що не перевищують установленого ліміту каси. Готівка, що перевищує встановлений ліміт, обов'язково здається до банку для її зарахування на поточний рахунок підприємства, інакше воно несе відповідальність у вигляді штрафу. Згідно з п. 1 Указу №436, за перевищення встановленого ліміту залишку готівки в касі передбачено відповідальність — у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день.
Підприємства здають готівку самостійно або через відповідні інкасаторські служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів.
Підтвердженням зданої готівки до банку через інкасаторів буде копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою, засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача.
Мало того, потрібно врахувати норми п. 5.9 Положення №637. Готівкові кошти не вважатимуться понадлімітними в день їх надходження, якщо вони здаються до банку в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, не пізніше наступного робочого дня банку. Отже, якщо інкасація коштів відбулася після операційного часу роботи банку, незважаючи на те що фактичне приймання цих коштів банківськими працівниками і зарахування їх на рахунок банку відбудеться лише наступного дня, такі кошти не вважаються понадлімітними. Підтверджувати це будуть запис у касовій книзі та копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою.
Як правильно оформити видачу зарплати працівникам із готівкової виручки? Якою датою складати видатковий ордер для оформлення видачі готівки з каси?
Останній абзац п. 2.10 Положення №637 дає право підприємству зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок виручки у сумі, що зазначена в переданих до каси відомостях на виплату грошей (додаток 1 до Положення №637), понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів з дня настання строків цих виплат. Але завчасу, до настання строків виплати зарплати, підприємство не може накопичувати готівкову виручку понад установлений ліміт каси.
Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці за видатковими відомостями, касир зобов'язаний виконати вимоги п. 3.9 Положення №637:
— проти прізвища осіб, яким не здійснено виплати, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»1;
1 Готівкові кошти, одержані для виплат, пов'язаних з оплатою праці, та не виплачені в установлений строк окремим фізичним особам (п. 1.2 Положення №637).
— скласти реєстр депонованих сум;
— на титульній сторінці зазначити загальну суму виданої та депонованої заробітної плати. Ці суми потрібно звірити із загальним підсумком за видатковою відомістю та засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавав не касир, а інша особа, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
— здійснити запис у касовій книзі згідно з виписаним видатковим касовим ордером на фактично видану суму за видатковою відомістю.
Зверніть увагу: у п. 3.9 Положення №637 наголошується, що видатковий касовий ордер на фактично видану суму за видатковою відомістю складають після закінчення встановлених строків виплат заробітної плати. Тож робимо висновок, що підприємство виписує та реєструє видатковий касовий ордер в останній день строку виплати заробітної плати. У п. 3.11 Положення №637 є вимога, що видатковий касовий ордер, оформлений на підставі видаткової відомості, реєструють у журналі реєстрації касових документів (додаток 4 до Положення №637) після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості.
Пам'ятайте: якщо депоновані суми перевищують установлений ліміт каси, вони підлягають здаванню до банку. У цьому разі слід оформити загальний видатковий касовий ордер на таку суму.
Чи можна видати заробітну плату з каси підприємства за рахунок поворотної фінансової допомоги, отриманої від засновника-фізособи?
До готівки Положення №637 відносить суму фактично одержаних готівкових коштів від реалізації товарів, робіт, послуг та позареалізаційні надходження. Поняття позареалізаційних доходів наводиться у п. 1.2 Положення №637 і тлумачиться доволі широко. Фактично до позареалізаційних надходжень належать усі готівкові кошти, не пов'язані з реалізацією продукції, зокрема одержані у позику.
Як сказано у п. 2.9 Положення №637, готівку підприємства використовують для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування. Тож у разі оприбуткування в касі підприємства готівкових надходжень, таких як поворотна фінансова допомога, що буде підтверджено складеним прибутковим касовим ордером (додаток 2 до Положення №637) та записом у касовій книзі, їх можна використати на виплати, пов'язані з оплатою праці. Крім того, така готівка може бути використана також для розрахунків з бюджетами та державними цільовими фондами за податками і зборами (обов'язковими платежами).
