Однією з гарантій, установлених трудовим законодавством, є право на відпочинок. Пропонуємо з'ясувати, які особливості надання щорічних основних відпусток у нестандартних ситуаціях.
Коротко про головне
Основні нормативні документи, якими слід керуватися щодо надання щорічних відпусток працівникам, — це КЗпП, Закон про відпустки та Порядок №100. Не будемо спинятися на організаційних моментах та документальному оформленні — про це ми не раз писали на сторінках «ДК» (див. №38/2013, №23/2013, №22/2013). Але тезово нагадаємо:
1) тривалість відпустки завжди розраховується в календарних днях (субота, неділя включаються як звичайні календарні дні), незалежно від режимів та графіків роботи (змінний графік роботи, ненормований робочий день або неповний робочий час на тривалість щорічної відпустки не впливають);
2) якщо на той період, на який надається відпустка, припадають святкові та неробочі дні (такі неробочі дні перелічені у ст. 73 КЗпП), тривалість відпустки збільшується на кількість таких днів;
3) у загальному випадку тривалість відпустки становить не менш як 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік (робочий рік відлічується з дня укладення трудового договору)1;
4) право на щорічну основну відпустку повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на підприємстві (до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу2). За домовленістю сторін працівник не втрачає права піти у відпустку до закінчення встановленого терміну;
5) про дату початку відпустки (якщо вона встановлена графіком) або про бажання працівника піти у відпустку (якщо працівник подає заяву) повідомляється не пізніше як за два тижні до початку відпустки;
6) щорічна відпустка на прохання працівника може бути поділена на частини, за умови що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів;
7) забороняється ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років. Порушення такої вимоги є порушенням вимог законодавства про працю, і на посадових осіб підприємств накладається штраф у розмірі від 510 грн до 1700 грн3;
1 Тривалість щорічної основної відпустки може бути й більшою — такі випадки встановлено у ст. 6 Закону про відпустки та іншими актами законодавства.
2 Окремим категоріям надається повна тривалість відпустки до закінчення шестимісячного терміну (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
3 Згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-X.
8) сумісники мають право на щорічну відпустку на наведених вище умовах.
Правила розрахунку відпусткових
За час основної щорічної відпустки працівникові виплачується заробітна плата — відпусткові. З метою статистичних спостережень оплата щорічних відпусток належить до додаткової заробітної плати (пп. 2.2.12 Інструкції №5). Статтею 21 Закону про відпустки встановлено, що заробітну плату працівникам за час відпустки виплачують не пізніше ніж за три дні до її початку, тобто авансом. Оплачується період відпустки виходячи з рівня середньої заробітної плати, який визначається за Порядком №100. Алгоритм нарахування відпусткових зазначено у п. 7 Порядку №100, покажемо це у вигляді формули:
В = Д х Зп : (К - С - Н) ,
де:
В — сума відпусткових;
Д — кількість календарних днів відпустки;
Зп — сума заробітної плати, це виплати за розрахунковий період: основна заробітна плата, доплати і надбавки, виплати за час, протягом якого працівнику зберігався середній заробіток1;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
С — святкові та неробочі дні, встановлені ст. 73 КЗпП. Святкові та неробочі дні, які припадають на період відпустки, до розрахунку тривалості відпустки не включаються і не оплачуються;
Н — неробочий час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали та за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, вилучається з розрахункового періоду.
Отже, для виплати відпусткових потрібно визначити:
1) розрахунковий період, за яким обчислюється середня заробітна плата:
останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Якщо працівник відпрацював менше року, такий період визначається з першого числа місяця, наступного після місяця оформлення на роботу, до першого числа місяця, в якому надається відпустка. Пам'ятайте, що цей період зменшується на час, протягом якого працівники не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, наприклад час простою, або на кількість календарних днів, коли надавалася відпустка без збереження заробітної плати (додатково див. лист Мінсоцполітики від 26.11.2012 р. №1203/13/84-12) тощо (п. 2 розділу ІІ Порядку №100);
2) загальну суму заробітної плати у розрахунковому періоді:
виплати, які враховуються або не враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, зазначені у п. 3 та 4 розділу ІІІ Порядку №100. До складу виплат, які враховуються при обчисленні середньої заробітної плати, включаються: основна заробітна плата, доплати і надбавки, премії, які мають постійний характер — не мають разового характеру, виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних та громадських обов'язків, службових відряджень тощо), та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. Зверніть увагу: на думку Мінпраці, індексація2 та допомога по вагітності та пологах3 включаються до обчислення середньої заробітної плати.
1 Усі виплати включаються до розрахунку середньої заробітної плати у тому розмірі, в якому вони нараховані, без вилучення сум відрахування на податки, стягнення аліментів тощо, за винятком відрахувань із заробітної плати осіб, засуджених за вироком суду до виправних робіт без позбавлення волі (п. 3 розділу ІІІ Порядку №100).
