Працівник повернувся з відрядження по Україні і відразу в день повернення з попереднього відрядження повинен виїхати в наступне — за кордон. Як у такому разі виплачувати йому добові за день такого повернення і від'їзду — двічі, за кожне відрядження окремо чи лише як за один день?
Працівникам, яких скеровують у службове відрядження, виплачують добові за період перебування у відрядженні (ч. 2 ст. 121 КЗпП1). Додатково зазначимо, що добові виплачують за кожен календарний день відрядження — див. абз. 4 пп. 140.1.7 ПКУ. За які саме дні слід виплачувати добові, додатково розписано в Інструкції №592. Так, за кожен день (включаючи дні вибуття та прибуття до місця постійної роботи) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачують добові (п. 4 р. ІІ та п. 16 р. ІІІ Інструкції №59).
До того ж днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника3, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника (п. 8 р. І Інструкції №59). Разом із тим, якщо транспорт відправляється до 24:00 включно, то днем вибуття стане поточна доба, а з 00:00 години і пізніше — наступна доба.
1 Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
2 Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. №59. Зауважимо, що для підприємств, які не отримують фінансування із державного бюджету, цей документ не є обов'язковим для застосування — див. листи ДПАУ від 07.09.2011 р. №10077/5/15-1216 та від 31.03.2012 р. №5742/6/15-1415. Однак, як зазначено у наведених листах, такі підприємства та організації цей документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
3 Тобто населеного пункту тощо, в якому таке робоче місце розміщене.
Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, тоді до строку відрядження записують час, потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту.
Граничний розмір добових, який можна віднести до податкових витрат, встановлено в пп. 140.1.7 ПКУ. Він становить:
— по Україні — 0,2 мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, а нині це 243,60 грн (1218 грн х 0,2);
— за кордон — 0,75 мінімальної зарплати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, у 2014 р. — 913,50 грн (1218 грн х 0,75).
До речі, згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, суму добових визначають у разі відрядження у межах України та до країн, з якими не встановлено візового режиму, за наказом про відрядження та відповідними первинними документами. За їх відсутності добові не потрапляють до складу витрат платника податку.
Відповідними підтвердними документами, на думку податківців, є документи, «що засвідчують наміри та факт здійснення відрядження» (див. лист ДПАУ від 18.06.2011 р. №11327/6/15-0516). А от спеціалісти Мінфіну наголошують, що під відповідними первинними документами слід розуміти «документи, які підтверджують перебування працівника у місці відрядження: транспортні квитки, рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання відрядженого працівника тощо» (див. лист від 04.05.2011 р. №31-07230-16-25/11433).
У разі відрядження працівника за кордон до країн, з якими в України встановлено візовий режим, суму добових обчислюють згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Державної прикордонної служби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює (пп. 140.1.7 ПКУ).
Та що робити, якщо працівник в один і той самий день повертається з відрядження та їде в наступне, в якому розмірі йому виплачувати добові — за один чи два дні?
На нашу думку, в такій непростій ситуації слід оплатити лише день завершення першої службової поїздки. Адже в такому разі ви повністю виконаєте свої зобов'язання перед працівником за першим відрядженням. При цьому оскільки за календарний день початку наступного відрядження вже буде виплачено добові, то ви не порушите (а взагалі і виконаєте) вимогу ст. 121 КЗпП. Адже за перший календарний день наступної службової поїздки ви вже виплатили добові.
Крім того, згідно з пп. 140.1.7 ПКУ, добові виплачують саме за календарний день. Тож якщо добові виплачено за перше відрядження, то їх виплачено і за спільний календарний день двох відряджень.
Проте дехто зі спеціалістів вважає, що в такій специфічній ситуації можна виплатити працівнику добові за перший день наступного відрядження. Наприклад, коли в день закінчення першого відрядження по Україні розпочинається наступне — закордонне. У разі закордонного відрядження добові виплачують, як правило, в значно більшому розмірі порівняно з добовими по Україні (звісно, якщо в день початку закордонного відрядження працівник уже перетнув кордон і за такий день, власне, можна і треба виплачувати добові як для відрядження за кордон). Або якщо за різними відрядженнями (навіть у межах України) працівнику встановлено різний розмір добових, і за новим відрядженням цей розмір істотно вищий.
Звичайно, в такому разі працівник захоче отримати більшу суму добових, а працедавцю важко буде відмовити, спираючись лише на зазначені вище норми законодавства. Як і пояснити, чому, маючи право на добові за кожен день відрядження, працівник не отримає їх за день від'їзду у відрядження. Тож деякі роботодавці вирішують виплачувати подвійні добові за такий день (окремо як за день попереднього відрядження, так і за день наступного відрядження). Деякі роботодавці в такому разі не оплачують день повернення з попереднього відрядження, натомість виплачують добові за день відправлення у наступне відрядження (якщо це вигідніше для працівника).
Ми не заперечуємо проти такого підходу (як соціально більш справедливого), але не бачимо і законодавчих норм, які б дозволяли виплатити подвійні добові або більший із розмірів таких добових виходячи з наказів про відрядження. Тому тим, хто сумнівається, який підхід обрати, радимо звернутися за роз'ясненням до своєї податкової інспекції за індивідуальною податковою консультацією згідно зі ст. 52 — 53 ПКУ.
Але, найімовірніше, податківці вважатимуть безпідставними виплату подвійних добових та віднесення їх до податкових витрат. А зайво виплачені добові визнають оподатковуваним доходом працівника — надміру витраченими коштами згідно з п. 170.9 ПКУ. А отже, підприємству загрожуватимуть штрафні санкції не лише за можливе донарахування податкового зобов'язання з податку на прибуток (п. 123.1 ПКУ), а й за неутримання, ненарахування і, можливо (якщо підприємство не має переплати з цього податку), за несплату ПДФО (відповідно до п. 127.1 ПКУ). Звісно, не враховуючи пені та самої суми податків, які слід буде доплатити до бюджету внаслідок такого донарахування за податковою перевіркою.
Увага! Після повернення працівника з відрядження він повинен скласти та передати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, форму якого затверджено наказом Міндоходів України від 24.12.2013 р. №845 (далі — авансовий звіт). У загальному порядку такий звіт подають протягом 5 робочих днів після дня завершення відрядження (п. 170.9 ПКУ). В авансовому звіті працівник зазначає всі витрати, які він поніс під час відрядження, та подає його разом із підтвердними документами. Невикористану частину виданого на відрядження авансу повертає до каси або на розрахунковий рахунок підприємства.
Тож, перш ніж видавати працівнику аванс на наступне відрядження, підприємство має отримати авансовий звіт та залишок невикористаних коштів за попереднє відрядження.
Насамкінець зазначимо, що таку ситуацію можна просто не допускати, залишаючи хоча б один день між двома відрядженнями.
Василь РОРАТ, «Дебет-Кредит»