Пам'ятайте, що тримати готівку в позаробочий час у касі підприємства дозволено в межах установленого ліміту каси.
Чи може готівка для видачі позик працівникам зберігатися у касі понад ліміт протягом трьох робочих днів?
Згідно з п. 2.10 Положення №637 підприємства мають право зберігати у касі готівку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), понад установлений ліміт каси протягом 3 робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку.
Структура виплат, пов'язаних з оплатою праці, у т. ч. віднесення відповідних виплат безпосередньо до фонду оплати праці, регулюється Інструкцією №5.
Оскільки позики працівникам згідно з Інструкцією №5 належать до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці, то готівка з такою метою не може зберігатися в касі підприємства понад установлений ліміт протягом 3 робочих днів.
У разі перевищення підприємством ліміту каси на нього чекає штраф у двократному розмірі суми виявленої понадлімітної готівки за кожен день згідно з Указом №436.
Чи може підприємство, що працює без РРО (бо реалізує лише власну продукцію), прийняти готівку до каси від постачальника як повернення авансу за розірваною угодою?
За загальною нормою п. 2.1 Положення №637 підприємства, які відкрили поточні рахунки в банках, здійснюють розрахунки, що виникають у господарських відносинах, пріоритетно в безготівковій формі, а також у готівковій формі (з дотриманням чинних обмежень). Тож за належного документального оформлення така операція є можливою. Насамперед треба мати документальне підтвердження факту розірвання угоди — це може бути одна з підстав, зазначених в умовах договору, та лист від покупця з вимогою повернути аванс. Крім того, потрібно пам'ятати про встановлення граничної суми розрахунків готівкою між підприємствами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. А це 10 тис. грн згідно з Постановою №210.
Касові операції оформляють касовими ордерами. Надходження готівки до каси підприємства має бути оформлене прибутковим касовим ордером (додаток 2 до Положення №637). У цьому первинному документі слід обов'язково зазначити підстави отримання коштів (повернення авансу за угодою, яку розірвано), підприємство — платника коштів та особу, уповноважену підприємством-продавцем, через яку отримано готівку до каси покупця.
Хто несе відповідальність за перевищення встановленої граничної суми розрахунків готівкою: платник чи отримувач коштів?
Обмеження щодо граничного обсягу готівкових розрахунків установлено Постановою №210. Як сказано у п. 2.3 Положення №637, підприємства (підприємці) мають право здійснювати розрахунки готівкою між собою та з фізособами протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами в межах граничних сум. Треба також взяти до уваги, що кількість підприємств (підприємців) та фізосіб, з якими відбуваються розрахунки, протягом дня не обмежується.
Згідно з пп. 19-1.1.4 та пп. 20.1.10 ПКУ, контроль за додержанням порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги) здійснює Державна фіскальна служба України. За зазначене порушення передбачено лише адміністративні, але чималі санкції. Так, за ст. 163-15 КУпАП порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у т. ч. перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на фізособу-підприємця, посадових осіб юрособи у розмірі від 1700 грн до 3400 грн. На офіційних порталах ДФСУ щодо питань застосування штрафних санкцій повідомляється: «У разі здійснення суб'єктами господарювання розрахунків готівкою понад встановлену граничну суму таких платників притягують до відповідальності згідно з нормами Кодексу про адміністративні правопорушення». Тож робимо висновок: не виключено, що відповідальність несе будь-яка сторона, в обліку якої виявлено правопорушення.
Нормативна база
- ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. №2755-VI.
- КУпАП — Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
- Указ №436 — Указ Президента від 12.06.95 р. №436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки».
- Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. №637.
- Постанова №210 — Постанова Правління Національного банку України від 06.06.2013 р. №210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою».
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»