2 У переліку виплат немає сум індексації заробітної плати, але спеціалісти Мінпраці вважають, що такі суми належать до розрахунку, див. лист Мінпраці від 09.12.2011 р. №1105/13/81-11.
3 Допомоги по вагітності та пологах також немає у цьому переліку, погляд спеціалістів — див. відповідь на запитання 3 у листі Мінпраці від 17.06.2011 р. №190/13/116-11, «ДК» №34-35/2011.
Одноразова винагорода за підсумками роботи за рік та за вислугу років включається до розрахунку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.
Не враховуються матеріальна допомога, добові, дотації на обіди, виплати, пов'язані з ювілейними датами, тощо;
3) кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
віднімаються святкові, неробочі дні, а також, як сказано в абз. 6 п. 2 розділу ІІ Порядку №100, дні, протягом яких працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково. До цього періоду належить час простою не з вини працівника, який оплачувався згідно з нормами ст. 113 КЗпП в розмірі, не нижчому від двох третин встановленої працівникові тарифної ставки (окладу). Це можуть бути вихідні дні згідно з наказом підприємства, наприклад при скороченому робочому тижні, або відпустка за власний рахунок. До речі, у давньому листі Мінпраці від 20.12.2007 р. №929/13/84-07 відпустки за власний рахунок поділяються на відпустки без збереження заробітної плати, що надаються працівникові в обов'язковому порядку, — ст. 25 Закону про відпустки та відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін — ст. 26 зазначеного Закону. У листі повідомляється: якщо працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати відповідно до ст. 26 Закону, то час такої відпустки не вилучається з розрахункового періоду1;
1 У листі також сказано, що якщо в періоді, коли працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати (без розподілу за видами такої відпустки. — Ред.), йому були здійснені виплати заробітної плати (премії), то у цьому разі і суми, і календарні дні місяця, в якому вони здійснюються, включаються до розрахунку середньої заробітної плати.
4) визначити середню заробітну плату шляхом ділення загальної суми виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати у розрахунковому періоді на кількість календарних днів у такому періоді.
Працівник, якому виплачено суму відпусткових, відмовляється від відпуски. Цілком можлива життєва ситуація. За домовленістю сторін працівнику може бути перенесено відпустку на інший термін. Але перед бухгалтерією постає запитання: як враховувати виплачені суми відпусткових, які було виплачено за три дні до початку відпустки?
На погляд автора, фактично оплату невикористаних днів відпустки слід утримати із майбутньої заробітної плати. Наприклад, якщо нарахована заробітна плата працівника становить 4000 грн, а суму відпусткових умовно було нараховано у розмірі 3500 грн, працівникові за відповідний місяць буде виплачено заробітну плату за мінусом уже виплаченої суми відпусткових.
Якщо працівника відкликано з відпустки. Відкликання зі щорічної відпустки допускається за згодою працівника у зв'язку з виробничою необхідністю лише у випадках, передбачених ст. 12 Закону про відпустки. У разі відкликання працівника з відпустки його працю за нормою зазначеної статті Закону оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки. Припустімо, сума нарахованих відпусткових становить 3500 грн. Працівник із 24 к. д. використав 10 днів відпустки. Оплату за невикористані дні відпустки слід утримати із такої заробітної плати:
— 24 к. д. - 10 к. д. = 14 к. д. — залишок днів, що оплачені, але не використані;
— 3500 грн : 24 к. д. х 10 к. д. = 1458,33 грн — сума оплати використаних днів відпустки;
— заробітна плата наступного місяця нарахована в розмірі 4000 грн, відповідно, її слід зменшити на 2041,67 грн (3500,00 грн - 1458,33 грн).
Якщо сума заробітної плати виявиться меншою, ніж сума виплачених та не використаних відпусткових, то коригування цієї ситуації відбувається за алгоритмом, описаним в «ДК» №22/2014. Тож слід відкоригувати і суми ПДФО та ЄСВ, що були утримані та нараховані на відповідні суми оплати відпустки.
Якщо у розрахунковому періоді є одноразова винагорода за підсумками роботи за рік. Припустімо, працівника прийнято на роботу 5 вересня 2013 року. З 1 липня 2014 року надається відпустка на 14 к. д. Розрахунковий період — з 1 жовтня 2013 року до 30 червня 2014 року, заробітна плата за цей період становить 36000 грн (умовно кожного місяця по 4000 грн). Премія за 2013 рік — 2000 грн, виплачена у січні 2014 р. Сума відпусткових:
— до зарплати за розрахунковий період додається 9/12 премії, це 1500 грн (2000 грн : 12 х 9);
— кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 273 к. д. - 9 св. д.= 264 к. д.;
— середня зарплата у розрахунковому періоді становить: (36000 грн + 1500 грн) : 264 к. д. = 142,05 грн;
— сума відпусткових: 14 к. д. х 142,05 грн = 1988,70 грн.
Якщо у розрахунковому періоді є відпустка за власний рахунок та виплата, пов'язана з одруженням. Нагадаємо, що час, протягом якого працівник перебував у відпустці за власний рахунок (за ч. 8 ст. 25 Закону про відпустки, це відпустка особам, які одружуються, тривалістю до 10 календарних днів), з розрахункового періоду вилучається. Крім того, виплата, пов'язана з одруженням, не враховується при обчисленні середньої заробітної плати. Припустімо, працівника прийнято на роботу 5 вересня 2013 року. З 1 липня 2014 року надається відпустка на 24 к. д., але при цьому у квітні працівник був у відпустці за власний рахунок 10 к. д.
Розрахунковий період — з 1 жовтня 2013 року до 30 червня 2014 року. Виплати за цей період становлять 41000 грн: 36000 грн — умовно заробітна плата і 5000 грн — одноразова виплата. Сума відпусткових:
— до розрахунку середнього заробітку включається лише заробітна плата: 36000 грн;
— кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 273 к. д. - 9 св. д. - 10 днів відпустки за власний рахунок = 254 к. д.;
— середня заробітна плата у розрахунковому періоді становить:
36000 грн : 254 к. д. = 141,73 грн;
— сума відпусткових: 24 к. д. х 141,73 грн = 3401,52 грн.
Якщо працівниця, яка перебуває у відпустці по вагітності та пологах, після її закінчення подає заяву на щорічну відпустку. Доволі часто серед бухгалтерів виникає дискусія, чи вилучається з розрахункового періоду період відпустка по вагітності та пологах. Крім того, як розрахувати суму відпусткових, адже фактично заробітку немає?
Виходячи з того, що п. 2 розділу ІІ Порядку №100 не передбачено, що період відпустки по вагітності та пологах повинен вилучатися з розрахункового періоду, цей період належить до розрахункового за аналогією з допомогою у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю. Адже допомога по вагітності та пологах виплачується на підставі лікарняного листка і компенсує втрату заробітної плати (доходу) за період відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами — про це зазначено у ч. 1 ст. 38 Закону №2240. Крім того, сума такої допомоги включається до загальної суми виплат для обчислення середньої заробітної плати у розрахунковому періоді (підтвердженням нашого погляду є лист Мінпраці від 17.06.2011 р. №190/13/116-11).
Розрахунковим періодом будуть 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Сумарний заробіток за останні перед наданням відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період ділиться на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових та неробочих днів). Одержаний результат множиться на число календарних днів відпустки. Припустімо, працівниця після закінчення відпустки по вагітності та пологах (термін такої відпустки з 25.02.2014 р. до 30.06.2014 р.) з 1 липня поточного року оформляє щорічну основну відпустку. Розрахунковим періодом для обчислення середньої заробітної плати будуть останні 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки: липень 2013 р. — червень 2014 р. Загальна сума виплат за період з 01.07.2013 р. до 25.02.2014 р. становила 36200 грн, з яких 5000 грн — матеріальна допомога. Крім того, сума допомоги по вагітності та пологах — 21000 грн.
Сума відпусткових:
— до розрахунку середнього заробітку включаються лише заробітна плата і сума допомоги: 52200 грн (31200 грн + 21000 грн);
— кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 365 к. д. - 10 св. д. = 355 к. д.;
— середня заробітна плата у розрахунковому періоді становить: 52200 грн : 355 к. д. = 147,04 грн;
— сума відпусткових: 24 к. д. х 147,04 грн = 3528,96 грн.
Якщо працівниця, яка перебуває у відпустці по догляду за дитиною до трьох років, після її закінчення подає заяву на щорічну відпустку.
Для розрахунку відпусткових беруться до уваги останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки. Але логічно у бухгалтерів виникає запитання: які ж суми брати для обчислення середньої заробітної плати, якщо працівниця у цьому періоді не відпрацювала жодного дня? У п. 4 розділу ІІІ Порядку №100 сказано: якщо «працівник не мав заробітку не з вини працівника, розрахунки проводяться виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу». Припустімо, посадовий оклад працівниці становить 2000 грн. Сума відпусткових:
— кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 365 к. д. - 10 св. д. = 355 к. д.;
— середня заробітна плата у розрахунковому періоді становить: (2000 грн х 12 міс) : 355 к. д. = 67,61 грн;
— сума відпусткових: 24 к. д. х 67,61 грн = 1622,64 грн.
Нормативна база
- КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.
- Закон про відпустки — Закон України від 15.11.96 р. №504/96-ВР «Про відпустки».
- Закон №2240 — Закон України від 18.01.2001 р. №2240-III «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням».
- Порядок №100 — Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. №100.
- Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. №5.
Олена ВОДОП'ЯНОВА, «Дебет-Кредит»